Всеки бизнес разчита на способността си да управлява времето и работата, за да може да постигне най-добри резултати. Разрастването, мащабирането, разширяването, просто не е възможно без внедряване на солидна структура на работния поток и управление на начина, по който се развива. След това, ако не можете да го управлявате, не можете да го измервате. И така, какво точно е управлението на работата и как то оптимизира екипите? Прочетете, за да научите повече.
Какво е управление на работата?
В най-основните си термини управлението на работата се отнася до мястото, където процесите на екипа и процесите на бизнеса се срещат, за да формират сплотеност в работните потоци и резултатите.
Софтуерът за управление на работата е особено полезен при организирането на потока и очертаването на процеси, които генерират информация. Съчетан с онлайн срещи, използващи софтуер за видеоконференции, подходът за управление на работата създава ритъм и видимост за всички, от служители до клиенти, и рационализира процесите за подобрена производителност и резултати.
Управлението на работата може да бъде пробито, за да се управлява определен проект или отделен човек. Процесът на управление на работата започва в началото на цикъла на управление на проекта, така че можете да получите по-ясно разбиране на обхвата, за да разберете по-добре как ще се развие един (или множество) проект.
Управлението на работата влияе върху начина на работа с екипите. Това включва:
- Управление на индивиди
- Надзор на работния процес
- Насочване на натоварването
- Разпределяне на задача на екипи
- Решаване на това какво е приоритет
- Създаване на срокове
- Актуализиране на клиенти и служители относно промени или блокове
... всичко това може да бъде обработено чрез софтуер за управление на работата и допълнително овластено чрез онлайн срещи и видео чат.
Управление на проекти Vs. Управление на работата
Управлението на проекти е цялостен подход към цялото, докато управлението на работата е подход, който комбинира управление на проекти, автоматизация на работата и сътрудничество, за да даде възможност на екипите да работят по-добре във всички проекти, задачи, резултати и т.н.
Управлението на проекти помага да се управляват проекти, които имат начало и край и ясни роли за различните служители. Това обаче може да намали спешни или ad hoc проекти, ясни задачи в последния момент и други. Плюс това, нека вземем предвид времето, прекарано в имейли, администраторски задачи, присъствие на срещи и други неща, които не работят, за което служителят е бил специално привлечен в екипа.
Защо управлението на работата е толкова критично?
Най-общо казано: подобрява производителността. Точно както при всяка управленска система или човек на мениджърска позиция , управлението на работата е друг начин да се гарантира, че екипът ви работи с максимална производителност, за да осигури най-доброто качество при най-ефективната скорост на изпълнение, без да се налага да се изчерпват финансови средства. Намаляването на съкращенията, идентифицирането на пречките, определянето на времето спрямо бюджета - всичко това може да се постигне с правилна комуникация и стратегии за най-добрата система за управление на работата.
Нарушаване на управлението на работата
Подробностите ще се променят от индустрия към индустрия и между организациите, но има някои общи черти и общи предизвикателства при управлението на работата:
- Задачи на екипи
Когато се появи нов проект, организацията и делегирането са на първо място. Отговорността на мениджъра е да разпределя и разпределя ресурси, като същевременно гарантира, че те разполагат с подходящия човек за работата или задачата, освен че се уверят, че това е направено навреме и е висококачествено. Полезно е да следите кой какво прави с цифрови инструменти и софтуер за управление, като същевременно се придържате към често виртуална среща график за актуализации на състоянието, проверки и брифинги - Установяване на граница между спешни и високо приоритетни задачи
Особено ако нещо изскочи от нищото, може да има известно объркване относно това, което трябва да се свърши скоро. Осъзнаването на предстоящите крайни срокове и видимостта на това, което е в процес на създаване, създава по-добро разбиране и гледна точка за знанието дали да се каже да или не на резултатите. - Създаване на крайни срокове за задачи
Мениджър, който има знания и опит, ще бъде вещ в определянето на подходящи срокове за изпълнение на задачите. Проблемите възникват, когато сроковете се променят или няма достатъчно буферно време. Крайните дати трябва да бъдат ясно очертани и видими за всички. - Оставайки прозрачни с клиентите
Общото правило е да се подценява и преизпълнява, а не обратното. Ясните и кратки разговори с клиенти и екипи помагат да се управляват очакванията и да се установят приоритети, така че хората да са на една и съща страница. Именно когато промените и пренасочванията към проекта, крайният срок и разпределението на ресурсите не са изяснени, проектът може да бъде дерайлиран или да стане по-предизвикателен.
С подходящ поток за управление на работата, който позволява последователни онлайн срещи и актуализации, проектите могат да се оформят по-точно и да останат на бюджета и навреме.
Най-добри практики за управление на работата
Независимо дали имате специфичен софтуер за управление на работата или друга система, като например рутинни онлайн срещи, знайте, че тя не е задължително да бъде окончателно установена. Най-ефективното управление на работата е реалност и трябва да се преразглежда често. Ето няколко неща, които трябва и не трябва да се правят :
- Практикувайте отлична комуникация
Изградете обща екипна среда с ясна и навременна комуникация. Установете централизирана информация и документи, чести онлайн срещи и събирания на екипи. Вдъхнете фирмена култура на комуникация, като се съгласите относно правилата за ангажиране: Кога е най-добре да изпратите имейл или да имате среща? Кой отговаря за какво и как може да се свърже с тях? Как се качват новите служители? Къде служителите могат да отидат да задават въпроси? - Не избягвайте прозрачността
Уведомете членовете на екипа какво се случва веднага щом се случи или веднага щом е подходящо. Имало ли е намаляване на бюджета? Промяна в ръководството? Ново бизнес развитие? Дръжте хората в течение и споменавайте причините за промяната, когато е подходяща. Също така, опитайте се да избягвате скриване на важна информация. Слуховете губят време и рушат морала. - Насърчавайте непрекъснат цикъл на обратна връзка
За най-добри възможни резултати оценката и обратната връзка налагат по-добро слушане и насърчават резултатите. Не само изгражда доверие, но задържа служителите и кара хората да се чувстват оценени. Нека обратната връзка да бъде част от процеса на управление на работата за по-добра производителност и по-малко загуба на време. - Не Микроуправление
Членовете на екипа бяха наети да свършат работата. След като им бъдат дадени инструментите и времето, от което се нуждаят, не е нужно да бъдат гледани като ястреб. Оставете ги да имат достъп до софтуера и платформите, които разполагат с информацията, от която се нуждаят, и след това им се доверете, за да постигнат това, което са си поставили за цел. С други думи, информирайте ги и ги настройте за успех, за да могат да работят до пълния си потенциал непрекъснато.
Нека сложната платформа за видеоконференции на Callbridge създаде връзки, за да даде възможност на хората и задачите за управление на работата, пред които са изправени. С видеоцентричен подход, който се интегрира безпроблемно с други инструменти за управление на проекти и бизнес комуникация, можете да оптимизирате незабавното функциониране на вашия екип.
