Kad je 2020. godina krenula sa sve bržim startom, sigurno je reći da se do sada, sredinom godine, vaše iskustvo s video konferencijama desetostruko poboljšalo. Vaš se ured najvjerojatnije pretvorio u pristup mreži više od kuće, otvaranje vrata internetskoj komunikaciji putem video konferencija s klijentima, na timskim brifingima, konferencijskim pozivima višeg rukovodstva, sesijama mozgova, statusnim sastancima ... i lista ide na.
Štoviše, kako se nastavljamo prilagođavati promjenjivim vremenima sa kojima se svi trenutno suočavaju, radna snaga postaje podijeljena u načinu na koji će se fizički (ili virtualno!) Pojaviti na poslu. Imate li kolege koji rade od kuće stalno? Stavlja li uprava dva dana u sedmici u uredu, a zatim radi na daljinu? Idete li naprijed-nazad između klijenata koji moraju ostati u uredu 2 dana u sedmici?
Kada se kolege i članovi tima rašire po digitalnim i fizičkim krajolicima, zadržavanje svih na okupu može se pokazati teškim zadatkom, iako ne i nemogućim! Iako postoje vremenska ograničenja, jezične barijere, razlike u hijerarhiji i opći izazovi u upravljanju vremenom, svi zaista žele zajednički rad učiniti što efikasnijim i produktivnijim.
Evo kako efikasno održavati zajedničko radno okruženje ako je vaš tim podijeljen kod kuće, u uredu ili na terenu.
9 načina za upravljanje suradnjom među uredima:
9. Izbjegavajte nered s e-poštom
E-adrese su ključne za brzu i efikasnu komunikaciju, istovremeno osiguravajući da postoji "trag". Ali kada se malo pitanje pretvori u gigantski razgovor koji postane dug i kompliciran, stvarna efikasnost razmjene postaje zamršena.
Prelazak na alat za poslovnu komunikaciju koji pruža kanal na kojem se rad, statusi i ažuriranja čine vidljivim i grafičkim, pruža svima na palubi lakši pregled događaja. Alat za suradnju poput Slacka stvara ovu vrstu kohezije, kao i softver za video konferencije koji se isporučuje sa mogućnosti integracije. Na ovaj način možete spojiti dvije platforme za vrhunske zajedničke performanse.
8. Pazite na radna opterećenja
Vidjeti na čemu svi rade pomoću alata za upravljanje projektima pomaže prepoznati status projekta i ko je na njemu. Na taj način, bilo da ste kod kuće ili putujete na posao, moći ćete uskočiti i vidjeti što je u planu.
Iskoristite kodiranje boja i korištenje redaka i stupaca za organiziranje datoteka, lokacija i praćenja vremena. Suprotno tome, imati internetski sastanak korištenje video konferencija za razgovore o projektu u stvarnom vremenu nudi kolegama priliku da se otvore o tome gdje su i kako se osjećaju u gužvi. Poticanje rutine internetskih sastanaka na kojima se raspravlja o statusu i ažuriranjima pomoći će identificirati prioritetne stavke, uska grla i smanjiti propuštene vremenske rokove.
(alt-tag: Moderna žena koja prolazi ulicom držeći mobilni telefon dok ga gleda i prelistava.)
7. Imajte na umu vremenske zone
Nije idealno da se morate pridružiti sastanku "crvenih očiju" ili onom neposredno prije spavanja, ali kada zakazujete projekte ili sinhronizaciju, vremenske zone igraju ulogu u odluci kada će se održati okupljanje u više ureda.
Imati svima prikladan i dostupan raspored omogućava domaćinu ili organizatoru uvid u najbolje vrijeme za održavanje internetskog sastanka. Potražite softver za video konferencije koji dolazi s planerom vremenske zone ili je otvoren za neke pozvane učesnike koji moraju da snime sastanak sada da bi ga gledali kasnije.
6. Redovna prijava
Kada se vaš tim raširi po uredu, kući i na terenu, lako je izgubiti neka od tipičnijih ponašanja stečenih kada radite u tandemu i na samo nekoliko metara jedno od drugog - poput bacanja pogleda da biste postavili pitanje ili prolazili pored jedni druge u holu ili toaletnoj sobi.
Da biste osigurali da su svi na istoj stranici, usvojite naviku da često dodirujete bazu. Ne ustručavajte se uspostaviti vezu više puta tjedno bilo e-poštom, sinhronizacijom, konferencijskim pozivom, video konferencijom ili tekstualnim chatom!
5. Oslonite se na automatizaciju da biste pratili
Upravljanje rokovima, statusima i napredovanjem posla nije tako lako kad to ne možete učiniti lično. Ali kad možete iskrcati dugotrajan ponavljajući posao, oslobađate vrijeme za trošenje na važnije zadatke. Uz to, uklanjanje ljudskog elementa daje bolje, tačnije rezultate. Dopustite automatizaciji da vam podigne teške ruke:
- Zakažite pozive i podsjetnike za predstojeće video konferencije
- Integrirajte Google kalendar sa softverom za video konferencije za nesmetan raspored i obavještenja
- Podijelite informacije u stvarnom vremenu s Google Doc-om i primajte trenutne izmjene i promjene poslane na vašu e-poštu
- Alati za upravljanje projektima i video koji automatiziraju proračunske tablice, informacije o kupcima, snimke, transkripcije i još mnogo toga.
4. Koristite mobilnu aplikaciju
U slučaju internetskog sastanka, mobilna aplikacija pruža kolegama brzu i jednostavnu mogućnost da uskoče u poziv bilo gdje da se nalaze - na ulici, u dvorištu ili u trpezariji.
Započinjanje sastanka u pokretu s dlana pruža vam visokokvalitetne sastanke koji su jednako dobri kao da su na vašoj radnoj površini. Još uvijek možete zakazati sastanke unaprijed ili na licu mjesta; možete pristupiti i sinhronizirati svoj kalendar i adresar; i naravno, tamo gdje jeste jeste tamo gdje je i vaš sastanak. Mobilna aplikacija daje vam slobodu vođenja sastanka ili poziva gdje god postoji internetska veza.
Osim toga, i dalje imate pristup historiji poziva, transkriptima i snimcima u sigurnom i sigurnom okruženju za sastanke.
3. Stvorite „standardizirano“ središte za radno skladište
Učinite sve važne datoteke, veze, dokumente i medije lako dostupnim i pohranjenim na jednom mjestu. Kada je centralizirano na jednom mjestu, dolazak do njega ne mora izgledati kao takav zadatak. Kada se predmeti katalogiziraju, organiziraju i postanu dostupni u stvarnom vremenu, svi mogu imati pristup najnovijim datotekama, najnovijim dokumentovanim sastancima i važnim odlukama.
Neki drugi prijedlozi:
Ako imate urede na različitim lokacijama, možda se govori više od jednog jezika. Pokušajte ostati na jeziku koji se najviše govori, a ako trebate komunicirati na drugom jeziku, vodite razgovor privatno putem tekstualnog chata ili na zasebnom kanalu.
Izbjegavajte izradu duplikata dokumenata pravilnim označavanjem, očito i jasno stavljajući do znanja da postoji postupak za rad na njima. Nema ništa gore nego gubiti sate na dokument koji je već urađen, ima noviju verziju ili se izgubio.
Utvrdite koji način komunikacije najbolje odgovara vašem cilju. Ako vam je potrebno pojašnjenje detalja ili pitanje da ili ne, pošaljite svom kolegi poruku u tekstualnom chatu. Ako se brinete zbog predstojećeg zahtjeva za odlazak, pošaljite e-poštu. Ako postoji problem s kolegom, a to utječe na vašu sposobnost da dobro izvedete posao, zakažite video konferenciju jedan na jedan.
2. Usvojite pristup „Prvo video“
Naročito u svjetlu a pandemija koji je utjecao na svijet, videocentrični pristup koji cijeni interakcije licem u lice djeluje na to da kolege imaju osjećaj kao da rade sa stvarnom osobom, umjesto s idejom. Pokazivanje lica, dijeljenje glasa, pokretanje tijela - sve je to dio stvaranja vaše realnije verzije u virtualnom okruženju. Video konferencija radi na stvaranju normalnog uredskog okruženja u digitalni krajolik.
Osim toga, zašto "reći" kad možete "pokazati?" Neke prezentacije - posebno one koje uključuju koncepte i apstraktne ideje ili glatku navigaciju kroz dizajn web stranice - dođu bolje uz demonstraciju pomoću dijeljenja ekrana. Kolege doslovno postaju na istoj stranici vaše video konferencije sa sjedištem u prvom redu prema vašim idejama.
1. Eksperimentirajte i dobijte povratne informacije
Kao i većina aranžmana, tu su uključeni malo prijelaza i eksperimentiranja. Suradnja između više ureda koja djeluje više poput dobro podmazanog stroja, umjesto kao zahrđalog, treba implementirati različite strategije, načine komunikacije i alate kako bi se vidio najbolji način djelovanja koji djeluje za tim.
Jedan od najvažnijih čimbenika koji će odrediti uspjeh tima ili rezultat projekta je spremnost svih da vjeruju jedni drugima. Mogu li članovi tima da se odnose jedni prema drugima s poštovanjem? Vuku li radnici na daljinu svoju težinu, umjesto da se samo izležavaju? Preuzimaju li kancelarijski službenici previše, željni impresioniranja i preuzimanja vodstva?
S naglaskom na planiranje, upotrebu alata za izgradnju tima i ponešto drugarstva tu i tamo, čak i ako je vaš tim raširen, pokušaji novih stvari da se premosti jaz ne moraju biti zastrašujući. Važno je isprobati nove strategije i alate i vidjeti koji od njih donose najbolje rezultate za vaš tim i cilj.
Međusobna saradnja uvijek će imati niz sukoba i izazova. Ishodi kolega koji rade u kancelariji i izvan nje, izbliza i iz daleka, i rade po različitim rasporedima, poput flex sati, nepuno radno vrijeme ili puno radno vrijeme utječu na rezultat i tok posla. Međutim, čak i u trenutnom svjetskom stanju stvari, ovo je prilika da se prilagodimo potencijalno integriranijoj ravnoteži između poslovnog i privatnog života koja se kreće i savija s tehnologijom koju koristimo.
Neka jedinstveni paket dvosmjernih softvera za video konferencije Callbridge stvori koheziju među timovima. Njegova tehnologija dizajnirana je za povezivanje ljudi, tako da vaše poslovanje može cvjetati bez obzira na to koliko je vaša radna snaga raspršena.
Callbridge udovoljava srednjim preduzećima u potrazi za sofisticiranim rješenjima koja smanjuju razlike između kolega i klijenata, dobavljača, dionika i drugih važnih pokretnih dijelova vašeg rastućeg poslovanja. Nudeći širok spektar zajedničkih funkcija za unapređenje angažmana i produktivnosti, Callbridgeova stručna platforma za audio, video i web konferencije održava vas sigurnim i sigurnim vezama bilo gdje da se nalazite i kamo god krenuli.
Po čemu se Callbridge razlikuje?
Transkripcije sastanaka putem AI - Vaš umjetno inteligentni lični asistent Cue ™ brine se o snimanju vaših sastanaka i prepoznavanju govornika, tema i tema.
Integracije sa Slackom i Google kalendarom - Nikada nemojte propustiti ritam kada se možete integrirati uz Google Suite, Outlook i Slack.
Izuzetne karakteristike - uživajte u značajkama svjetske klase poput Snimanje sastanka, Deljenje ekrana, Dijeljenje dokumenata, Online tabla, i više!
Visoka razina sigurnosti - Budite sigurni da su vaši podaci sigurni i sigurni pomoću jednokratnog pristupnog koda, zaključavanja sastanka i sigurnosnog koda.
Prilagođeno brendiranje - Neka vaša internetska soba za sastanke bude brendirana i jedinstvena po vašem, koristeći svoj logotip i standarde brenda.
Nisu potrebna nikakva preuzimanja - nema kabela i teške opreme, samo nula preuzimanja, rješenja za video konferencije zasnovane na pretraživaču.
