ฉันจะกระตุ้นทีมระยะไกลของฉันได้อย่างไร

การย้ายไปทำงานทางไกลนั้นแทบจะไม่แปลกใจเลยเมื่อต้นปี 2020 อุตสาหกรรมใดๆ ที่สามารถเปลี่ยนการทำงานเพื่อนำงานออนไลน์มาใช้ได้ก็เป็นเช่นนั้น และดูเหมือนว่าจะเกิดขึ้นในชั่วข้ามคืน บริษัทต่างๆ ต้องระดมความคิดเพื่อหาเทคโนโลยีที่จะช่วยบริษัทของตนได้ . การแก้ปัญหาด้านลอจิสติกส์และ รวมทีม ทั่วโลกเกิดขึ้นผ่านการประชุมทางวิดีโอซึ่งกลายเป็นสะพานและจุดเชื่อมต่อสำหรับธุรกิจจำนวนมาก

ตอนนี้ ผ่านไปอย่างรวดเร็วในอีกหนึ่งปีต่อมา และการทำงานจากที่บ้านก็ดูเหมือนจะเป็นเรื่องปกติ ในความเป็นจริงคาดว่าภายในปี 2025 22% ของแรงงานอเมริกันจะทำงานจากระยะไกล กล่าวโดยสรุปก็คือ จำนวนพนักงานที่ทำงานนอกสถานที่พุ่งสูงขึ้นถึง 87% ก่อนที่ “วิถีปกติใหม่” จะกลายเป็นเรื่องปกติ!

แม้ว่าการจัดแนวองค์กรอาจดูดีขึ้น แต่ดูเหมือนว่าจะมีความล่าช้าหรือเหนื่อยล้าจากการที่ต้องทำทุกอย่างบนหน้าจอ มีข้อดีหลายประการสำหรับการทำงานทางไกล แต่การต้องแน่ใจว่าทีมของคุณมีแรงจูงใจอยู่เสมอและเหนือสิ่งอื่นใดอาจต้องใช้ความพยายามเป็นพิเศษ

ไม่ว่าคุณจะจัดการทีมพนักงานระยะไกลเสมอหรือจู่ๆ ก็พบว่าตัวเองเป็นส่วนหนึ่งของกลุ่มคนที่เปลี่ยนจากที่ทำงานเป็นออนไลน์ ต่อไปนี้คือวิธีจัดการทีมระยะไกลในลักษณะที่ขวัญกำลังใจ ประสิทธิภาพ นวัตกรรม และแรงจูงใจทำงานสูง แม้จะอยู่ท่ามกลางความไม่แน่นอน และคำถามที่ไม่มีคำตอบเกี่ยวกับอนาคต:

1. ถ่ายทอดความคาดหวัง กำหนดความรับผิดชอบ อัปเดตตามนั้น

ต้องใช้เวลาเล็กน้อยในการสร้างนิสัยใหม่ การปรับตัวให้เข้ากับพนักงานทางไกลต้องใช้ชุดทักษะการจัดการใหม่ที่เกี่ยวข้องกับความโปร่งใสพร้อมความคาดหวังและความรับผิดชอบ เป็นสิ่งสำคัญสำหรับสุขภาพของธุรกิจและสุขภาพจิตที่ดีของพนักงานและผู้บริหารที่เคารพนับถือในการส่งเสริมความรู้สึกไว้วางใจและความถูกต้อง เกิดขึ้นได้อย่างไรและจะกระตุ้นทีมระยะไกลของคุณอย่างไร?

การกำหนดความคาดหวังนั้นเกี่ยวข้องกับข้อตกลง ซึ่งเป็นข้อตกลงที่ชัดเจนและรัดกุมที่ตอบได้ว่าใครทำอะไรและเมื่อไหร่ เมื่อองค์ประกอบเหล่านี้ระบุไว้อย่างชัดเจนในการประชุมหรือในสัญญา และทุกคนเข้าใจความคาดหวังเหล่านี้ บทบาท ความรับผิดชอบ และการมอบหมายที่กำหนดไว้จะไม่ทำให้เกิดความสับสน

ทีมจะสอดคล้องกันเมื่อมีการระบุความรับผิดชอบอย่างชัดเจน ซึ่งหมายความว่าพนักงานแต่ละคนรู้หน้าที่ของตน การตรวจสอบวิเคราะห์สถานะจะเป็นไปตามธรรมชาติเมื่อคุณมอบความไว้วางใจและความรับผิดชอบให้กับบุคคลสำหรับการกระทำของพวกเขา ความเป็นเจ้าของทำให้เกิดความภาคภูมิใจและประสิทธิภาพการทำงานซึ่งนำไปสู่พนักงานที่มีแรงจูงใจและทีมที่มีแรงจูงใจ!

ลองนึกถึงการสร้างและเผยแพร่คู่มือการทำงานจากที่บ้านอย่างครอบคลุม หรือจัดการประชุม "เวลาทำการ" ทางออนไลน์เป็นประจำสำหรับคำถาม ข้อกังวล และประกาศต่างๆ

2. สร้างพารามิเตอร์เพื่อทำงานภายใน

ขณะนี้พนักงานจำนวนมากพบว่าตัวเองต้องทำงานจากที่บ้าน อุปสรรคระหว่างสำนักงานที่บ้านก็ล้าสมัยไปแล้ว การทำงานและการเล่นเกิดขึ้นในพื้นที่เดียวกัน และสามารถทับซ้อนกันได้มากกว่าที่เคย ผู้คนอาจรู้สึกอยากทำงานตลอดเวลาหรือพักน้อยลงและไม่ออกจากบ้านเป็นเวลาหลายวัน! เมื่อคุณไม่ต้องใส่ชุดทำงานที่สวยงาม เส้นแบ่งระหว่างงานกับชีวิตจะเบลอได้ง่าย อย่าปล่อยให้ประสิทธิภาพการทำงานในทีมต้องทนทุกข์เพราะพนักงานรู้สึกว่าถูกกักขัง

การรู้ว่าทุกคนว่างและอยู่ที่บ้านอาจทำให้สะดวกในการเข้าถึงพนักงานนอกเวลาทำการ แต่สิ่งสำคัญคือต้องไม่ก้าวข้ามขีดจำกัดของงาน ความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานมีความสำคัญต่อสวัสดิการของพนักงานและผู้บริหาร และแนวคิดเรื่อง "ประสิทธิภาพสูง" จำเป็นต้องสะท้อนให้เห็น

อาการเมื่อยล้าจากหน้าจอ อาการขาอยู่ไม่สุข และอาการปวดเมื่อยจากการนั่งนานเกินไป ล้วนนำไปสู่ความอ่อนล้าทางจิตใจ การสร้างขอบเขตและอยู่ภายในขอบเขตของงานจะช่วยปลูกฝังความรู้สึกจูงใจ

3. ไม่แน่ใจเกี่ยวกับขวัญกำลังใจ? ดำเนินการสำรวจ

หากสิ่งต่าง ๆ รู้สึกเยือกเย็นเล็กน้อย ก็ไม่มีประโยชน์ที่จะเดาทางของคุณ การวัดอุณหภูมิทางอารมณ์ของพนักงานหรือผู้บริหารทางออนไลน์ไม่ใช่วิธีที่ถูกต้องที่สุดในการประเมินสาเหตุหรือวิธีแก้ไข โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากประสิทธิภาพการทำงานหรือแนวโน้มโดยรวมลดลง ให้พิจารณาสร้างแบบสำรวจเพื่อประเมินว่าผู้คนยืนหยัดอย่างไร

อาจเป็นเรื่องง่ายๆ เหมือนกับการเช็คอินซ้ำๆ เป็นเวลา 10 นาที โดยถามว่าพนักงานต้องการเครื่องใช้สำนักงานเพิ่มเติมหรือไม่ หรือเพียงแค่ติดตามผลภายในสัปดาห์ ลองสร้างโพลแบบ "สต็อปไลท์" ที่ขอให้พนักงานทำเครื่องหมายที่ไฟเขียว (ทุกอย่างเรียบร้อยดี) ไฟสีเหลือง (รู้สึกถึงแรงต้าน) หรือไฟแดง (ต้องการความช่วยเหลือ)

หรืออาจซับซ้อนกว่านั้น ออกแบบแบบสอบถาม ที่ขอให้พนักงานแบ่งปันอุปสรรคที่รู้สึกว่าเป็นอุปสรรคต่อความสามารถในการผลิตผลงานที่ดี ถามสิ่งที่ทำให้พวกเขารู้สึกมีพลัง พวกเขารู้สึกปลอดภัย ภักดี เห็นคุณค่าและได้รับการดูแล หรือมองไม่เห็น ไม่เคยได้ยิน และไม่ได้รับความสนับสนุนหรือไม่? พวกเขาต้องการการฝึกอบรมเพิ่มเติมหรือไม่? ตัวต่อตัวมากขึ้น? ลองรวมคำถามเฉพาะกับคำถาม "จริงหรือเท็จ" และแบบปรนัยเพื่อให้ได้ข้อเสนอแนะที่สมบูรณ์และตรงไปตรงมามากขึ้น

4. เช็คอินในพื้นที่ทำงานเฉพาะของทุกคน

นับตั้งแต่ย้ายจากที่ทำงานมาออนไลน์ ผู้คนจึงต้องหาพื้นที่ที่บ้านเพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลงนี้ ในช่วงเริ่มต้น สิ่งต่างๆ อาจเป็นเรื่องชั่วคราวและซับซ้อนกว่าเล็กน้อย ตอนนี้หวังว่าพนักงานจะรู้สึกเป็นระเบียบและสบายใจมากขึ้น ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด คุณจะไม่มีทางรู้เว้นแต่คุณจะถาม

เพื่อให้พนักงานมีแรงจูงใจอยู่เสมอ การมีพื้นที่เฉพาะที่ช่วยให้พวกเขาทำงานได้อย่างต่อเนื่องจะทำให้เกิดผลลัพธ์ที่ดีที่สุด การเด้งไปมาระหว่างลานเฉลียง โต๊ะอาหาร และโซฟาอาจทำให้เสียสมาธิหรือทำให้เกิดการหยุดชะงักได้

การใช้ชีวิตร่วมกับสมาชิกในครอบครัวหลายคนในพื้นที่เล็กๆ อาจเป็นเรื่องยากสำหรับผู้ที่ต้องการพื้นที่เงียบสงบเพื่อทำงานให้เสร็จ พึงระลึกไว้เสมอว่าหากประสิทธิภาพของพนักงานดูต่ำหรือพวกเขาไม่มีแรงจูงใจเหมือนปกติ ในกรณีนี้ ให้ถาม! ดูว่ามีอะไรที่สามารถจัดหาได้และยังแนะนำให้ผู้คนมีความคิดสร้างสรรค์ น่าแปลกใจที่พื้นที่ต่างๆ สามารถสร้างความรู้สึกใหม่ได้เมื่อคุณย้ายเฟอร์นิเจอร์หรือเพิ่มโคมไฟ

5. ดูว่าเทคโนโลยีใหม่สามารถสร้างความสามัคคีได้อย่างไร

การทำงานในสำนักงานหมายความว่าคุณสามารถลุกขึ้นและเดินไปที่พื้นที่ทำงานของเพื่อนร่วมงานหรือจัดการประชุมแบบสแตนด์อโลนในโถงทางเดิน การพึ่งพาเทคโนโลยีเพื่อรักษาแรงจูงใจและการเชื่อมต่อนั้นไม่จำเป็นมากนักเมื่อมีการโต้ตอบแบบตัวต่อตัวบ่อยครั้ง และไม่เคยใช้เต็มศักยภาพในที่ทำงานในสำนักงาน จริง ๆ แล้วคุณใช้เทคโนโลยีมากแค่ไหน? อาจเป็นซอฟต์แวร์ประมวลผลคำและอีเมลเป็นส่วนใหญ่

ขณะนี้มีพนักงานกระจายอยู่ทั่วเมืองและประเทศ นวัตกรรมคือสิ่งที่ช่วยให้ทุกอย่างรวมกัน นี่เป็นเวลาที่เหมาะสมในการสำรวจว่าเทคโนโลยีใดที่จะทำให้ทีมของคุณอยู่ในสถานการณ์ เครื่องมือการจัดการโครงการ แพลตฟอร์มการสื่อสารทางธุรกิจ และซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอ ล้วนเป็นส่วนสำคัญในการเชื่อมต่อในแบบเรียลไทม์ ดูว่าเครื่องมือแต่ละอย่างทำงานร่วมกันอย่างไรผ่านการผสานรวมกับเทคโนโลยีที่มีอยู่โดยใช้ประโยชน์จากช่วงทดลองใช้งาน บางส่วนมีอิสระในขณะที่บางส่วนมีการลงทุนต่ำ ลองใช้ระบบใหม่เพื่อดูว่าเหมาะกับคุณหรือไม่

เนื่องจากการโต้ตอบแบบตัวต่อตัวไม่สามารถทำได้อย่างที่เคยเป็นมา ดูว่าซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอสามารถเชื่อมช่องว่างการจัดการงานสำหรับการประชุมออนไลน์ได้อย่างไร ด้วยการไตร่ตรองและวางแผนเพียงเล็กน้อย การประชุมเสมือนจริงสามารถสร้างแรงจูงใจได้เหมือนกับการเผชิญหน้ากัน และสามารถสร้างผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยมด้วยคุณสมบัติที่อยู่ติดกัน เช่น การแชร์หน้าจอ และ ไวท์บอร์ดออนไลน์.

6. หาเวลาคุย

การสร้างความสามัคคีในทีม แม้แต่ในสภาพแวดล้อมออนไลน์ก็มีความสำคัญต่อสุขภาพของทีมและสมาชิกแต่ละคน

ในฐานะผู้บริหาร การรู้ว่าคุณกำลังทำงานกับใครอย่างมืออาชีพ ควบคู่ไปกับรู้รายละเอียดส่วนบุคคลบางอย่าง จะสร้างความสัมพันธ์ในสถานที่ทำงานออนไลน์ที่เติบโตขึ้น ซึ่งอาจเป็นเรื่องง่ายๆ เหมือนกับการแชทเพื่อถามเกี่ยวกับวันหยุดของพนักงานหรือถามว่าพวกเขากำลังดูอะไรบน Netflix บางทีการถามเกี่ยวกับงานศิลปะของใครบางคนที่แขวนอยู่บนผนังอาจทำให้คุณรู้สึกแย่ในการประชุมทางวิดีโอ ท่าทางเล็กน้อยเหล่านี้สร้างความรู้สึกของ "ความเกี่ยวข้อง" พวกเขาไม่จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องทำงานให้เสร็จ แต่สิ่งเหล่านี้สร้างความแตกต่างในคุณค่าของบุคคล

ความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลนั้นยากที่จะหาจำนวน และคุณไม่ต้องการที่จะลงน้ำกับสิ่งที่ดีๆ แต่แสดงให้เห็นว่าคุณใส่ใจคนที่คุณทำงานด้วยมากกว่ากาแฟเสมือนจริงหรือการติดต่ออย่างรวดเร็วก่อนที่การประชุมสถานะออนไลน์จะดำเนินต่อไปไกล

7. แรงจูงใจที่แท้จริงของเชื้อเพลิง

การให้รางวัลและการยกย่องเป็นวิธีการสองประการที่ช่วยให้พนักงานทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ ปัจจัยกระตุ้นสองประการไม่เพียงแต่ค้นพบศักยภาพสูงสุดของพนักงาน แต่ยังช่วยให้ผู้จัดการรู้สึกว่าทีมของพวกเขามีความมุ่งมั่น

สิ่งที่เกิดขึ้นคือความต้องการของพนักงาน การให้รางวัลและการยอมรับเป็นสิ่งจูงใจ แต่ถ้าสอดคล้องกับสิ่งที่ทำให้พนักงานย้ายออก:

รางวัล
เรียกอีกอย่างว่ารางวัลภายนอก ปัจจัยจูงใจนี้อิงตามแรงจูงใจ เช่น การเพิ่มค่าจ้าง บัตรของขวัญ และโบนัส สิ่งใดก็ตามที่จับต้องได้และสะท้อนถึงประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานระดับบนนั้น ถือเป็นรางวัล แม้ว่าสิ่งจูงใจเหล่านี้จะน่าดึงดูด แต่รางวัลจะเป็นแรงจูงใจเฉพาะเมื่อผู้คนต้องการเท่านั้น ผลประโยชน์ที่ยอดเยี่ยมผลักดันให้พนักงานทำงานได้ดีขึ้นในขณะเดียวกันก็เพิ่มความน่าสนใจของนายจ้างต่อผู้มีโอกาสเป็นผู้สมัคร ประโยชน์อื่น; การให้รางวัล เช่น มีเวลาพักร้อนมากขึ้น หรือรถยนต์ของบริษัทสามารถชดเชยงานที่ไม่ต้องจ่ายมากได้

ในทางกลับกัน รางวัลอาจนำไปสู่แรงจูงใจในระยะสั้น ตอบสนองความรู้สึกแข่งขันที่เพิ่มสูงขึ้นเหนือการทำงานร่วมกันและการทำงานเป็นทีม และอาจทำให้ผู้คนใช้เวลาไปกับการทำงานให้สำเร็จ สิ่งนี้อาจสร้างความไม่ลงรอยกันเนื่องจากพนักงานจะ “จับตาดูรางวัล” และเสียสมาธิกับงานที่อยู่ตรงหน้าพวกเขา

ได้รับการยอมรับ
ยังเป็นที่เข้าใจกันว่าเป็นรางวัลทางจิตการรับรู้หมายถึงการ "ปรบมือ" สำหรับงานที่ทำได้ดี บางทีอาจเป็นอีเมลหรือจดหมายที่มีรายละเอียดเกี่ยวกับความพยายาม ความสำเร็จ หรือผลงานในเชิงบวกและเป็นที่ยอมรับของใครบางคน การรับรู้ถึงแม้จะเป็นเพียงคำพูดเช่นการตะโกนในการประชุมออนไลน์หรือความคิดเห็นที่ส่งผ่านจากหัวหน้าไปยังผู้จัดการสายงานก็สามารถส่งผลในเชิงบวกต่อประสิทธิภาพการทำงาน

นอกจากนี้ การรับรู้มีแนวโน้มที่จะกระตุ้นแรงจูงใจของพนักงานมากขึ้นในแต่ละวัน ไม่มีการลงทุนทางการเงิน ความรู้สึกมีคุณค่าและการมีส่วนร่วมของพนักงานเพิ่มขึ้นเมื่อได้รับผลตอบรับเชิงบวก การทำงานเป็นทีมได้รับการฟื้นฟู ค่านิยมองค์กรและวัฒนธรรมของบริษัทได้รับการเสริมแรง และที่สำคัญที่สุด วัตถุประสงค์ของพนักงานและการปรากฏตัวที่มีความหมายได้รับการเน้นย้ำและมีแนวโน้มที่จะ

ในทางกลับกัน การหย่อนยานอาจทำได้ง่ายขึ้นเมื่อพนักงานได้รับแจ้งว่าพวกเขาทำงานได้ดีเยี่ยม เป็นเรื่องง่ายที่จะ “กดหยุดชั่วคราว” กับผลงานของพวกเขาหรือทำให้ประสิทธิภาพการทำงานช้าลงเมื่อพวกเขาได้รับการยอมรับว่าสามารถพิสูจน์ตัวเองได้

ใน พูดคุย TED จาก Ted Pink เขากล่าวถึงประเด็นสำคัญ 3 ประการเกี่ยวกับการรักษาแรงจูงใจไว้สูง: ความเป็นอิสระ ความเชี่ยวชาญ และวัตถุประสงค์

ตามที่ Pink กล่าวว่า "ความเป็นอิสระ" เป็นแรงกระตุ้นภายในที่ต้องการเป็นผู้กำกับและผู้อำนวยความสะดวกในชีวิตของเราเอง ซึ่งเป็นแนวคิดที่สอดคล้องกับ "ความเชี่ยวชาญ" ซึ่งเป็นความปรารถนาที่จะพัฒนาสิ่งที่สำคัญขึ้นโดยมุ่งเน้นที่สิ่งนั้น

โดยพื้นฐานแล้ว ถ้าคุณต้องการสภาพแวดล้อมการทำงานที่มีแรงจูงใจสูงซึ่งพนักงานมีความเจริญรุ่งเรือง ให้รางวัลและการยอมรับความช่วยเหลือ แต่เป็นแรงผลักดันตามธรรมชาติของบุคคลที่จะทำสิ่งต่างๆ เพื่อประโยชน์ของตนเอง มันเกี่ยวกับการหา “เหตุผล” เพื่อผลประโยชน์ส่วนตัวภายในระบบนิเวศว่ามีบทบาทอย่างไรในธุรกิจ สิ่งนี้เรียกว่า "แรงจูงใจที่แท้จริง" และเมื่อจับคู่กับทั้งรางวัลและการยอมรับ องค์ประกอบทั้งสามนี้สามารถเป็นสูตรสำหรับพนักงานที่มีแรงจูงใจสูงและทำงานได้ดีที่สุดโดยมี "วัตถุประสงค์"

ด้วย Callbridge คุณสามารถวางใจในการประชุมทางวิดีโอที่ล้ำสมัยเพื่อให้ทีมเชื่อมต่อกันไม่ว่าจะใกล้หรือไกล การจัดการการประชุมออนไลน์ไม่น่ากลัวเท่าเมื่อคุณมีเทคโนโลยีที่ทำงานได้อย่างราบรื่นซึ่งมีเครื่องมือดิจิทัลเพื่อให้ทุกคนติดตามและมีแรงจูงใจ จัดงานแบบตัวต่อตัว การเฉลิมฉลองแบบกลุ่ม พิธีมอบรางวัล หรือการระดมความคิดและการประชุมทุกวัน ซึ่งคุณสามารถเห็นใบหน้าของลูกค้าและเพื่อนร่วมงานได้จริงด้วยซอฟต์แวร์เสียงและวิดีโอความละเอียดสูง

Callbridge เป็นเบราว์เซอร์ที่ใช้และใช้งานง่าย เพลิดเพลินกับเครื่องมือดิจิทัลเพิ่มเติมเช่น การแชร์หน้าจอ, ใช้ไฟล์ร่วมกันและ บันทึกการประชุมออนไลน์ ความสามารถสำหรับการซิงค์ที่มีส่วนร่วมและทำงานร่วมกัน