میٹنگز کو مزید تعمیری بنانے کا طریقہ

آپ کتنی ورک میٹنگز میں بیٹھے ہیں؟ اس مہینے میں کم از کم ایک مٹھی بھر۔ یقینی طور پر آپ نے صبح سویرے آن لائن میٹنگ میں اپنے آپ کو کسی پروجیکٹ کی حیثیت یا ترقی پر بحث کرتے ہوئے پایا ہے۔ اگر نہیں تو شاید آپ نے ویبینار ، پریزنٹیشن ، ورکشاپ یا آن لائن کلاس میں شرکت کی ہو۔ ہوسکتا ہے کہ آپ دماغی طوفان کے سیشن میں ہوں یا آپ قیادت کر رہے ہوں۔ ورچوئل سیلز پریزنٹیشن. آپ نے جو بھی طریقہ دکھایا ہے ، ایک آن لائن میٹنگ عام طور پر ایک ہی حرکت پذیر حصوں پر مشتمل ہوتی ہے: دکھائیں ، اور میزبانی کریں ، پیش کریں ، اور بجائیں۔

یہ ایک ہی فارمولا ہے ، لیکن یہ ایک ہی تجربہ ہونا ضروری نہیں ہے۔ اگر آپ کو معلوم ہو رہا ہے کہ لوگ اتنے مصروف نہیں ہیں جتنا آپ چاہتے ہیں یا اگر حاضری ختم ہو رہی ہے تو ، اب وقت آگیا ہے کہ ڈرائنگ بورڈ پر جائیں اور دیکھیں کہ آپ میٹنگ کے بہاؤ کو کہاں بہتر بنا سکتے ہیں۔

اگرچہ پریشان نہ ہوں ، یہ اتنا بڑا کام نہیں ہے جتنا آپ سوچ سکتے ہیں! یہ چند طریقے ہیں جن سے آپ میٹنگز کو مزید مفید اور تعمیری بنا سکتے ہیں۔

سب سے پہلے چیزیں - بیکار ملاقات کے لیے کیا چیز بنتی ہے؟ ایک غیر مددگار میٹنگ جو مدد سے زیادہ رکاوٹ بن سکتی ہے وہ ہوتا ہے جب کوئی اس کی رہنمائی نہیں کرتا ، ایجنڈا چھٹکارا محسوس کرتا ہے ، بات چیت ٹریک سے ہٹ جاتی ہے یا بہت زیادہ وقت لیتی ہے اور کوئی ٹارگٹ نہیں ہوتا ہے۔ حل کرنے کے لیے ، حل تلاش کرنے کے لیے ، کرائے پر لینے والا شخص ، اتفاق کرنے کی تاریخ وغیرہ)۔

ایک تعمیری ملاقات؟ غیر معمولی ٹولز کے علاوہ غیر معمولی خصوصیات اور طریقوں کو حرکت میں لایا گیا۔ یہ وہ 5 خصوصیات ہیں جو آپ کی آن لائن میٹنگ کی مضبوطی اور تقویت میں اضافہ کرتی ہیں۔

1. ایک متعین مقصد اور مقصد ہونا۔

آن لائن میٹنگ ترتیب دینے سے پہلے ، اپنے آپ سے پوچھیں ، "کیا میں میٹنگ کے ساتھ ورک فلو کو توڑ دوں؟" آپ کو جس چیز کی ضرورت ہے اسے جاننا آپ کی درخواست کی نوعیت اور بالآخر میٹنگ کا تعین کرے گا۔

وہاں سے ، آپ یہ جان سکتے ہیں کہ آپ کو صرف ایک دستاویز تیار کرنے کی ضرورت ہے جو شرکاء پڑھ سکتے ہیں اور اپنے وقت پر آپ کو رائے دے سکتے ہیں ، یا اگر آپ کو پوری ٹیم کے بجائے صرف ایک یا دو افراد کی ضرورت ہے۔

2. واضح طور پر تفویض کردہ کردار۔

ایک مؤثر میٹنگ کے لیے جو درحقیقت آپ کو کہیں پہنچاتی ہے ، درج ذیل کرداروں کو درج کریں۔ اور ان کے متعلقہ افراد:
ڈرائیور: میٹنگ لیڈر جس نے سب کو پہلی جگہ اکٹھا کیا ہے۔
منظور کرنے والا: مالک یا اسٹیک ہولڈر جو حتمی فیصلہ کر سکتا ہے۔
شراکت دار: وہ لوگ جن کے پاس معلومات اور ڈیٹا ہے اور وہ میٹنگ کا ہدف حاصل کر سکتے ہیں۔
باخبر لوگ: وہ لوگ جو میٹنگ سے پہلے اور بعد میں جانتے ہیں ، لیکن شرکت کی ضرورت نہیں ہے۔

پرو ٹپ: ویڈیو کانفرنسنگ سافٹ ویئر جو پراجیکٹ مینجمنٹ ٹولز اور کیلنڈرز کے ساتھ مربوط ہوتا ہے ان حلوں پر زیادہ ترجیح دی جاتی ہے جو مطابقت نہیں رکھتے۔

3. ایک رہائشی ڈھانچہ۔

اگرچہ تمام میٹنگوں میں کچھ آزادی اور جگہ کی فوری اجازت ہونی چاہیے ، ایک کنٹینر بنانا جو لوگوں کے وقت اور توانائی کا احترام کرتا ہے وہ میٹنگوں کی بنیاد ہے جو خیالات کو نچوڑنے کے بجائے ان کی حوصلہ افزائی کرتی ہے۔ ایک ایجنڈا بنائیں جو بحث کے موضوعات کا خاکہ پیش کرے اور ٹریک پر رہنے کے لیے ٹائمر استعمال کرے۔

یہ بتائیں کہ افراد کے پاس جواب دینے کے لیے ایک مقررہ وقت ہوتا ہے۔ ایک پارکنگ لاٹ کا آئیڈیا متعارف کروائیں جہاں آئیڈیاز ممکنہ طور پر ’’ پارک ‘‘ ہو جائیں لیکن اگر وہ فی الحال کہیں نہیں جا رہے ہیں۔

4. ایکشن پوائنٹس کو صاف کریں۔

لہذا ، ہر ایک نے کہا ہے کہ ان کا ٹکڑا اور جس مقصد پر اب بات کرنے کی ضرورت ہے اس میں ایکشن پوائنٹس اور واقفیت ہے۔ پرو ٹپ: میٹنگ کو کال ٹو ایکشن کے بغیر ختم نہ کریں-کیا فالو اپ میٹنگ ہوگی؟ آگے کیا ہوگا اس کا ذمہ دار کون ہے؟ کیا ہر شخص جانتا ہے کہ وہ کیا ذمہ دار ہے؟ آخری تاریخ کیا ہے؟ یقینی بنائیں کہ مناسب نوٹ لیے گئے ہیں ، ریکارڈنگ کی گئی ہے اور پراجیکٹ مینجمنٹ ٹول کو اپ ڈیٹ کر دیا گیا ہے۔

ٹھیک ہے ، اب تفریحی حصے کے لیے۔

5. تفریح ​​انجکشن

یقینی طور پر ، ہر ٹیم کا اپنا نقطہ نظر ہوتا ہے جب کمپنی کلچر بنانے یا جوش و خروش کی تھوڑی مقدار شامل کرنے کی بات آتی ہے ، لیکن تفریح ​​اور حیرت کے اس عنصر کو برقرار رکھنا تھوڑی اضافی کوشش کی ضرورت ہوتی ہے۔

آن لائن وائٹ بورڈ پر شائع کردہ سوال کے ساتھ برف کو توڑنے کی کوشش کریں یا ورچوئل شو اور ٹیل جیسی پیشہ ورانہ لیکن ہلکی پھلکی سرگرمی کا اہتمام کریں۔ کافی مقدار میں ہیں۔ ٹیم بنانے کی مشقیں سے منتخب کرنے کے.

ایک بار جب آپ کو 5 خوبیوں پر ایک مضبوط ہینڈل مل جاتا ہے جو ایک اچھی میٹنگ کو مضبوط بناتا ہے تو ، آپ کیلبریج سے ویڈیو کانفرنسنگ کی خصوصیات کو دریافت کرنے کے لئے تیار ہیں جو آپ کی مطابقت کی ساخت اور بہاؤ کو تشکیل دیتے ہیں۔ موجودگی اور مصروفیت کو بڑھانے والی خصوصیات اور ٹولز کے ساتھ میٹنگز کو تعمیری بنانے کے لیے اسے ٹیکنالوجی پر چھوڑ دیں۔

پرو ٹپ: اوہ ، اور اگر آپ واقعی حاصل کرنا چاہتے ہیں۔ آپ کی ملاقاتوں میں سب سے زیادہ (مزہ شامل) - ہمیشہ ویڈیو استعمال کریں اور شرکاء کو بھی یاد دلائیں۔

مزید تھکاوٹ محسوس کرنے کی طرف تھکاوٹ محسوس کرنے سے دور جانے کا طریقہ یہ ہے:

خودکار نقل

کال برج کی دستخطی خصوصیت کیو With کے ساتھ ، کسی کو اس بات پر زور نہیں دینا پڑتا کہ انہوں نے "وہ" نیچے لکھا ہے۔ شرکاء کو پریشان ہونے یا اگلے جملے کو یاد کرنے کی ضرورت نہیں ہے جب کیو ™ خود بخود ریکارڈنگ کو نقل کرتا ہے۔

اس کے علاوہ ، کیو speaker اسپیکر ٹیگز ، اور وقت اور تاریخ کے ڈاک ٹکٹ خود بخود فراہم کرتا ہے۔ اگر آپ چاہیں تو نوٹ لیں ، لیکن یقین رکھیں کہ یہ سب آپ کی دیکھ بھال ہے!

جذبات کی گہری تفہیم حاصل کریں۔

جذبات کے تجزیے کے ساتھ اپنی آن لائن ملاقات کے جذباتی درجہ حرارت کا اندازہ لگائیں۔ ایک نفیس خصوصیت جو مثبت اور منفی جذبات کو کھینچتی ہے تاکہ آپ کو کھیل کے باریکیوں اور معنی کے بارے میں مزید اچھی طرح سمجھ سکے۔

بونس: میٹنگ کے دوران کہاں اور کس قسم کے سوالات پوچھے گئے اس کا بہتر اشارہ حاصل کرنے کے لیے بصیرت بار دیکھیں۔

ایک مجازی پس منظر کھینچیں۔

کال برج کے مجازی پس منظر کی صف کو آپ کی آمد اور موجودگی کے لیے منظر نامہ ترتیب دینے دیں۔ حقیقی دنیا کی ترتیبات ، خلاصہ رنگ اور شکلیں منتخب کریں ، یا اپنی مرضی کے مطابق اور برانڈڈ ڈیزائن اپ لوڈ کریں۔

سخت رابطوں کی حوصلہ افزائی کریں۔

چھوٹے گروپوں کو پورا کریں جو بریک آؤٹ رومز کے ساتھ مرکزی میٹنگ سے الگ تھلگ جگہ میں جڑنا چاہتے ہیں۔ اسپن آف مباحثے کی سہولت کے لیے ان جگہوں کا استعمال کریں ، الگ الگ کاموں پر کام کریں ، یا 1: 1 سپورٹ کریں۔

تخلیقی تعاون کریں۔

آن لائن وائٹ بورڈ کی مدد سے شرکاء کو رنگ ، شکل ، آواز ، ویڈیو اور تصاویر کا استعمال کرتے ہوئے ان کے ساتھ اشتراک کرنے دیں۔ ہر کوئی ریئل ٹائم میں شامل اور شیئر کر سکتا ہے۔ آپ ابھی اس پر کام کر سکتے ہیں ، یا اسے محفوظ کر سکتے ہیں اور بعد میں اس پر دوبارہ نظر ڈال سکتے ہیں۔

کال برج کے ساتھ کام کریں اور آپ اپنی آن لائن میٹنگز کو کس طرح چلاتے ہیں اور اس میں شرکت کرتے ہیں ، خاص طور پر تیسرے فریق کے انضمام کے ساتھ ناپختہ اور گوگل کیلنڈر. جدید ترین خصوصیات کا استعمال جیسے۔ احساس تجزیہ, مائلیکھن, اسکرین کا اشتراک، اور مزید ، آپ پہلے ہی مارکیٹ میں موجود دیگر ویڈیو کانفرنسنگ سافٹ وئیر کے مقابلے میں ایک فائدہ میں ہیں۔