ایک مجازی میٹنگ کیا ہے اور میں کیسے شروعات کروں؟

حیرت ہے کہ مجازی میٹنگ کیسے ترتیب دی جائے؟ بہتر ابھی تک ، حیرت ہے کہ مجازی میٹنگ کیا ہے؟ یہاں خوشخبری ہے۔ اس وقت ، مجازی میٹنگ مرتب کرنا آسان نہیں ہوسکتا ہے اور اگر آپ ابھی بھی اس کے بارے میں واضح نہیں ہیں کہ وہ کیا ہے ، تو آپ صحیح جگہ پر ہیں۔

قریب سے دیکھنے کے لئے تیار ہیں؟

ایک مجازی اجلاس ہے…

ورنہ آن لائن میٹنگ ، یا ویڈیو کانفرنسنگ ، اور ویب کانفرنسنگ کی چھتری کے تحت آڈیو کانفرنسنگ ، مجازی میٹنگ کی تعریف کے مطابق جانا جاتا ہے تعلیم ہے: “ورچوئل میٹنگز ریئل ٹائم انٹرایکشن ہیں جو مربوط آڈیو اور ویڈیو ، چیٹ ٹولز اور ایپلیکیشن شیئرنگ کا استعمال کرتے ہوئے انٹرنیٹ پر ہوتی ہیں۔” جیسے کسی شخصی میٹنگ میں ، ایک مجازی میٹنگ شرکاء کو دو یا دو سے زیادہ مقامات کے مابین متحرک ترتیب میں نظریات ، تبادلہ خیال اور تعاون کے لئے جمع کرتی ہے ، سوائے اس کے کہ حقیقت میں جسمانی طور پر موجود ہونے کے بجائے اس کے بجائے کسی آلہ کا استعمال کیا جائے۔

ایک ورچوئل میٹنگ بڑھتے ہوئے کاروبار کی صحت کے لئے اہم ہے۔ کسی بھی ملازم سے کسی پروجیکٹ مینیجر ، سی سطح کے ایگزیکٹو ، اور HR پیشہ ورانہ وقت اور خلا میں دوسرے انسانوں کے مابین پائے جانے والے کام کو پورا کرنے کے ل group گروپ مواصلاتی ٹکنالوجی پر انحصار کرنا ہوگا۔ دواسازی اور آئی ٹی کمپنیاں ، قانون کی فرمیں ، چھوٹے اور کاروباری کاروبار اور بہت کچھ ، ویڈیو سنٹرل مواصلات کے مواقع رکھنے کی تقویت اور مطابقت سے سب کو فائدہ ہوتا ہے۔

یہ ایک مجازی میٹنگ ہے:

کسی بھی وقت ، کسی بھی وقت کسی سے بھی بات چیت کرنے کے قابل ہونے کی وجہ سے ، مجازی ملاقاتیں کاروبار کے لئے بغیر موقع کے قطع نظر پھل پھول پھولنے کی اجازت دیتی ہیں۔ مقامی رکاوٹیں جو عام طور پر کام کرنے والے رشتوں ، تسلسل اور نتیجہ خیز تعاون کو روکتی ہیں اب مجازی ملاقاتوں کے ساتھ موجود نہیں ہیں جو روابط کی حوصلہ افزائی کرتی ہیں۔ مجموعی فوائد میں سے کچھ میں شامل ہیں:

• کم آنے والا وقت
• نقل و حمل ، سفر اور رہائش کے اخراجات کاٹنا
• پیداوری میں اضافہ = کم فالتوپن
• بہتر ملازم برقرار رکھنا
• مسابقتی فائدہ

اور جب بات کاروبار میں آتی ہے تو ، اس بات پر غور کریں کہ آپ کی مواصلاتی حکمت عملی میں ویڈیو مرکوز نقطہ نظر کو کس طرح شامل کرنا سپورٹ کے ل works کام کرتا ہے:

• ایک ڈیجیٹل طور پر فعال اور منسلک افرادی قوت
• انتظام تک رسائی
• ایک بہتر عالمی مواصلات کی ثقافت
• بہتر وشوسنییتا جو تیزتر نتائج کے برابر ہے
• کم بے کاریاں اور ایک منٹ میں ڈیٹا اور معلومات
• بہتر قدر
• ابھی بھی تھوڑا واضح نہیں ہے کہ ویڈیو کانفرنسنگ کے ساتھ کیسے شروعات کی جائے؟ ورچوئل میٹنگ کو ترتیب دینے کا طریقہ یہ ہے:

صحیح سافٹ ویئر کا انتخاب کریں

خدمت فراہم کرنے والے کے ساتھ عزم میں کودنے سے پہلے کچھ رسد پر غور کریں۔
کتنی بار آپ کو لگتا ہے کہ آپ کو سافٹ ویئر استعمال کرنے کی ضرورت ہوگی؟ اگر آپ انٹرپرائز کے لئے تیار ویڈیو کانفرنسنگ کی تلاش کر رہے ہیں تو اس کے بارے میں سوچیں کہ شرکاء کہاں واقع ہوں گے۔ گھر میں یا بورڈ روم میں؟ اگر یہ سابقہ ​​ہے ، تو پھر ویب پر مبنی کانفرنس زیادہ مناسب ، آسان اور آسان استعمال ہے۔

اس پر ایک نظر ڈالیں کہ کیا خصوصیات فراہم کی جاتی ہیں۔ کیا یہ اسکرین شیئرنگ (آئی ٹی کسٹمر سروس اور پیشکشوں کے ل for بہترین) کے ساتھ آتی ہے؟ ایک آن لائن وہائٹ ​​بورڈ (تعلیمی مقاصد کے لئے مفید یا تخلیقی کام کو بڑھاوا دینے والا) یا دستاویزات کا اشتراک (شیئرنگ ہینڈ آؤٹ ، اہم دستاویزات ، اور نئی صلاحیتوں کو سوار کرنے کے عمل کو مزید بہتر بنانے میں) بناتا ہے ، وغیرہ۔

آپ کو مجازی میٹنگ کی ضرورت کیوں ہے اس پر واضح ہوجائیں

آپ سب سے پہلے ایک ساتھ میٹنگ کیوں بلا رہے ہیں؟ کیا یہ اندرونی (اعلانات ، جہاز پر چلنے ، ٹشو سیشن ، انتظامی میٹنگ) یا بیرونی (سیلز پچ ، نیا کاروبار ترقی) ہے؟ ساخت اور وجہ کے بارے میں سوچو اور پھر قدرتی طور پر ، دوسرے ٹکڑے حاضری کی طرح جگہ میں گر جائیں گے۔

فیصلہ کریں کہ کس کو شرکت کی ضرورت ہے

مجازی ملاقاتیں خاص طور پر ایک ہی وقت میں ، لوگوں کو مختلف جگہ پر چلانے کے لئے موثر ہیں۔ لہذا اگر آپ کے بیرون ملک مقیم شریک ہیں ، گھر پر یا ہال کے نیچے ، آپ مقام سے قطع نظر آسانی اور مؤثر طریقے سے رابطہ کرسکتے ہیں۔ جب تک ہر فرد ممکنہ وقت کے فرق سے واقف ہوتا ہے یا ٹائم زون شیڈولر کا استعمال کرتا ہے ، اس میں شرکت آسان ہے۔ اس بات کو ذہن میں رکھیں کہ صرف ضروری لوگوں کو مدعو کیا جائے۔ صرف شرکاء کو شامل کرکے وقت اور رقم کی بچت کریں جو ضروری ہیں۔ کسی اور کے ل، ، بعد میں بھیجنے کے لئے میٹنگ کو ریکارڈ کریں۔

ایک خاکہ بنائیں

ایجنڈا طے کرنے سے آپ کے خیالات منظم ہوجائیں گے تاکہ آپ بروقت ، واضح ، اور دل چسپ مجازی میٹنگ کرسکیں۔ نیز ، اس سے شرکاء کو یہ جاننے میں مدد ملے گی کہ ان سے کیا توقع کی جاتی ہے۔ انہیں کیا کردار ادا کرنے کی ضرورت ہے؟ کیا مطابقت پذیری سے قبل ان کو برش کرنے کیلئے کوئی مواد درکار ہے؟ میٹنگ کب تک چلے گی؟ ایک مختصر لے آؤٹ کو شامل کرنا الجھنوں کو روکتا ہے اور شرکا کو تیار محسوس کرنے میں مدد دیتا ہے۔

دعوت نامے اور یاد دہانیاں بھیجیں

ورچوئل میٹنگوں کے بارے میں سب سے عمدہ بات یہ ہے کہ آپ کسی کو فوری طور پر سیشن یا شیڈول پیشگی طور پر میزبانی کرسکتے ہیں۔ ابتدائی دعوت نامے جیسے وقت ، تاریخ اور دیگر اہم معلومات میں تمام ضروری معلومات کو پلگ کرنا آسان ہے کیونکہ یہ خودکار ہے۔ آنے والے مطابقت پذیری کے شرکاء کو یاد دلانے کیلئے اپنی کالز کو مربوط کرنے میں مدد کیلئے یاد دہانیاں مرتب کریں۔ مزید ہنگامی ملاقاتوں کے ل that جو موقع پر ہونے کی ضرورت ہیں ، شرکاء کے آلات پر براہ راست ملاقات کی تفصیلات کو خارج کرنے کے لئے ایس ایم ایس اطلاعات کا استعمال کریں۔ دیر سے آنے والوں یا غیر شریک افراد کے انتظار میں مزید وقت ضائع نہیں کرنا۔

مزید مؤثر مجازی مجلس کے ل Features خصوصیات کا استعمال کریں

آپ کے مجازی میٹنگ کے ل right صحیح ویڈیو کانفرنسنگ سافٹ ویئر آپ کے آن لائن تجربے کو بڑھانے کے ل practical بہت ساری عملی اور آسان خصوصیات کے ساتھ آئے گا۔ بہترین نتائج کے ل sure ، یقینی بنائیں کہ آپ جس ٹکنالوجی کا انتخاب کرتے ہیں اس پر بھرا ہوا ہے:

• اسکرین کا اشتراک: کسی پریزنٹیشن کی رہنمائی کرنے یا IT مسئلے کو حل کرنے کے لئے شرکاء کے ساتھ اپنی اسکرین کو فوری طور پر شیئر کریں۔
• ریکارڈنگ: بعد میں دیکھنے کے لئے اب ریکارڈ کو دبائیں۔ شرکاء کے ل Perf بہترین جو کال میں شرکت نہیں کرسکتے ہیں۔
• نقل: تمام ریکارڈ شدہ میٹنگوں کی خودکار ٹرانسکرپشنز کو یقینی بناتا ہے کہ کوئی خیال پیچھے نہیں رہتا ہے۔
• آن لائن وائٹ بورڈ: تصویروں ، رنگوں اور اشکال کا استعمال کرتے ہوئے تصورات اور گرافکس کے اظہار کا ایک تخلیقی طریقہ۔

ایک لے جانے کو شامل کریں

آپ کی مجازی میٹنگ کے اختتام پر ، آپ کیا چاہتے ہیں کہ شرکاء ساتھ چھوڑیں؟ مقصد کیا تھا اور اگلے اقدامات کیا ہیں؟ اس بات کو یقینی بنائیں کہ مقصد کے بارے میں اور اس کے بعد کیا کام کرنے کی ضرورت ہے کو جانتے ہوئے ہر شخص وہاں سے ہٹ جائے۔

ایک ای میل کے ساتھ پیروی کریں

اسے جتنا بھی چھوٹا اور میٹھا رکھے رکھیں ، لیکن یہاں آنے والے ای میل میں کیا شامل کرنا ہے وہ یہ ہے: میٹنگ کے منٹ کا خلاصہ ، اگلے اقدامات ، اہم ملاقات کی تکمیل (یہ آپ کے اجلاس کے مقصد سے ملنا چاہئے) ، اور ریکارڈنگ (اگر آپ نے اسے ریکارڈ کیا ہے تو) ).

ورچوئل میٹنگ کے بہترین عمل

اب جب کہ آپ کو اس بات کی بہتر تفہیم حاصل ہوگئی ہے کہ مجازی میٹنگ بھیجنے والے اور وصول کنندہ کے مابین رابطے کو کس طرح مستحکم کرسکتی ہے ، اس میں سے کچھ ہے آداب کی پیروی کرنے کے لئے. ذہن میں رکھنے کے لئے کچھ چیزیں یہ ہیں:

ٹیکنالوجی: اس بات کو یقینی بنانے کے لئے قبل از میٹنگ چیک کریں کہ آپ کی ٹیکنالوجی کی تازہ کاری اور کام ہو۔ یقینی بنائیں کہ آپ کا مائک ، اسپیکر اور کیمرا تیار ہے۔ اپنی ترتیبات کی توثیق کریں ، اور اگر آپ اعتدال پسند ہیں تو ، ایک ویٹنگ روم شروع کریں اور یقینی بنائیں کہ ہر شخص خود بخود خاموش ہوجاتا ہے۔

شرکت: اپنی میٹنگ کی آؤٹ لائن کا جائزہ لیں اور کام جاری رہنے سے پہلے ہی بہاؤ کو آگے بڑھائیں۔ اس طرح ، آپ رک سکتے ہیں جہاں وقفے وقفے ہیں ، اور شرکاء سے سوال کرنے کے لئے سوالات کی منصوبہ بندی کر سکتے ہیں۔ آن لائن وائٹ بورڈ کا استعمال کرتے ہوئے اور "بتائیں" کے بجائے اسکرین شیئرنگ کی خصوصیت کو "شو" کرنے کیلئے ایک سرگرمی شامل کرنے کی کوشش کریں۔

مصروفیت: جب آپ اپنی ترسیل کو دلچسپ بناتے ہیں تو شرکاء آپ کی معلومات کو جذب کرنے کا زیادہ امکان رکھتے ہیں۔ اعدادوشمار اور خشک پیمائش صرف جاری کرنے کے بجائے ، آغاز ، وسط اور اختتام کے ساتھ ایک کہانی سنائیں۔ تصاویر ، ویڈیوز ، روشن رنگوں اور اہم الفاظ کو اجاگر کرنے کے دوران ضروری ڈیٹا اور معلومات کو سرایت کریں۔

مزے کرو: آئیے ایک مجازی میٹنگ کو معاشرتی بنانا نہ بھولیں! آئس بریکر سوالوں کے ساتھ ورچوئل میٹنگ کھولیں۔ وہ سوالات جو چھوٹے گروپوں میں کچھ زیادہ ہی ذاتی کام کرتے ہیں ، جیسے ، "آپ اس ہفتے کے آخر تک کیا نکلا؟" یا "ہمیں بتائیں کہ آپ نیٹ فلکس پر کیا دیکھ رہے ہیں۔"

بڑے گروپوں کے ساتھ ، آپ زیادہ مبہم اور لطف اندوز ہوسکتے ہیں ، "آپ ذاتی طور پر ہر وقت کس طرح کا عذر استعمال کرتے ہیں؟" یا "کس بچے کی فلم یا کتاب کا کردار آپ کو اپنی یاد دلاتا ہے؟"

اور میٹنگ میں ، متعلقہ سوال پوچھنے پر غور کریں جیسے ، "جب آپ کسی گروپ میں بات کرتے ہو تو آخری بار کب تھا؟" یا کچھ اور ہی انوکھی چیز ، جیسے "اگر آپ کو جانوروں کی دم مل سکتی ہے تو ، یہ کیا ہوتا؟"

خیال یہ ہے کہ ایک دوسرے کو پیشہ ورانہ ماحول میں جاننا ہو لیکن زیادہ آرام دہ لہجے میں۔ آئس بریکر مناسب جذبات کی ترغیب دیتا ہے ، سیکھنے کی حوصلہ افزائی کرتا ہے اور تعلقات کو فروغ دیتا ہے۔ ورچوئل ٹیبل پر لانے کے لئے تمام عمدہ مہارتیں!

اپنے گروپ مواصلاتی پلیٹ فارم کے طور پر کال برج کا انتخاب کریں اور ایک بار جب آپ مجازی میٹنگ مرتب کرنے کا طریقہ سیکھ لیں تو پیداوری اور منگنی کی بڑھک کے طور پر دیکھیں۔ پریمیم خصوصیات کے ساتھ جس میں اسکرین شیئرنگ ، اے آئی سے چلنے والے ٹرانسکرپٹ اور خلاصے ، نیز حفاظتی اقدامات میں اضافہ ، صفر ڈاؤن لوڈ اور کسٹمائزیشن شامل ہیں ، آپ شرکاء کے ساتھ کسی بھی مجازی میٹنگ کو گھر میں داخل کرسکتے ہیں۔