Odată cu începutul anului 2020, este sigur să spunem că până acum, la jumătatea anului, experiența dvs. cu videoconferința s-a ameliorat de zece ori. Biroul dvs. s-a transformat cel mai probabil într-o abordare mai online, de la domiciliu, deschizând ușile comunicării online folosind videoconferința cu clienții, în briefinguri de echipă, apeluri de conferință de conducere superioară, sesiuni de brainstorming, întâlniri de stare ... și lista merge pe.
Mai mult decât atât, pe măsură ce continuăm să ne adaptăm la vremurile în schimbare cu care se confruntă toată lumea, forța de muncă se împarte în modul în care trebuie să se prezinte fizic (sau virtual!) La muncă. Aveți colegi care lucrează de acasă cu normă întreagă? Conducerea face 2 zile pe săptămână la birou și apoi lucrează de la distanță? Mergi înainte și înapoi între clienți care trebuie să stea la birou 5 zile pe săptămână?
Când colegii și membrii echipei s-au răspândit în peisaje digitale și fizice, păstrarea tuturor împreună se poate dovedi a fi o sarcină dificilă, deși nu una imposibilă! Chiar dacă există constrângeri de timp, bariere lingvistice, diferențe în ierarhie și provocări generale în ceea ce privește gestionarea timpului, toată lumea dorește cu adevărat să lucreze împreună cât mai eficient și productiv posibil.
Iată cum să mențineți în mod eficient un mediu de lucru colaborativ dacă echipa dvs. este împărțită acasă, la birou sau în teren.
9 moduri de a gestiona colaborarea între birouri:
9. Evitați dezordinea prin e-mail
E-mailurile sunt esențiale pentru comunicarea rapidă și eficientă, asigurând în același timp că există o „urmă”. Dar când o mică întrebare intră într-o conversație gigantică care devine lungă și complicată, eficacitatea reală a schimbului devine complicată.
Trecerea la un instrument de comunicare în afaceri care oferă un canal unde munca, statusurile și actualizările sunt vizibile și afișate grafic, oferă tuturor celor prezenți o imagine mai ușor de gestionat asupra a ceea ce se întâmplă. Un instrument de colaborare precum Slack creează acest tip de coeziune, la fel ca și software-ul de videoconferință care vine cu o mulțime de opțiuni de integrare . În acest fel, puteți reuni două platforme pentru performanță colaborativă optimă.
8. Aveți grijă la sarcinile de lucru
A vedea la ce lucrează toată lumea printr-un instrument de gestionare a proiectului ajută la deslușirea stării proiectului și a celor care se află în el. În acest fel, indiferent dacă sunteți acasă sau călătoriți la serviciu, puteți să săriți și să vedeți ce se află în curs.
Profitați de codarea prin culori și de utilizarea rândurilor și coloanelor pentru a organiza fișiere, locații și urmărirea timpului. În schimb, organizarea unei întâlniri online prin videoconferință pentru a discuta proiectul în timp real oferă colegilor șansa de a discuta deschis despre situația în care se află și cum se simt în mijlocul acțiunii. Promovarea unei rutine de întâlniri online în care se discută despre stadiul actual și actualizări va ajuta la identificarea elementelor prioritare, a blocajelor și la reducerea termenelor ratate.
(alt-tag: femeie elegantă care merge pe stradă, ținând un telefon mobil în timp ce îl privește și se mișcă.)
7. Fii atent la zonele orare
Nu este ideal să vă alăturați unei întâlniri cu „ochi roșii” sau chiar înainte de culcare, dar atunci când programați proiecte sau sincronizări, fusurile orare joacă un rol în a decide când să aveți o întâlnire între birouri.
A avea programul tuturor la îndemână și disponibil permite gazdei sau organizatorului să aibă vizibilitate în cel mai bun moment pentru a avea o întâlnire online. Căutați software pentru conferințe video care vine cu un planificator de fus orar sau fiți deschis unor participanți invitați care trebuie să înregistreze întâlnirea acum pentru a o urmări ulterior.
6. Check-In regulat
Când echipa dvs. este răspândită în birou, acasă și pe teren, este ușor să pierdeți unele dintre comportamentele mai tipice dobândite atunci când lucrați în tandem și la doar câțiva metri unul de celălalt - cum ar fi să aruncați o privire pentru a pune o întrebare sau să treceți pe lângă unul pe altul în hol sau în camera de spargere.
Pentru a vă asigura că toată lumea se află pe aceeași pagină, adoptați obiceiul de a atinge frecvent baza. Nu ezitați să faceți o conexiune de mai multe ori pe săptămână, fie prin e-mail, sincronizare, conferință, conferință video sau chat text!
5. Mizați-vă pe automatizare pentru a ține evidența
Gestionarea termenelor, a stărilor și a progresului în muncă nu sunt la fel de ușoare atunci când nu o puteți face personal. Dar atunci când puteți descărca munca repetitivă care consumă mult timp, vă pierdeți timpul pentru a petrece sarcini mai importante. În plus, eliminarea elementului uman produce rezultate mai bune și mai precise. Lăsați automatizarea să facă greutăți pentru dvs.:
- Programați invitații și memento-uri pentru viitoarele conferințe video
- Integrați Google Calendar cu software-ul dvs. de videoconferință pentru un program și notificări fără probleme
- Partajați informații în timp real cu Google Doc și primiți modificări instantanee și modificări trimise la adresa dvs. de e-mail
- Management de proiect și instrumente video care automatizează foi de calcul, informații despre clienți, înregistrări, transcrieri și multe altele.
4. Utilizați o aplicație mobilă
În cazul unei întâlniri online, o aplicație mobilă oferă colegilor opțiunea rapidă și ușoară de a putea să efectueze un apel de oriunde s-ar afla - pe stradă, în curtea din spate sau în sala de mese.
Începerea unei întâlniri din mers din palmă vă oferă întâlniri de înaltă calitate, la fel de bune ca și cum ar fi pe desktop. Încă puteți programa întâlniri în avans sau la fața locului; puteți accesa și sincroniza agenda și agenda dvs.; și bineînțeles, chiar acolo unde vă aflați este locul unde vă întâlniți. O aplicație mobilă vă oferă libertatea de a desfășura o întâlnire sau de a apela oriunde există o conexiune la internet.
În plus, aveți în continuare acces la istoricul apelurilor, transcrieri și înregistrări, într-un mediu de întâlnire sigur și sigur.
3. Creați un hub de stocare de lucru „standardizat”
Faceți toate fișierele, legăturile, documentele și conținuturile importante ușor accesibile și stocate într-o singură locație. Când este centralizat într-un singur loc, a ajunge la el nu trebuie să pară o astfel de sarcină. Când articolele sunt catalogate, organizate și disponibile în timp real, toată lumea poate avea acces la cele mai recente fișiere, la cele mai recente întâlniri documentate și la decizii importante.
Câteva alte sugestii:
Dacă aveți birouri în locații diferite, este posibil să se vorbească mai mult de o limbă. Încercați să rămâneți în limba cea mai răspândită și, dacă aveți nevoie să comunicați într-o altă limbă, purtați conversația în privat prin chat text sau într-un canal separat.
Evitați să creați duplicate ale documentelor etichetându-le corect, evident și clarificând că există o procedură pentru lucrul la ele. Nu este nimic mai rău decât să pierzi ore într-un document care a fost deja făcut, are o versiune mai recentă sau s-a pierdut.
Discerneți ce mod de comunicare este cel mai potrivit pentru obiectivul dvs. Dacă aveți nevoie de clarificări cu privire la un detaliu sau la o întrebare da sau nu, trimiteți-i colegului un mesaj în chatul text. Dacă aveți îngrijorare cu privire la o viitoare solicitare de întrerupere, trimiteți un e-mail. Dacă există o problemă cu un coleg și care vă afectează capacitatea de a efectua și de a produce o muncă bună, programați o conferință video individuală.
2. Adoptați o abordare „Video-First”
Mai ales în contextul unei pandemii care a afectat lumea, o abordare centrată pe video, care valorizează interacțiunile față în față, contribuie la crearea de sentimente de către colegi ca și cum ar lucra cu o persoană reală, în loc de ideea uneia. Arătarea feței, împărtășirea vocii, mișcarea corpului - toate acestea fac parte din crearea unei versiuni mai realiste a propriei persoane într-un cadru virtual. O videoconferință contribuie la transformarea unui mediu de birou normal într-un peisaj digital.
În plus, de ce „spuneți” când puteți „arăta?” Unele prezentări - în special cele care implică concepte și idei abstracte sau navigație nitty-gritty printr-un design de site-ul web - aterizează mai bine cu o demonstrație folosind partajarea ecranului. Colegii ajung literalmente pe aceeași pagină a sesiunii dvs. de videoconferință, cu un loc pe primul rând pentru ideile voastre.
1. Experimentați și obțineți feedback
La fel ca majoritatea aranjamentelor, există un pic de tranziție și experimentare implicate. Colaborarea între birouri, care funcționează mai mult ca o mașină bine unsă în loc de una ruginită, trebuie să implementeze diferite strategii, moduri de comunicare și instrumente pentru a vedea cel mai bun curs de acțiune care funcționează pentru echipă.
Unul dintre cei mai importanți factori care vor determina succesul echipei sau rezultatul proiectului este disponibilitatea tuturor de a avea încredere unul în celălalt. Sunt membrii echipei capabili să se trateze reciproc cu respect? Lucrătorii îndepărtați își trag greutatea în loc să se relaxeze? Lucrătorii de birou preiau prea mult, dornici să impresioneze și să preia conducerea?
Cu accent pe planificare, utilizarea instrumentelor de consolidare a echipei și un pic de camaraderie ici și colo, chiar dacă echipa dvs. este răspândită, încercarea de lucruri noi pentru a acoperi decalajul nu trebuie să fie descurajant. Este important să încercați noi strategii și instrumente și să vedeți care dintre acestea aduc cele mai bune rezultate pentru echipa și obiectivul dvs.
Colaborarea între birouri va veni întotdeauna la pachet cu o serie de conflicte și provocări. Rezultatele colegilor care lucrează în interiorul și în afara biroului, aproape și departe, și care lucrează cu programe diferite, cum ar fi ore flexibile , normă parțială sau normă întreagă, au toate un impact asupra randamentului și fluxului de lucru. Cu toate acestea, chiar și în starea actuală de lucruri din lume, aceasta este o oportunitate de a ne adapta la un echilibru potențial mai integrat între viața profesională și cea personală, care se adaptează odată cu tehnologia pe care o folosim.
Permiteți suitei unice de conferințe video bidirecționale Callbridge să creeze coeziune între echipe. Tehnologia sa este concepută pentru a conecta oamenii, astfel încât afacerea dvs. să poată înflori, indiferent de cât de dispersată este forța dvs. de muncă.
Callbridge se adresează companiilor de dimensiuni medii care caută soluții sofisticate care restrâng diferențele la nivel intern între colegi și extern cu clienții, furnizorii, părțile interesate și alte părți importante în mișcare ale afacerii dvs. în creștere. Oferind o gamă largă de funcții de colaborare pentru a stimula implicarea și productivitatea, platforma expertă de conferințe audio, video și web Callbridge vă menține conectat în siguranță oriunde vă aflați și oriunde vă îndreptați.
Ce face diferit Callbridge?
Transcrieri ale întâlnirilor prin inteligență artificială – Asistentul tău personal, cu inteligență artificială, Cue™, se ocupă de înregistrarea întâlnirilor și de identificarea vorbitorilor, subiectelor și temelor.
Integrări cu Slack și Google Calendar – Nu ratați niciodată nimic atunci când puteți integra împreună cu Google Suite, Outlook și Slack.
Funcții excepționale – Bucurați-vă de funcții de talie mondială, precum înregistrarea întâlnirilor , partajarea ecranului , partajarea documentelor , tabla albă online și multe altele!
Securitate de nivel înalt – Aveți încredere că informațiile dumneavoastră sunt în siguranță cu ajutorul codului de acces unic, al blocării pentru întâlniri și al codului de securitate.
Branding personalizat – Personalizează-ți sala de ședințe online cu un brand unic, folosind propriul logo și standarde de brand.
Nu sunt necesare descărcări – Nu există cabluri și echipamente grele, ci doar soluții de videoconferință bazate pe browser , fără descărcare.
