S rokom 2020, ktorý má začať s búrlivým začiatkom, je možné povedať, že teraz, v polovici roka, sa vaše skúsenosti s videokonferenciami zlepšili desaťkrát. Vaša kancelária s najväčšou pravdepodobnosťou prešla na viac online prístup typu „pracujte z domu“, ktorý vám otvára dvere k online komunikácii pomocou videokonferencií s klientmi, na tímových brífingoch, konferenčných hovoroch vyšších riadiacich pracovníkov, brainstormingových stretnutiach, stavových stretnutiach ... a zoznam končí na.
A čo viac, tým, že sa neustále prispôsobujeme meniacim sa dobám, ktorým v súčasnosti všetci čelia, sa pracovná sila delí v tom, ako sa majú fyzicky (alebo virtuálne!) Ukázať. Máte kolegov, ktorí pracujú z domu na plný úväzok? Dáva si vedenie 2 dni v týždni v kancelárii a potom pracuje na diaľku? Chystáte sa tam a späť medzi klientmi, ktorí musia zostať v kancelárii 5 dní v týždni?
Keď sa kolegovia a členovia tímu rozložili po digitálnej a fyzickej krajine, môže byť udržanie všetkých pohromade náročnou, aj keď nie nemožnou úlohou! Aj keď existujú časové obmedzenia, jazykové bariéry, rozdiely v hierarchii a všeobecné výzvy týkajúce sa riadenia času, všetci skutočne chcú, aby bola spolupráca čo najefektívnejšia a najproduktívnejšia.
Tu je príklad, ako efektívne udržiavať pracovné prostredie založené na spolupráci, ak je váš tím rozdelený doma, v kancelárii alebo v teréne.
9 spôsobov riadenia spolupráce medzi kanceláriami:
9. Vyvarujte sa neporiadku v e-mailoch
E-maily sú kľúčom k rýchlej a efektívnej komunikácii a zároveň k zabezpečeniu „stopy“. Ale keď sa malá otázka nafúkne do gigantickej konverzácie, ktorá bude dlhá a komplikovaná, skutočná účinnosť výmeny bude komplikovaná.
Prechod na nástroj pre obchodnú komunikáciu, ktorý poskytuje kanál, kde sú práca, stavy a aktualizácie viditeľné a graficky zobrazené, dáva všetkým zúčastneným lepšie spravovateľný prehľad o dianí. Nástroj na spoluprácu, ako je Slack, vytvára tento druh súdržnosti, rovnako ako softvér na videokonferencie, ktorý je dodávaný s množstvom možností integrácie . Týmto spôsobom môžete spojiť dve platformy pre dokonalý kolaboratívny výkon.
8. Sledujte pracovné zaťaženie
Vidieť, na čom všetci pracujú pomocou nástroja na správu projektu, pomáha rozlíšiť stav projektu a toho, kto sa na ňom podieľa. Týmto spôsobom, či už ste doma alebo cestujete za prácou, môžete naskočiť a zistiť, čo sa chystá.
Využite farebné kódovanie a používanie riadkov a stĺpcov na organizáciu súborov, umiestnení a sledovanie času. Naopak, online stretnutie s využitím videokonferencie na diskusiu o projekte v reálnom čase ponúka kolegom možnosť otvorene hovoriť o tom, kde sa nachádzajú a ako sa cítia v centre diania. Pestovanie pravidelných online stretnutí, na ktorých sa diskutuje o stave a aktualizáciách, pomôže identifikovať prioritné položky, úzke miesta a znížiť počet zmeškaných termínov.
(alt-tag: Štýlová žena kráčajúca po ulici, ktorá drží mobilný telefón, zatiaľ čo sa na neho pozerá a prechádza dovnútra.)
7. Majte na pamäti časové pásma
Nie je ideálne, aby ste sa museli zúčastniť schôdzky „červených očí“ alebo schôdzky tesne pred spaním, ale pri plánovaní alebo synchronizácii projektov zohrávajú časovú zónu úlohu pri rozhodovaní, kedy sa bude konať stretnutie naprieč kanceláriami.
Vďaka tomu, že majú všetci harmonogram a sú k dispozícii, umožňuje hostiteľovi alebo organizátorovi zviditeľniť najlepší čas na stretnutie online. Vyhľadajte softvér na videokonferencie, ktorý je dodávaný s plánovačom časových pásiem, alebo buďte otvorení pre niektorých pozvaných účastníkov, ktorí musia schôdzku zaznamenať teraz, aby si ju mohli pozrieť neskôr.
6. Pravidelne sa registrujte
Keď je váš tím rozložený v kancelárii, doma i v teréne, je ľahké stratiť niektoré z typickejších prejavov správania, ktoré získate, keď pracujete v tandeme a len pár metrov od seba - napríklad letmým pohľadom položiť otázku alebo prejsť okolo navzájom v hale alebo v miestnosti na rozbitie miestnosti.
Ak sa chcete ubezpečiť, že sú všetci na rovnakej stránke, osvojte si zvyk často sa dotýkať základne. Neváhajte nadviazať spojenie niekoľkokrát týždenne, či už prostredníctvom e-mailu, synchronizácie, konferenčného hovoru, videokonferencie alebo textového chatu!
5. Pri sledovaní sa spoľahnite na automatizáciu
Správa termínov, stavov a postupu prác nie je taká ľahká, keď to nemôžete urobiť osobne. Ale keď si môžete odložiť časovo náročnú opakujúcu sa prácu, uvoľníte čas tráveniu dôležitejších úloh. Navyše, odstránenie ľudského prvku vedie k lepším a presnejším výsledkom. Nechajte automatizáciu, aby za vás urobila ťažké zdvíhanie:
- Naplánujte si pozvánky a pripomienky na nadchádzajúce videokonferencie
- Integrujte Kalendár Google do svojho videokonferenčného softvéru, aby ste dosiahli plynulý harmonogram a upozornenia
- Zdieľajte informácie v reálnom čase s dokumentom Google a získajte okamžité úpravy a zmeny zasielané na váš e-mail
- Nástroje na správu projektov a video, ktoré automatizujú tabuľky, informácie o zákazníkoch, nahrávky, prepisy a ďalšie.
4. Použite mobilnú aplikáciu
V prípade online stretnutia dáva mobilná aplikácia kolegom rýchlu a ľahkú možnosť, že budú môcť prijať hovor odkiaľkoľvek - na ulici, na záhrade alebo v jedálni.
Začatie schôdzky na cestách ako na dlani vám poskytne kvalitné schôdzky, ktoré sú rovnako dobré, ako keby boli na pracovnej ploche. Stále si však môžete naplánovať schôdzky vopred alebo na mieste; môžete pristupovať a synchronizovať svoj kalendár a adresár; a samozrejme, že práve tam, kde ste, je aj miesto vášho stretnutia. Mobilná aplikácia vám dáva slobodu viesť schôdzku alebo telefonovať všade, kde je pripojenie na internet.
Navyše máte stále prístup k svojej histórii hovorov, prepisom a nahrávkam v bezpečnom a zabezpečenom prostredí schôdzky.
3. Vytvorte „štandardizovaný“ rozbočovač pracovného úložiska
Urobte všetky dôležité súbory, odkazy, dokumenty a médiá ľahko prístupné a uložené na jednom mieste. Keď je to centralizované na jednom mieste, dostať sa k tomu nemusí vyzerať ako taká úloha. Keď sú položky katalogizované, organizované a dostupné v reálnom čase, každý môže mať prístup k najnovším súborom, posledným zdokumentovaným schôdzkam a dôležitým rozhodnutiam.
Niektoré ďalšie návrhy:
Ak máte kancelárie na rôznych miestach, hovorí sa nimi viac ako jedným jazykom. Snažte sa zostať pri jazyku, ktorým sa hovorí najčastejšie, a ak potrebujete komunikovať v inom jazyku, konverzujte v súkromí prostredníctvom textového chatu alebo samostatného kanála.
Vyvarujte sa vytváraniu duplikátov dokumentov tým, že ich zjavne správne označíte a ozrejmíte, že existuje postup, ako na nich pracovať. Nie je nič horšie ako strácať hodiny dokumentom, ktorý už bol hotový, má novšiu verziu alebo sa stratil.
Rozpoznajte, ktorý spôsob komunikácie je pre váš cieľ najvhodnejší. Ak potrebujete vysvetlenie podrobností alebo otázku typu áno alebo nie, pošlite svojmu kolegovi správu v textovom rozhovore. Ak máte obavy z blížiacej sa žiadosti o voľno, urobte e-mail. Ak máte problém s kolegom a ovplyvňuje to vašu schopnosť vykonávať a produkovať dobrú prácu, naplánujte si videokonferenciu každý s každým.
2. Osvojte si prístup „Video-First“
Najmä vzhľadom na pandémiu , ktorá zasiahla svet, videocentrický prístup, ktorý si cení osobné interakcie, pomáha kolegom udržiavať pocit, že pracujú so skutočnou osobou, a nie len s jej predstavou. Ukázanie vašej tváre, zdieľanie vášho hlasu, pohyb vášho tela – to všetko je súčasťou vytvorenia realistickejšej verzie vás samých vo virtuálnom prostredí. Videokonferencia slúži na premenu bežného kancelárskeho prostredia na digitálnu krajinu.
Navyše, prečo „povedať“, keď môžete „ukázať?“ Niektoré prezentácie - najmä tie, ktoré zahŕňajú koncepty a abstraktné nápady alebo trblietavú navigáciu v dizajne webových stránok - vychádzajú lepšie s ukážkou pomocou zdieľania obrazovky. Kolegovia budú doslova na tej istej stránke vášho videokonferenčného stretnutia so sedadlom v prvom rade podľa vašich predstáv.
1. Experimentujte a získajte spätnú väzbu
Rovnako ako väčšina opatrení, aj tu existuje trochu prechodu a experimentovania. Spolupráca medzi kanceláriami, ktorá funguje skôr ako dobre naolejovaný stroj, a nie ako hrdzavý, musí implementovať rôzne stratégie, spôsoby komunikácie a nástroje, aby bolo možné zistiť najlepší postup, ktorý funguje pre tím.
Jedným z najdôležitejších faktorov, ktoré určia úspešnosť tímu alebo výstup projektu, je ochota každého človeka navzájom si dôverovať. Sú členovia tímu schopní správať sa k sebe navzájom s úctou? Ťahajú vzdialení pracovníci iba za váľanie? Berú kancelárski pracovníci príliš veľa, túžia zapôsobiť a ujať sa vedenia?
So zameraním na plánovanie, využitie nástrojov na budovanie tímu a sem-tam trochu kamarátstva, aj keď je váš tím rozložený, skúšanie nových vecí na prekonanie priepasti nemusí byť skutočnou výzvou. Je dôležité vyskúšať nové stratégie a nástroje a zistiť, ktoré prinášajú najlepšie výsledky pre váš tím a cieľ.
Spolupráca medzi kanceláriami bude vždy sprevádzaná súborom konfliktov a výziev. Výsledky práce kolegov v kancelárii aj mimo nej, blízko aj na diaľku a fungovania podľa rôznych rozvrhov, ako je flexibilný pracovný čas , čiastočný alebo plný úväzok, ovplyvňujú výstup a tok práce. Avšak aj v súčasnej situácii vo svete je to príležitosť prispôsobiť sa potenciálne integrovanejšej rovnováhe medzi pracovným a súkromným životom, ktorá sa mení a prispôsobuje technológiám, ktoré používame.
Nechajte jedinečnú sadu obojsmerného videokonferenčného softvéru Callbridge vytvoriť súdržnosť medzi tímami. Jeho technológia je navrhnutá tak, aby spájala ľudí, takže vaše podnikanie môže prosperovať bez ohľadu na to, ako je rozptýlená pracovná sila.
Callbridge je vhodný pre stredne veľké podniky, ktoré hľadajú sofistikované riešenia, ktoré zmenšujú rozdiely interne medzi kolegami a externe u klientov, dodávateľov, zainteresovaných strán a ďalších dôležitých pohyblivých častí vášho rastúceho podnikania. Vďaka odbornej službe Callbridge pre audio, video a webové konferencie, ktorá ponúka širokú škálu funkcií pre spoluprácu zameraných na zvýšenie angažovanosti a produktivity, máte zabezpečené a bezpečné spojenie, nech ste kdekoľvek a kamkoľvek idete.
V čom je Callbridge iný?
Prepisy stretnutí prostredníctvom umelej inteligencie – Váš osobný asistent Cue™ s umelou inteligenciou sa postará o nahrávanie vašich stretnutí a identifikáciu rečníkov, tém a námetov.
Integrácie so Slackom a Kalendárom Google – S integráciou Google Suite, Outlookom a Slackom nikdy nezmeškáte nič.
Výnimočné funkcie – Vychutnajte si prvotriedne funkcie, ako je nahrávanie stretnutí , zdieľanie obrazovky , zdieľanie dokumentov , online tabuľa a ďalšie!
Vysokoúrovňové zabezpečenie – Buďte si istí, že vaše informácie sú v bezpečí vďaka jednorazovému prístupovému kódu, zámku schôdze a bezpečnostnému kódu.
Vlastné branding – Vytvorte si vlastnú značku pre svoju online zasadaciu miestnosť a prispôsobte ju jedinečným prvkom pomocou vlastného loga a štandardov značky.
Nie je potrebné žiadne sťahovanie – Nie sú potrebné žiadne káble ani ťažké zariadenia, iba riešenia pre videokonferencie bez sťahovania, založené na prehliadači.
