Với năm 2020 khởi đầu rầm rộ, thật an toàn khi nói rằng vào giữa năm nay, trải nghiệm của bạn với hội nghị truyền hình đã được cải thiện gấp mười lần. Văn phòng của bạn rất có thể đã chuyển đổi sang phương pháp tiếp cận trực tuyến, làm việc tại nhà hơn, mở ra cánh cửa giao tiếp trực tuyến bằng cách sử dụng hội nghị truyền hình với khách hàng, trong các cuộc họp giao ban nhóm, cuộc gọi hội nghị quản lý cấp trên, các phiên động não, cuộc họp trạng thái… và danh sách sẽ trên.
Hơn nữa, khi chúng ta tiếp tục thích ứng với những thời kỳ thay đổi mà mọi người hiện đang phải đối mặt, lực lượng lao động đang trở nên phân hóa theo cách họ thể hiện (hoặc hầu như!) Để làm việc. Bạn có đồng nghiệp nào đang làm việc toàn thời gian tại nhà không? Ban quản lý có đặt 2 ngày một tuần tại văn phòng và sau đó làm việc từ xa không? Bạn có đang qua lại giữa những khách hàng phải ở văn phòng 5 ngày một tuần không?
Khi các đồng nghiệp và thành viên trong nhóm đã trải rộng trên toàn cảnh kỹ thuật số và vật lý, việc giữ mọi người lại với nhau có thể là một nhiệm vụ khó khăn mặc dù không phải là một nhiệm vụ bất khả thi! Mặc dù có những hạn chế về thời gian, rào cản ngôn ngữ, sự khác biệt trong hệ thống phân cấp và những thách thức chung với việc quản lý thời gian, nhưng mọi người đều thực sự muốn làm việc cùng nhau hiệu quả và năng suất nhất có thể.
Dưới đây là cách duy trì hiệu quả môi trường làm việc hợp tác nếu nhóm của bạn được chia tách tại nhà, tại văn phòng hoặc tại hiện trường.
9 cách để quản lý sự hợp tác giữa nhiều văn phòng:
9. Tránh lộn xộn email
Email là chìa khóa để giao tiếp nhanh chóng và hiệu quả trong khi vẫn đảm bảo có “lối mòn”. Nhưng khi một câu hỏi nhỏ bong bóng thành một cuộc trò chuyện khổng lồ trở nên dài và phức tạp, hiệu quả thực tế của cuộc trao đổi sẽ trở nên phức tạp.
Việc chuyển sang sử dụng công cụ giao tiếp kinh doanh cung cấp kênh hiển thị trực quan và dễ hiểu về công việc, trạng thái và các cập nhật sẽ giúp mọi người trong nhóm có cái nhìn tổng quan hơn về những gì đang diễn ra. Một công cụ cộng tác như Slack tạo ra sự gắn kết này, cũng như phần mềm hội nghị truyền hình được tích hợp nhiều tùy chọn . Bằng cách này, bạn có thể kết hợp hai nền tảng để đạt hiệu quả cộng tác tối ưu.
8. Theo dõi khối lượng công việc
Xem những gì mọi người đang làm thông qua một công cụ quản lý dự án giúp phân biệt tình trạng của dự án và ai đang ở trong đó. Bằng cách đó, cho dù bạn đang ở nhà hay đi công tác, bạn có thể tiếp tục và xem những gì đang diễn ra.
Hãy tận dụng việc mã hóa màu sắc và sử dụng hàng và cột để sắp xếp các tệp, vị trí và theo dõi thời gian. Ngược lại, việc tổ chức cuộc họp trực tuyến bằng hội nghị video để thảo luận về dự án trong thời gian thực sẽ tạo cơ hội cho các đồng nghiệp chia sẻ về tình hình hiện tại và cảm nhận của họ trong quá trình thực hiện dự án. Xây dựng thói quen họp trực tuyến để thảo luận về tình trạng và cập nhật tiến độ sẽ giúp xác định các hạng mục ưu tiên, các điểm nghẽn và giảm thiểu việc trễ hạn.
(alt-tag: Người phụ nữ sành điệu đang đi bộ xuống phố cầm điện thoại di động trong khi nhìn vào nó và đưa ngón tay cái qua.)
7. Hãy lưu tâm đến các múi giờ
Không phải lý tưởng khi bạn phải tham gia một cuộc họp “đỏ mắt” hoặc một cuộc họp ngay trước khi đi ngủ, nhưng khi lên lịch cho các dự án hoặc đồng bộ hóa, múi giờ đóng vai trò quyết định thời điểm có một cuộc tụ tập giữa các văn phòng.
Việc có sẵn lịch biểu của mọi người cho phép người chủ trì hoặc người tổ chức có thể biết được thời điểm tốt nhất để tổ chức một cuộc họp trực tuyến. Hãy tìm phần mềm hội nghị truyền hình đi kèm với bộ lập lịch múi giờ hoặc mở cho một số người tham gia được mời phải ghi lại cuộc họp ngay bây giờ để xem sau.
6. Đăng ký thường xuyên
Khi nhóm của bạn trải rộng khắp văn phòng, nhà riêng và hiện trường, thật dễ dàng để mất một số hành vi điển hình hơn có được khi bạn làm việc song song và chỉ cách nhau vài bước chân - chẳng hạn như liếc qua để đặt câu hỏi hoặc đi ngang qua nhau trong hội trường hoặc phòng nghỉ.
Để đảm bảo mọi người đều ở trên cùng một trang, hãy áp dụng thói quen chạm vào cơ sở thường xuyên. Đừng ngần ngại thực hiện kết nối nhiều lần một tuần cho dù bằng email, đồng bộ hóa, cuộc gọi hội nghị, hội nghị video hay trò chuyện văn bản!
5. Dựa vào tự động hóa để theo dõi
Quản lý thời hạn, trạng thái và tiến độ công việc không dễ dàng khi bạn không thể thực hiện trực tiếp. Nhưng khi bạn có thể giảm tải công việc lặp đi lặp lại tốn thời gian, bạn sẽ nới lỏng thời gian để dành cho những nhiệm vụ quan trọng hơn. Thêm vào đó, việc loại bỏ yếu tố con người sẽ tạo ra kết quả tốt hơn, chính xác hơn. Hãy để tự động hóa thực hiện công việc nặng nhọc giúp bạn:
- Lên lịch lời mời và lời nhắc cho các hội nghị truyền hình sắp tới
- Tích hợp Lịch Google với phần mềm hội nghị truyền hình của bạn để có lịch trình và thông báo liền mạch
- Chia sẻ thông tin thời gian thực với Google Tài liệu và nhận các chỉnh sửa và thay đổi tức thì được gửi đến email của bạn
- Công cụ quản lý dự án và video tự động hóa bảng tính, thông tin khách hàng, bản ghi âm, bản ghi âm và hơn thế nữa.
4. Sử dụng ứng dụng dành cho thiết bị di động
Trong trường hợp có cuộc họp trực tuyến, ứng dụng dành cho thiết bị di động cung cấp cho đồng nghiệp tùy chọn nhanh chóng và dễ dàng để có thể thực hiện cuộc gọi từ bất cứ đâu - trên đường phố, sân sau hoặc trong phòng ăn trưa.
Bắt đầu cuộc họp khi đang di chuyển trong lòng bàn tay mang đến cho bạn những cuộc họp chất lượng cao giống như thể chúng đang diễn ra trên máy tính để bàn của bạn. Bạn vẫn có thể lên lịch họp trước hoặc tại chỗ; bạn có thể truy cập và đồng bộ hóa với Lịch và Sổ địa chỉ của mình; và tất nhiên, ngay nơi bạn đang ở cũng là nơi cuộc họp của bạn diễn ra. Ứng dụng dành cho thiết bị di động cho phép bạn tự do tiến hành cuộc họp hoặc cuộc gọi ở bất kỳ đâu có kết nối internet.
Ngoài ra, bạn vẫn có quyền truy cập vào lịch sử cuộc gọi, bản ghi và bản ghi âm, trong một môi trường họp an toàn và bảo mật.
3. Tạo một trung tâm lưu trữ công việc “chuẩn hóa”
Giúp tất cả các tệp, liên kết, tài liệu và phương tiện quan trọng dễ dàng truy cập và lưu trữ ở một vị trí. Khi nó được tập trung ở một nơi, việc tiếp cận nó không phải là một nhiệm vụ như vậy. Khi các mục được lập danh mục, sắp xếp và có sẵn trong thời gian thực, mọi người đều có thể có quyền truy cập vào các tệp mới nhất, các cuộc họp được lập thành văn bản gần đây nhất và các quyết định quan trọng.
Một số gợi ý khác:
Nếu bạn có văn phòng ở các địa điểm khác nhau, có thể có nhiều ngôn ngữ được sử dụng. Cố gắng duy trì ngôn ngữ được sử dụng rộng rãi nhất và nếu bạn cần giao tiếp bằng một ngôn ngữ khác, hãy tiến hành cuộc trò chuyện một cách riêng tư qua trò chuyện văn bản hoặc trong một kênh riêng biệt.
Tránh tạo bản sao của các tài liệu bằng cách dán nhãn chúng một cách chính xác, rõ ràng và làm rõ rằng có một quy trình để xử lý chúng. Không có gì tệ hơn việc lãng phí hàng giờ cho một tài liệu đã được hoàn thành, có phiên bản mới hơn hoặc bị mất.
Phân biệt phương thức giao tiếp nào là phù hợp nhất cho mục tiêu của bạn. Nếu bạn yêu cầu làm rõ một chi tiết hoặc câu hỏi có hoặc không, hãy gửi cho đồng nghiệp của bạn một tin nhắn trong trò chuyện văn bản. Nếu bạn lo lắng về yêu cầu nghỉ việc sắp tới, hãy gửi email. Nếu có vấn đề với đồng nghiệp và nó ảnh hưởng đến khả năng thực hiện và tạo ra công việc tốt của bạn, hãy lên lịch họp video riêng tư.
2. Áp dụng phương pháp tiếp cận "Video trên hết"
Đặc biệt trong bối cảnh đại dịch ảnh hưởng đến toàn thế giới, cách tiếp cận lấy video làm trung tâm, coi trọng tương tác trực tiếp, giúp đồng nghiệp cảm thấy như đang làm việc với một người thật chứ không phải chỉ là một hình ảnh tưởng tượng. Thể hiện khuôn mặt, chia sẻ giọng nói, cử động cơ thể – tất cả đều góp phần tạo nên một hình ảnh chân thực hơn về bản thân trong môi trường ảo. Hội nghị video giúp tái tạo môi trường văn phòng bình thường trong không gian kỹ thuật số.
Thêm vào đó, tại sao lại "nói" khi nào bạn có thể "hiển thị?" Một số bản trình bày - đặc biệt là những bản trình bày liên quan đến các khái niệm và ý tưởng trừu tượng hoặc điều hướng thực tế thông qua thiết kế trang web - sẽ tốt hơn với phần trình diễn bằng cách sử dụng chia sẻ màn hình. Các đồng nghiệp thực sự có mặt trên cùng một trang trong phiên hội nghị truyền hình của bạn với một hàng ghế đầu theo ý tưởng của bạn.
1. Thử nghiệm và Nhận phản hồi
Giống như hầu hết các cách sắp xếp, có một chút chuyển đổi và thử nghiệm liên quan. Sự cộng tác giữa các văn phòng hoạt động giống như một cỗ máy được bôi dầu tốt thay vì một cỗ máy bị rỉ sét, cần phải thực hiện các chiến lược, phương thức giao tiếp và công cụ khác nhau để xem quá trình hành động tốt nhất phù hợp với nhóm.
Một trong những yếu tố quan trọng nhất sẽ quyết định sự thành công của nhóm hoặc đầu ra của dự án là sự sẵn lòng tin tưởng lẫn nhau của mọi người. Các thành viên trong nhóm có thể đối xử với nhau một cách tôn trọng không? Những người làm việc từ xa có đang kéo trọng lượng của họ thay vì chỉ nằm dài? Nhân viên văn phòng có đảm đang quá nhiều, háo hức gây ấn tượng và dẫn đầu?
Tập trung vào việc lập kế hoạch, sử dụng các công cụ xây dựng nhóm và một chút tình bạn thân thiết ở đây và ở đó, ngay cả khi nhóm của bạn bị dàn trải, việc thử những điều mới để thu hẹp khoảng cách không phải là điều khó khăn. Điều quan trọng là thử các chiến lược và công cụ mới và xem những chiến lược và công cụ nào mang lại kết quả tốt nhất cho nhóm và mục tiêu của bạn.
Sự hợp tác giữa các bộ phận luôn đi kèm với một số xung đột và thách thức. Kết quả làm việc của các đồng nghiệp làm việc trong và ngoài văn phòng, ở gần và xa, và hoạt động theo các lịch trình khác nhau như giờ giấc linh hoạt , bán thời gian hoặc toàn thời gian đều ảnh hưởng đến hiệu quả và quy trình công việc. Tuy nhiên, ngay cả trong tình hình hiện tại của thế giới, đây vẫn là một cơ hội để thích ứng với sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống tích hợp hơn, có thể thay đổi và linh hoạt theo công nghệ mà chúng ta sử dụng.
Hãy để bộ phần mềm hội nghị truyền hình hai chiều độc đáo của Callbridge tạo ra sự gắn kết giữa các nhóm. Công nghệ của nó được thiết kế để kết nối mọi người, vì vậy doanh nghiệp của bạn có thể phát triển bất kể lực lượng lao động của bạn phân tán như thế nào.
Callbridge phục vụ cho các doanh nghiệp quy mô trung bình đang tìm kiếm các giải pháp tinh vi giúp thu hẹp sự khác biệt trong nội bộ giữa các đồng nghiệp và bên ngoài với khách hàng, nhà cung cấp, các bên liên quan và các bộ phận vận động quan trọng khác của doanh nghiệp đang phát triển của bạn. Cung cấp một loạt các tính năng cộng tác để thúc đẩy sự tương tác và năng suất, nền tảng hội nghị âm thanh, video và web chuyên nghiệp của Callbridge giúp bạn kết nối một cách an toàn và bảo mật mọi lúc mọi nơi.
Điều gì làm cho Callbridge khác biệt?
Ghi chép biên bản cuộc họp bằng AI – Trợ lý cá nhân thông minh nhân tạo Cue™ sẽ giúp bạn ghi âm các cuộc họp và xác định người nói, chủ đề và nội dung chính.
Tích hợp với Slack và Google Calendar – Không bao giờ bỏ lỡ bất kỳ thông tin nào khi bạn có thể tích hợp với Google Suite, Outlook và Slack.
Các tính năng vượt trội – Tận hưởng các tính năng đẳng cấp thế giới như ghi âm cuộc họp , chia sẻ màn hình , chia sẻ tài liệu , bảng trắng trực tuyến và hơn thế nữa!
Bảo mật cấp cao – Hãy hoàn toàn yên tâm rằng thông tin của bạn được an toàn và bảo mật với Mã truy cập một lần, Khóa cuộc họp và Mã bảo mật.
Tùy chỉnh thương hiệu – Tạo dấu ấn riêng cho phòng họp trực tuyến của bạn bằng logo và bộ nhận diện thương hiệu riêng.
Không cần tải xuống – Không có dây cáp và thiết bị cồng kềnh, chỉ cần giải pháp hội nghị truyền hình trực tuyến dựa trên trình duyệt , không cần tải xuống.
