Svaka se tvrtka oslanja na svoju sposobnost upravljanja vremenom i radom kako bi mogla postići najbolje rezultate. Rast, skaliranje, proširivanje, jednostavno nije moguće bez implementacije čvrste strukture toka posla i upravljanja načinom na koji se odvija. Dalje, ako ne možete upravljati, ne možete ga izmjeriti. Dakle, šta je tačno upravljanje poslom i kako optimizuje timove? Pročitajte da biste saznali više.
Šta je upravljanje radom?
U svojim najosnovnijim terminima, upravljanje radom odnosi se na to gdje se procesi tima i procesi poslovanja sastaju da bi se stvorila kohezija u radnim tokovima i rezultatima.
Softver za upravljanje poslom posebno je koristan za orkestriranje toka i razgraničenje procesa koji generiraju informacije. Uparen sa mrežnim sastancima koji koriste softver za video konferencije, pristup upravljanju poslom stvara ritam i vidljivost za sve, od zaposlenih do klijenata, i pojednostavljuje procese za poboljšane performanse i rezultati.
Upravljanje poslom može se temeljiti na upravljanju određenim projektom ili pojedincem. Proces upravljanja radom započinje na početku ciklusa upravljanja projektom, tako da možete steći jasnije razumijevanje obuhvaćenog opsega kako biste bolje složili kako će se odvijati jedan (ili više) projekata.
Upravljanje poslom utiče na način na koji se rukuje timovima. To uključuje:
- Upravljanje pojedincima
- Nadgledanje toka posla
- Usmjeravanje radnog opterećenja
- Dodjela zadatka timovima
- Odlučivanje šta je prioritet
- Stvaranje rokova
- Ažuriranje klijenata i zaposlenih o promjenama ili blokovima
… Sa svima se može rukovati putem softvera za upravljanje poslom i dalje ojačati putem mrežnih sastanaka i video ćaskanja.
Upravljanje projektima vs. Upravljanje poslom
Upravljanje projektima je holistički pristup cjelini, dok je upravljanje radom pristup koji kombinira upravljanje projektima, automatizaciju rada i suradnju kako bi se timovi osnažili za bolji rad na svim projektima, zadacima, rezultatima itd.
Upravljanje projektima pomaže u upravljanju projektima koji imaju početak i kraj i imaju jasne uloge za različite zaposlenike. Međutim, to može popustiti na hitne ili ad hoc projekte, jasne zadatke u zadnjem trenutku i još mnogo toga. Uz to, uzmimo u obzir vrijeme provedeno na e-porukama, administrativnim zadacima, prisustvovanju sastancima i drugim stvarima koje nisu posao koji je zaposlenik posebno doveo u tim.
Zašto je upravljanje radom toliko kritično?
U osnovnim terminima: poboljšava performanse. Baš kao i sa bilo kojim menadžerskim sistemom ili pojedinac na mjestu menadžera, upravljanje radom je još jedan način da osigurate da vaš tim radi na vrhunskim performansama kako bi pružio najbolji kvalitet uz najefikasniju brzinu isporuke, bez potrebe za iscrpljivanjem financija. Smanjenje viška zaposlenih, identifikovanje uskih grla, određivanje vremena u odnosu na budžet mogu se uspostaviti odgovarajućom komunikacijom i strategijama za najbolji sistem upravljanja radom.
Rušenje poslovnog upravljanja
Detalji će se mijenjati od industrije do industrije i između organizacija, međutim, postoje neke zajedničke karakteristike i uobičajeni izazovi u upravljanju poslom:
- Radni timovi
Kada se pojavi novi projekt, organizacija i delegiranje su na prvom mjestu. Odgovornost je menadžera da dodijeli i raspodijeli resurse, istovremeno osiguravajući da imaju pravu osobu za taj posao ili zadatak, uz to da se pobrine da bude obavljeno na vrijeme i da bude kvalitetno. Korisno je pratiti tko šta radi s digitalnim alatima i softverom za upravljanje, a istovremeno se često pridržavati virtualni sastanak raspored za ažuriranje statusa, prijave i brifinge - Uspostavljanje linije između hitnih i visoko prioritetnih zadataka
Pogotovo ako se nešto pojavi niotkuda, može doći do zabune oko toga što treba uskoro obaviti. Svjesnost predstojećih rokova i vidljivost onoga što se sprema stvara bolje razumijevanje i dobru točku za saznanje da li treba reći da ili ne na rezultate. - Kreiranje rokova za zadatke
Menadžer koji ima znanje i iskustvo biće vješt u postavljanju odgovarajućih rokova za zadatke. Problemi nastaju kada se rokovi promijene ili nema dovoljno vremena međuspremnika. Datumi završetka moraju biti jasno naznačeni i vidljivi kako bi ih svi mogli vidjeti. - Preostaje transparentnost sa klijentima
Opće pravilo je da se premalo obećava i prekomjerno isporučuje, a ne obrnuto. Jasni i sažeti razgovori s klijentima i timovima pomažu u upravljanju očekivanjima i uspostavljanju prioriteta, tako da su ljudi na istoj stranici. Kada se promjene i preusmjeravanja na projekt, rok i raspodjela resursa ne razjasne, projekt može biti izbačen iz šina ili postati izazovniji.
Uz uspostavljen odgovarajući tok upravljanja radom koji omogućava dosljedne internetske sastanke i ažuriranja, projekti se mogu preciznije oblikovati i ostati u skladu s budžetom i na vrijeme.
Najbolje prakse upravljanja radom
Bez obzira imate li određeni softver za upravljanje poslom ili imate neki drugi sistem poput rutinskih internetskih sastanaka, samo znajte da to ne mora biti zapisano u kamenu. Najučinkovitije upravljanje radom je život i disanje i mora se često pregledavati. Evo nekoliko Dos i ne:
- Vježbajte izvrsnu komunikaciju
Izgradite okruženja timskog rada uz jasnu i pravovremenu komunikaciju. Uspostavite centralizirane informacije i dokumente, česte internetske sastanke i okupljanja timova. Usadite kulturu komunikacije u kompaniji dogovaranjem pravila angažmana: Kada je najbolje poslati e-poštu ili održati sastanak? Tko je zadužen za što i kako se s njima može kontaktirati? Kako se zapošljavaju novi zaposlenici? Gdje zaposlenici mogu ići da postavljaju pitanja? - Ne izbjegavajte transparentnost
Obavijestite članove tima čim se to dogodi ili čim to bude prikladno. Da li je došlo do smanjenja budžeta? Promjena u vođstvu? Novi poslovni razvoj? Držite ljude u toku i spomenite razloge iza kojih postoji promjena kada je to prikladno. Također, pokušajte izbjeći prikrivanje važnih informacija. Glasine gube vrijeme i ruše moral. - Potičite kontinuiranu petlju povratnih informacija
Za najbolje moguće rezultate, uvažavanje i povratne informacije o mogućnostima nameću bolje slušanje i podstiču rezultate. Ne samo da gradi povjerenje, već zadržava zaposlenike i čini ljude da se osjećaju cijenjenima. Neka povratne informacije budu dio procesa upravljanja radom radi veće produktivnosti i manje izgubljenog vremena. - Ne upravljajte mikro
Za obavljanje posla angažirani su članovi tima. Nakon što dobiju potrebne alate i vrijeme, ne trebaju ih gledati kao sokola. Omogućite im pristup softveru i platformama koji imaju potrebne informacije, a zatim im vjerujte da postignu ono što su zacrtali. Drugim riječima, informirajte ih i pripremite za uspjeh kako bi mogli neprekidno raditi u punom potencijalu.
Dopustite da Callbridgeova sofisticirana platforma za video konferencije stvori veze za osnaživanje pojedinaca i zadataka upravljanja poslom s kojima se suočavaju. Uz videocentrični pristup koji se neprimjetno integrira s drugim alatima za upravljanje projektima i poslovnom komunikacijom, možete odmah optimizirati kako vaš tim funkcionira.
