Ett företags styrka, tillväxt och övergripande hälsa bestäms av arbetskraften som genererar fart. Kraften finns i folket, därför är ett stabilt team för personalresurser avgörande för företagets framgångsrika verksamhet - särskilt eftersom videokonferenser är ändra fjärrarbetsspelet.
HR-avdelningens jobb är att leta efter anställdas potential, rekrytera topptalenter; utveckla, behålla och stödja medarbetare samt vara ett talesnäcka för företaget genom att hålla alla informerade om strukturella och affärsändringar.
Med webbkonferenslösningar på plats för att harmonisera kontorsekosystemet kan personal som personal trotsar utrymme, tid och plats genom att prata med vem som helst, var som helst. Oavsett om du har lite erfarenhet av videokommunikation eller bara blir fuktiga, läs vidare för några tips och tricks för alla HR-roller som går smidigare.
Sammantaget videokonferenser:
- Främjar fjärrarbete
- Smider samarbete
- Ger väg till bättre engagemang
- Sparar tid och pengar på företaget
- Sparar anställda pengar och tid
- Förbättrar produktiviteten
- Hjälper till att växa små företag
Så hur påverkar detta HR-proffs positivt?
8 fördelar med videokonferenser för HR-proffs
- En exponentiellt större talangpool
Fjärrarbete är gott, och den traditionella affärsmodellen böjs för att tillgodose den. Om den bästa personen för försäljningspositionen inte bor i landet, med en kommunikationsstrategi för videokonferenser, spelar det ingen roll. Hyra talangen du behöver var som helst istället för att behöva välja lokalt. - Förenklad intern kommunikation
Använda programvara för videokonferenser att skapa korta och kortfattade webbseminarier om anställda upplever ett block eller om du behöver sprida företagskommunikation direkt. Dessutom är e-postmeddelanden viktiga, men snabbmeddelanden och textchatt som tillhandahålls under ett videosamtal är lika effektivt - och det kan spelas in för senare användning.
- De bästa anställda har bättre chans att stanna
Online-kommunikation måste vara snabb, enkel, samarbetsvillig och tillgänglig. Öppenhet är nyckeln. Använda samarbetssystem som förenar arbetare, återuppliva företagskulturen och öka produktiviteten genom att effektivisera support, projektledning och mer skapa en positiv arbetsmiljö på nätet som inte bara uppmuntrar en bra arbetsproduktion utan också kamratskap, vilket skapar en mer "hel" upplevelse för arbetarna känner mig uppfylld. - Resekostnaderna minskas avsevärt
Spara företagets pengar när det gäller att möta en ny eller potentiell anställning personligen. Medarbetares resor, anställningspaket, hotell, bilar och dagpenna kan alla minskas avsevärt med videokonferensprogramvara som erbjuder ett direkt möte ansikte mot ansikte utan extra krusiduller. - Övergripande ökad effektivitet
Diskutera projekt snabbare och minska på långa e-posttrådar. Ibland kan en snabb demonstration vara enklare än att skriva ut stycken. Använd presentationer och skärmdelning att visa istället för att berätta och få alla på samma sida på halva tiden. - Skärmdelning för vinsten
Om en kandidat har en portfölj eller behöver dela en presentation som en del av anställningsprocessen är det ganska enkelt att gå igenom den online. Med skärmdelning kan kandidaten klicka för att dela och gå igenom sin presentation som visas på skärmen. Tänk på hur detta kan ses i ett rum, projiceras på en stor skärm för en massiv publik eller visas på en mobil enhet! Det är det näst bästa att se det i verkliga livet som om kandidaten stod där. - Konsistens mellan kontor och online
Videokonferenser med skärmdelning fungerar för att driva en känsla av konsekvens och brådska. I en videochatt delas materialet i realtid och bearbetas i realtid, vilket innebär att det automatiskt uppdateras och lagras i molnet. Filer kan inte bara plötsligt försvinna eller raderas, och själva filen bearbetas istället för att försöka sortera igenom gamla versioner. - Stärkta relationer
Det är så enkelt som att visa ditt ansikte med din kamera under ett videosamtal. Att se en persons kroppsspråk, deras ansikte och sätt att visa sig vara mycket värdefulla. Det är så vi lär oss om en person och bygger bättre arbetsrelationer - eller närmar oss ett jobb!
Optimera videokonferenser för HR-proffs
Videokonferenser erbjuder HR-kommunikation utan motstycke till inte bara arbetare och talanger utomlands eller utanför kontoret, utan också bara ner i korridoren. Implementering av videosamtal och konferenser över de många funktionerna i HR effektiviserar uppgifter som att anställa, ombord, utbilda och behålla potentiella anställningar.
Hur man hyra ny talang
Det fina med att använda en tvåvägs gruppkommunikationsplattform för att träffa och anställa anställda är att du ställs inför varandra ansikte mot ansikte. Dessutom kan du hyra baserat på verklig talang och erfarenhet snarare än att hitta det bästa du kan i din närhet. Även om du anställer för färdigheter hjälper videokonferenser att bryta igenom och avslöja personlighet, vilket ger HR-personal en bättre känsla av vem som är en lagspelare och vem som skulle vara en kulturell passform - två viktiga punkter när du anställer långsiktigt.
- Stärka ditt varumärke online
Lokal talang kommer troligen att känna till ditt varumärke och vad du står för. Talang utomlands kanske inte är så bekant. Om du vill att din organisation ska attrahera potentiella anställningar från olika talangpooler över hela världen, se till att ditt varumärke är mycket framåtvänd. Du vill skildra er som innovativa, pålitliga och trovärdiga. Hur ser dina sociala mediekonton ut? När uppdaterade du webbplatsen senast? - Gör onlineapplikationer till en lek
För att säkerställa en smidigaste upplevelse, gör det väldigt enkelt för kandidater att ansöka. Tredjepartswebbplatser är hjälpsamma, men dubbelkontrollera att dina meddelanden är konsekventa över olika kanaler. Proffstips: Kamma igenom applikationer på jakt efter slagord som "oberoende", "utmärkt kommunikation", "bra tidshantering" och andra om du vill ha effektiva fjärranställda som kan hålla sig. - Använd videokonferenser för intervjuer
När du väl har hittat en lovande person är det enkelt att flytta processen tillsammans med intervjuer som görs online:- Du kan ha en initial, generaliserad videokonferensintervju med en kandidat för att få en känsla av vem de är och hur de fungerar. Öppna om rollen, deras ansvar och tidigare erfarenheter.
- Om den här fasen går bra, sätt upp en sekundär intervju med kandidatens potentiella team och viktiga ledare. Se till att allas video är på och slår rekord om en beslutsfattare inte kan göra det.
- Om kandidaten klarar den här omgången, skjuter ut ett erbjudande och schemalägger en tredje videochatt för att diskutera fördelar, lön, boende, schemaläggning etc.
Hur man får fram nya talanger
Onboarding kräver vanligtvis pappersarbete, möte och hälsning, ställa och svara på frågor, och generellt etablera noll med en ny anställning. Ställ sedan in framgång direkt från början med videokonferensteknik som effektiviserar kommunikation och arbete.
- Online-möten med IT
Oavsett om du är fysiskt på kontoret eller jobbar hemifrån är chansen att kommunikationen med IT kommer att vara frekvent. Ställ in nya anställningar för att lyckas genom att tillhandahålla de digitala verktyg och teknik som krävs för att slå igång. Behöver de tillgång till företagets nätverk och programvara eller förväntas de tillhandahålla sina egna? Kommer de att använda online-delningsprogramvara som Google Docs? Vilken inloggningsinformation krävs? Behöver de en VPN? Vilka appar behöver de ladda ner för meddelanden, autentisering, projektledning osv? - Online-möten med HR
När en ny anställning är sympatisk med teknik- och företagsnätverket, samordna ett videosamtal för att ta itu med eventuella avlägsna problem. Om det till exempel finns pappersarbete kan du erbjuda tips eller ta upp frågor. Du kan också checka in för att se hur de bosätter sig! - Online-möten med teamet
Planera en introduktionsvideokonferens med det nya anställdas team, särskilt deras linjechefer och högre företag inom den första veckan. Detta är särskilt viktigt och kommer att sätta tonen. Det rekommenderas att team möts ansikte mot ansikte, men om det är lång tid mellan videosamtal kommer den inledande videochatten åtminstone att ge en solid bas och låta den nya anställaren sätta ansiktet på namnet.
Hur man tränar fjärrtalang
- Led med förväntningar
Upprätta tydliga förväntningar på hur den nya anställningen är att kommunicera, arbeta och vara produktiv. Anpassa vad som fungerar för dem och för företagets bästa. Detta kan bäst uppnås under ett videosamtal. -
Ge personlig utbildning
Fjärranställda och frilansare arbetar i allmänhet efter när de kan hitta tid att arbeta i sin egen takt (särskilt om det finns en tidsskillnad). Få dem snabbare med hur ditt företag driver genom att ge dem tillgång till korta webbseminarier (gjorda med hjälp av videokonferensprogramvara) som ytterligare bryter ner företagskultur, processer, system etc. Online bildspel, dokument, presentationer och mer fungerar också för att få dem orienterade. - Incheckning ofta
Nyanställda kommer alltid att ställa frågor. Utbildningen pågår och behövs ständigt för att hålla sig uppdaterad och före trenden. Uppmuntra en regelbunden återkoppling så att nyanställda kan hålla sig på sin arbetsbörda.
Några fler tips för videokonferenser:
- Utseende är allt
Med övergången från kontor till online är det inte förvånande att människor kanske inte känner till lämplig klädkod eller var de ska ställa in. Mot bakgrund av den nuvarande pandemin har de flesta företag lossnat sin affärsdräkt för att vara mer tillmötesgående för avlägsna arbetare. Om du emellertid gör ett första intryck med människor utanför ditt företag föreslås det att du ser polerad ut. I en undersökning gjord i Storbritannien, 1 av 6 arbetare erkänner att jag bara är delvis klädd medan du tar ett videosamtal. Det betyder, ingen träningsredskap, t-shirts eller rörigt hår - åtminstone från midjan och upp! - Bekämpa lusten att stänga av webbkameran
Det är viktigt att hålla webbkameran på och delta i videosamtal eftersom det är så du faktiskt kommer att lära känna någon och vice versa. Att vara organisationens ansikte skapar kamratskap och förtroende. - Schemalägg "Catch Up" -chattar
Inspirera avlägsna arbetare att öppna lite om sina personliga liv. Det behöver inte vara full-on, men försök att kort diskutera den senaste helgen, fråga om hobbyer eller bjuda in ett husdjur att visas på skärmen. Detta bryter isen och delar sig snyggt in i arbetschatten och eftersom dessa konversationer organiskt händer på kontoret, varför inte online? - Talar inte? Hit Mute
Videokonferensetikett 101: Bakgrundsljud, feedback eller av misstag hörda samtal tar bort uppgiften. Att tysta dig själv när du inte pratar garanterar ett trevligt online-möte för alla inblandade. - Ge nödvändig information
Använd alternativet Inbjudningar och påminnelser för att inkludera inloggningsinformation eller speciella instruktioner i förväg. Eller inkludera informationen i ett mejl eller i en chatt. Att göra det i förväg hjälper till att undvika huvudvärk och teknisk snafus!
Låt Calbridge tillgodose dina behov som HR-professionell. Med den senaste moderna programvaran som integreras sömlöst med verktyg för projektledning och livestreaming, plus laddad med funktioner och ger sinnesfrid med avancerad säkerhet, kan du prestera som bäst. Använd skärmdelningsfunktionoch högupplöst ljud och video så att ditt företag ser polerat ut när det står inför potentiella anställningar.
