Từ khi bắt đầu cho đến khi thành phẩm, mỗi bước của quá trình này đều đòi hỏi hiệu quả của nhóm tối ưu và năng suất của nhóm để có kết quả tốt nhất. Tuy nhiên, với sự thay đổi từ trực tiếp sang trực tuyến, cách cải thiện hiệu suất nhóm của bạn bắt đầu bằng cách nhận ra cách làm việc nhóm ảnh hưởng đến mọi khía cạnh của tổ chức của bạn trong một cài đặt ảo. Hãy nhớ rằng trò chơi thay đổi khi có rất ít hoặc không có thời gian trực tiếp hoặc tương tác với mọi người trong môi trường thực tế, điểm mạnh và điểm yếu của mỗi thành viên trong nhóm có thể được nâng cao hoặc mờ đi trong nhóm.
Không phải lo lắng mặc dù! Có rất nhiều chiến lược để cải thiện hiệu suất của nhóm trong không gian tập trung vào kỹ thuật số. Trong bài đăng trên blog này, chúng tôi sẽ đề cập đến:
- Bí mật nhỏ mà mọi nhà quản lý cần biết
- 2 loại KPI
- Làm thế nào để trở thành một người giao tiếp tốt hơn
- Tại sao im lặng tạm dừng cuộc trò chuyện không phải là một điều xấu
- … và nhiều hơn nữa!
Bước đầu tiên để xây dựng một đội vững chắc thể hiện sự cộng tác và gắn kết để có hiệu suất tối ưu là tuyển dụng tốt. Biết những gì bạn cần từ những người được thuê trong tương lai và rõ ràng về những kỳ vọng từ những nhân viên hiện tại sẽ giúp tạo ra một bức tranh trong tâm trí bạn về những gì cần được đưa ra từ mỗi người. Vạch ra các yêu cầu công việc, hiểu biết cặn kẽ về các đặc điểm cụ thể của một dự án, phù hợp với giao tiếp phù hợp và có mối quan hệ chặt chẽ với nhân viên, tất cả cùng làm việc để tạo ra sự sống động trong nhóm.
Đây là một bí mật nhỏ: Là người quản lý, mọi người tham gia vào bất kỳ quá trình nào cần phải nhận thức được những kỳ vọng mà bạn có. Cách cải thiện hiệu suất của nhóm có thể được chia thành 4 phương pháp khác nhau giúp tăng cường khả năng cộng tác, lan tỏa thách thức và tăng năng suất:
1. Thiết lập, thấm nhuần và sống theo các chỉ số hiệu suất chính
Không đo được thì không quản được, đơn giản như vậy thôi! Nếu bạn không biết mình đang ở đâu, làm sao bạn có thể biết mình đang đi đâu? Hầu hết các doanh nghiệp đều quen thuộc với các Chỉ số Hiệu suất Chính (KPI), một thước đo để định lượng và đánh giá hiệu suất, sự thành công của một doanh nghiệp hoặc một hoạt động. Nhưng cụ thể hơn, KPI cung cấp lý do cụ thể và cho bạn biết chính xác liệu bạn có đạt được mục tiêu hay không. Chúng đặc biệt có lợi cho việc xác định vị trí, lý do, và làm thế nào những mục tiêu này đã đạt được hoặc không đạt được.
Sự liên kết của tổ chức là chìa khóa. Điều làm cho KPI trở nên hiệu quả là mọi người đều được biết về phép đo lường là gì trước khi đồng ý với nó.
Có hai loại KPI:
- KPI định lượng được đo bằng số liệu. Nó giao dịch theo số lượng và cung cấp cho nhân viên một mục tiêu được đánh số để đạt được như có được XX khách hàng mỗi quý.
- KPI định tính mang tính mô tả và thiên về nhiệm vụ như đo lường thông qua một cuộc thăm dò hoặc khảo sát hội nghị truyền hình để hiểu rõ hơn về nhân khẩu học của dự án.
Sản phẩm 10 KPI hàng đầu các chỉ số bao gồm:
- Định lượng: Chương trình nhiệm vụ, hiệu quả khối lượng công việc, nộp bảng chấm công, phụ thuộc nhiệm vụ và lịch trình dự án
- Định tính: Thời gian kèm cặp, cộng tác, sự hài lòng của các bên liên quan và khách hàng, giao tiếp và đánh giá nhóm
Để KPI thực sự kích thích hiệu suất của nhóm, hãy tự hỏi bản thân:
- Mục tiêu của bạn có rõ ràng không?
Nó phải thực sự rõ ràng những gì bạn đang cố gắng hoàn thành. Hãy chú ý và cụ thể nhất có thể. Mục tiêu cuối cùng càng tập trung vào tia laser, hiệu suất của nhóm của bạn sẽ càng được đo lường và kiểm soát. - Nó đã được chia sẻ với nhóm chưa?
Biết khán giả của bạn. Tránh sử dụng ngôn ngữ hoa mỹ, khó hiểu. Đi thẳng vào vấn đề và đảm bảo rằng mọi người trong nhóm của bạn đều có quyền truy cập vào vấn đề đó. Truyền đạt KPI trong một cuộc họp trực tuyến, gửi chúng qua email hoặc đưa chúng vào sổ tay. Nó cần nhãn cầu của mọi người trên đó để tất cả các thành viên trong nhóm đều ở trên cùng một trang và họ có thể yêu cầu làm rõ nếu cần. - Nó được cập nhật lần cuối khi nào?
Các mục tiêu và dự án sẽ giảm dần và trôi chảy. Khi KPI thay đổi, hãy đảm bảo rằng tất cả mọi người đều tham gia. - Nó có đang được nói đến không?
Luôn đi đúng hướng với các cuộc họp và giao ban trực tuyến thường xuyên. Giữ cánh cửa mở cho các câu hỏi và câu trả lời trong khi thảo luận về quỹ đạo của dự án. Cho mọi người biết họ đang làm như thế nào, dự án đang hoạt động như thế nào và những gì đang được đo lường cũng như cách thức.
2. Xác định, nắm bắt và kết hợp các phong cách giao tiếp khác nhau
Mỗi người đều có một phong cách giao tiếp riêng. Hiểu cách bạn gửi tin nhắn và nhận tin nhắn của người khác là một bài tập mạnh mẽ trong nhận thức. Nó có thể được sử dụng như một công cụ để thúc đẩy làm việc theo nhóm và giao tiếp hiệu quả hơn trong và ngoài cuộc họp trực tuyến.
Giao tiếp hiệu quả là điều cần thiết cho tất cả các mối quan hệ, bao gồm cả sự năng động của nhóm. Học cách trở thành người giao tiếp thành thạo trong môi trường nhóm và xem hiệu suất của nhóm của bạn được cải thiện đáng kể trực tuyến và trực tiếp:
Dưới đây là một vài cách để trở thành người giao tiếp tốt hơn trong môi trường nhóm:
- Nghe để hiểu…
… Thay vì nghe trả lời. Nghe có vẻ đơn giản, nhưng khi chúng ta khoanh vùng và tập trung vào những gì đồng nghiệp hoặc người quản lý đang nói, nó có thể tạo ra sự khác biệt giữa việc thông tin có được hấp thụ hay không! Cho dù gặp trực tiếp hay qua hội nghị truyền hình, mọi người đều phản hồi tốt hơn khi họ cảm thấy được nhìn thấy và nghe thấy. - Xem ngôn ngữ cơ thể
Ngôn ngữ nói rất quan trọng, nhưng chính những gì cơ thể giao tiếp mới thực sự thúc đẩy thông điệp của bạn. Người đang nói chuyện với bạn thế nào? Đôi mắt của họ lấp lánh hay bóng hơn? Họ đang khoanh tay hay khoanh tay? Hãy tính đến cả ngôn ngữ cơ thể của bạn. Bạn đang mở hay đóng cửa? Đứng quá gần hoặc không đủ xa? - Chứng kiến cách người khác xem xét bối cảnh
Nếu bạn lo lắng về việc trình bày một quảng cáo chiêu hàng từ xa, hãy chú ý đến cách nhóm của bạn thực hiện điều đó. Xem video trực tuyến của các diễn giả và người thuyết trình nổi tiếng. Lưu ý vị trí cơ thể và lập trường của họ. Nhịp giọng và từ vựng của họ. Nhận gợi ý từ những người xung quanh bạn để bạn có thể học hỏi từ những chuyên gia và thu hút khán giả của mình! - Im lặng là được
Im lặng không có gì phải khó xử. Đó là điều tự nhiên và cung cấp cho người nghe cơ hội để tiếp thu tài liệu và hình thành câu hỏi hoặc nhận xét. Đặc biệt là trong những nhóm có sự pha trộn của cả người nói chậm và nói nhanh, một khoảnh khắc im lặng nhường chỗ cho sự suy nghĩ hoàn chỉnh để không ai bị gián đoạn. - Tránh Nạng văn học
Điều tự nhiên là bạn muốn sử dụng các từ “ừm”, “thích” và “ờ” làm nạng để giữ vị trí của bạn trong khi nói hoặc để giúp bạn khơi dậy luồng suy nghĩ tiếp theo của mình. Thay vào đó, hãy nói chậm hơn và điều chỉnh nhịp thở của bạn. - Ném một động từ hành động cho ngôn ngữ nâng cao
Để có cách nói và giao tiếp có âm thanh chuyên nghiệp rõ ràng hơn, hãy thử dựa vào các động từ hành động mạnh như “mũi nhọn”, “khuếch đại” và “hồi sinh”. - Tìm kiếm chủ đề chung trong một lập luận
Ngay cả khi bạn đang nghiên cứu sâu về một dự án trong cuộc họp trực tuyến với một đồng nghiệp không đáng tin cậy, hãy sử dụng cuộc trò chuyện như một lời mời để tìm ra những gì bạn có thể đồng ý thay vì không đồng ý. Tìm kiếm điểm chung đó trong một cuộc trò chuyện căng thẳng hoặc một cuộc tranh cãi có thể mang lại sự rõ ràng và thắt chặt tinh thần của cả nhóm. Ví dụ: nếu bạn có cùng mục tiêu hoặc kết quả cuối cùng, hãy chiếu đèn vào đó có thể chỉ đủ để chỉnh sửa cuộc trò chuyện. - Chọn “Tôi biết” thay vì “Tôi nghĩ”
Biết những gì bạn đang nói và trình bày sự thật sẽ giúp bạn trở thành một thành viên mạnh mẽ trong nhóm mà những người khác có thể dựa vào. Nói một nửa sự thật và đưa ra giả định bằng cách nói, “Tôi nghĩ đó là điều này…” hoặc “Tôi khá chắc chắn là điều đó…” không mang lại cho bạn nhiều quyền hạn hoặc sự tin cậy. Tạo niềm tin và sự tự tin bằng cách thực hiện nghiên cứu, nói chuyện với đúng người và chắc chắn trong tuyên bố của bạn để không ai có thể phá bỏ nó. - Thực hiện các cầu nối bằng lời nói
Đôi khi các cuộc trò chuyện hướng đến một vết xe đổ cũ tốt và bùng cháy. Chuyển hướng tuyến đường bằng cách tìm một cây cầu để quay lại nơi nào đó dễ chịu hơn. Để chuyển trọng tâm, hãy sử dụng câu “Có, nhưng…” “Tôi tò mò muốn biết thêm về…” “Tôi mời bạn xem xét…” “Điều quan trọng cần nhớ…” Bằng cách này, bạn có thể ném vào một câu châm ngôn cờ lê và điều khiển lại cuộc trò chuyện theo cách mang tính xây dựng hơn. - Biết câu chuyện của bạn đang diễn ra ở đâu
Đi theo hướng tiếp tuyến sẽ chiếm thời gian và khi bạn đang điều hành một công việc kinh doanh, bạn không muốn bị rơi vào tình thế khó xử của ai đó. Khuyến khích mọi người (và chính bạn) nhận thức được khi kể một câu chuyện. Bạn đang kể một câu chuyện? Giải thích một lý thuyết? Phá vỡ một khái niệm? Trước khi bắt đầu, hãy biết điểm chia sẻ của bạn là gì và trong khi kể, hãy cố gắng loại bỏ cảm xúc không cần thiết, quá nhiều chi tiết và luôn có mục tiêu trong đầu! - Mang nó dễ dàng
Nhớ thở. Chỉ cần thư giãn, nói chậm và có chủ đích! Nhóm của bạn bao gồm những người ở phía bên kia của màn hình. Miễn là bạn lịch sự và chuyên nghiệp, giao tiếp xuất sắc sẽ tự nhiên theo sau.
3. Cùng nhau làm việc như một
Ngay cả khi hiểu rõ về các chỉ số hiệu suất chính và khả năng trò chuyện năng động, việc quản lý một nhóm từ xa có thể cảm thấy như có nhiều bộ phận hoạt động nhưng đến cuối ngày, đó vẫn là một nhóm. Hãy nhớ rằng tất cả các bạn đang làm việc cùng nhau như một người thổi sức sống vào tập thể của đội bạn.
Quyền sở hữu, phản hồi ngang hàng và đăng ký thường xuyên giúp giữ cho tất cả các bộ phận chuyển động hoạt động đồng bộ. Ví dụ: huấn luyện và phản hồi mang tính xây dựng tập trung vào hành vi hơn là con người sẽ thúc đẩy ít phòng thủ hơn và quyền sở hữu tốt hơn. Nó đưa ra một ví dụ về những gì phải làm mà không tấn công cá nhân bất kỳ ai.
Khi các thành viên trong nhóm nhận ra rằng họ không phải làm việc trong các hầm chứa và mọi người có thể dựa vào nhau, kết quả công việc sẽ tăng lên. Không phải làm mọi thứ một mình sẽ tạo ra một dòng chảy năng động. Miễn là mọi người đều rõ về thứ bậc và vai trò của dự án, sức mạnh của một nhóm sẽ trở nên mạnh mẽ hơn theo cấp số nhân; Đặc biệt nếu các thành viên trong nhóm sẵn sàng cố vấn và tìm kiếm tài năng mới.
Với các tính năng phức tạp đi kèm với phần mềm hội nghị truyền hình để tăng cường kết nối như chia sẻ màn hình, An bảng trắng trực tuyến và ghi âm cuộc họp trực tuyến, rất có thể làm việc như một đơn vị gắn kết trực tuyến. Hơn nữa, các tích hợp cho Slack, Lịch Google và Outlook thực sự bổ sung vào kết nối ảo liền mạch trong các cuộc họp trực tuyến, quản lý dự án, bản trình bày và hơn thế nữa.
4. Khuyến khích học tập bổ sung với tư cách là một nhóm
Mỗi nhân viên đều mang đến bộ kỹ năng và kinh nghiệm độc đáo của riêng họ cho nhóm, nhưng để mỗi thành viên thực sự tỏa sáng và thành công trong bất kỳ vai trò nào, điều quan trọng là phải xây dựng dựa trên bộ kỹ năng này với tư cách cá nhân và với tư cách là một nhóm. Học tập trong công việc (và với tốc độ của công nghệ!) Là điều bắt buộc đối với các đội để thích nghi và thực hiện cùng với cuộc thi.
Vậy nhân viên của bạn đang học tập như thế nào? Đào tạo trực tuyến, hướng dẫn, tài liệu khóa học dựa trên video - cơ hội để trau dồi kỹ năng và học hỏi những kỹ năng mới là rất lớn. Hãy nghĩ về cách nhân viên mới được giới thiệu, đào tạo và đưa vào công ty; Hoặc về cách các nhân viên lớn tuổi hơn, trung thành hơn được cung cấp các phương tiện để duy trì sự phù hợp và đi đầu với các xu hướng mới trong công nghệ và thị trường.
Một chiến lược đào tạo mạnh mẽ nhằm phát triển thương hiệu của bạn và mang lại mục đích cho nhân viên sẽ làm cho doanh nghiệp của bạn thu hút được tài năng mới đồng thời củng cố mối quan hệ của nhóm của bạn. Học tập tại chỗ, cố vấn, đào tạo tại chỗ, nghiên cứu cá nhân, tài liệu ghi sẵn và hơn thế nữa đều có thể được cung cấp bằng phần mềm hội nghị truyền hình. Phát trực tiếp lên YouTube hoặc làm cho video có thể truy cập được qua cổng trực tuyến của nhân viên.
Bằng cách chọn Callbridge cho nhu cầu hội nghị trên web của mình, bạn có thể ảnh hưởng rất nhiều đến cách nhóm của bạn giao tiếp trong không gian trực tuyến. Cải thiện đáng kể cách các dự án được xử lý, các cuộc họp trực tuyến được thực hiện và động lực của nhóm được xây dựng dựa trên. Sử dụng các tính năng phức tạp như Loa tiêu điểm, Chế độ xem thư viện và Chia sẻ màn hình để làm phong phú thêm cuộc trò chuyện của bạn và thúc đẩy cuộc trò chuyện hướng tới cải thiện hiệu suất nhóm trực tuyến.
