Свако предузеће се ослања на своју способност управљања временом и радом како би постигло најбоље резултате. Раст, скалирање, проширивање, то једноставно није могуће без имплементације чврсте структуре тока посла и управљања начином на који се она одвија. После свега, ако не можете да управљате, не можете да га мерите. Дакле, шта је тачно управљање радом и како оптимизује тимове? Читајте даље да бисте сазнали више.
Шта је управљање радом?
У својим најосновнијим терминима, управљање радом односи се на то где се процеси тима и процеси пословања састају да би се створила кохезија у радним токовима и резултатима.
Софтвер за управљање послом посебно је користан за организовање тока и разграничавање процеса који генеришу информације. Упарен са мрежним састанцима који користе софтвер за видео конференције, приступ управљању послом ствара ритам и видљивост свима, од запослених до клијената, и поједностављује процесе за побољшане перформансе и резултати.
Управљање послом може се темељити на управљању одређеним пројектом или појединцем. Процес управљања радом започиње на почетку циклуса управљања пројектом, тако да можете стећи јасније разумевање обухваћеног опсега како бисте боље рашчланили како ће се један (или више) пројеката одвијати.
Управљање послом утиче на начин на који се рукује тимовима. Ово укључује:
- Управљање појединцима
- Надгледање тока посла
- Усмеравање радног оптерећења
- Додељивање задатка тимовима
- Одлучивање шта је приоритет
- Креирање рокова
- Ажурирање клијената и запослених о променама или блоковима
... са свима се може руковати путем софтвера за управљање послом и даље ојачати путем мрежних састанака и видео ћаскања.
Пројецт Манагемент Вс. Управљање послом
Управљање пројектима је холистички приступ целини, док је управљање радом приступ који комбинује управљање пројектима, аутоматизацију рада и сарадњу како би се тимови оснажили да раде боље на свим пројектима, задацима, резултатима итд.
Управљање пројектима помаже у управљању пројектима који имају почетак и крај и имају јасне улоге за различите запослене. Међутим, то може попустити на хитне или ад-хоц пројекте, јасне задатке у задњем тренутку и још много тога. Поред тога, узмимо у обзир време проведено на имејлове, административне задатке, присуствовање састанцима и друге ствари које нису посао који је запослени посебно довео у тим.
Зашто је управљање радом толико критично?
У основним терминима: побољшава перформансе. Баш као и са било којим менаџерским системом или појединац на месту менаџера, управљање радом је још један начин да обезбедите да ваш тим ради на врхунским перформансама како би пружио најбољи квалитет уз најефикаснију брзину испоруке, без потребе за исцрпљивањем финансија. Смањење вишка запослених, идентификовање уских грла, одређивање времена у односу на буџет могу се успоставити одговарајућом комуникацијом и стратегијама за најбољи систем управљања радом.
Рушење пословног управљања
Детаљи ће се мењати од индустрије до индустрије и између организација, међутим, постоје неке заједничке карактеристике и уобичајени изазови у управљању послом:
- Таскинг Теамс
Када се појави нови пројекат, организација и делегирање су на првом месту. Одговорност менаџера је да додијели и расподијели ресурсе, а истовремено осигурава да имају праву особу за посао или задатак, уз то да се осигура да је то урађено на вријеме и да је квалитетно. Корисно је пратити ко шта ради са дигиталним алатима и софтвером за управљање, истовремено се придржавајући честог виртуални састанак распоред ажурирања статуса, пријава и брифинга - Успостављање линије између хитних и високо приоритетних задатака
Нарочито ако се нешто појави ниоткуда, може доћи до забуне око тога шта треба ускоро обавити. Свесност предстојећих рокова и видљивост онога што се спрема ствара боље разумевање и повољну тачку за сазнање да ли треба рећи да или не на испоручене производе. - Креирање рокова за задатке
Менаџер који има знање и искуство биће вешт у постављању одговарајућих рокова за задатке. Проблеми настају када се рокови промене или нема довољно времена међуспремника. Датуми завршетка морају бити јасно назначени и видљиви да би их сви могли видети. - Остајући транспарентни са клијентима
Опште правило је да се премало обећава и прекомерно испоручује, а не обрнуто. Јасни и концизни разговори са клијентима и тимовима помажу у управљању очекивањима и успостављању приоритета, тако да су људи на истој страници. Када се промене и преусмеравања на пројекат, рок и алокација ресурса не разјасне, пројекат може бити избачен из шина или постати изазовнији.
Уз успостављен одговарајући ток управљања радом који омогућава доследне мрежне састанке и ажурирања, пројекти се могу тачније обликовати и остати у складу са буџетом и на време.
Најбоље праксе управљања радом
Без обзира да ли имате одређени софтвер за управљање послом или имате неки други систем попут рутинских интернетских састанака, само знајте да не мора бити записан у камену. Најефикасније управљање радом је живот и дисање и мора се често прегледати. Ево неколико Радити и не радити:
- Вежбајте одличну комуникацију
Изградите окружења тимског рада уз јасну и правовремену комуникацију. Успоставите централизоване информације и документе, честе интернетске састанке и окупљања тимова. Усадите културу комуникације компаније договарајући се о правилима ангажовања: Када је најбоље послати е-пошту или одржати састанак? Ко је за шта задужен и како се са њима може контактирати? Како се запошљавају нови запослени? Где запослени могу да иду да постављају питања? - Не избегавајте транспарентност
Обавестите чланове тима чим се то догоди или чим то буде прикладно. Да ли је дошло до смањења буџета? Промена вођства? Нови пословни развој? Држите људе у току и наведите разлоге за промену када је то погодно. Такође, покушајте да избегнете прикривање важних информација. Гласине губе време и руше морал. - Подстичите континуирану петљу повратних информација
За најбоље могуће резултате, уважавање и повратне информације о могућностима намећу боље слушање и подстичу резултате. Не само да гради поверење, већ задржава запослене и чини људе да се осећају цењенима. Нека повратне информације буду део процеса управљања радом ради веће продуктивности и мање изгубљеног времена. - Не управљајте микро
За посао су ангажовани чланови тима. Једном када добију потребне алате и време, не треба их посматрати као сокола. Омогућите им приступ софтверу и платформама који имају потребне информације, а затим им верујте да ће остварити оно што су зацртали. Другим речима, обавестите их и подесите за успех како би могли непрекидно радити у пуном потенцијалу.
Допустите Цаллбридге-овој софистицираној платформи за видео конференције да створи везе за оснаживање појединаца и задатака управљања пословима с којима се суочавају. Уз видеоцентрични приступ који се неприметно интегрише са другим алатима за управљање пројектима и пословном комуникацијом, можете да оптимизујете како ваш тим одмах функционише.
