En guide til videokonference for HR-professionelle

En virksomheds styrke, vækst og generelle sundhed bestemmes af den arbejdsstyrke, der skaber momentum. Kraften er i folket, derfor er et bundsolid HR-team altafgørende for en virksomheds vellykkede drift - især da videokonferencer er ændre fjernspil.

HR-afdelingens job er at spejde efter medarbejderpotentiale, rekruttere toptalenter; udvikle, fastholde og støtte medarbejdere samt være et talerør for virksomheden ved at holde alle informeret om strukturelle og forretningsmæssige ændringer.

Med webkonferenceløsninger på plads for at harmonisere kontorøkosystemet kan HR-fagfolk trodse rum, tid og placering ved at tale med hvem som helst og hvor som helst. Uanset om du har nogle erfaringer med videokommunikation eller bare får dine fødder våde, kan du læse videre om nogle tip og tricks til enhver HR-rolle, der kører mere jævnt.

Samlet set videokonferencer:

• Fremmer fjernarbejde
• Smeder samarbejde
• Giver vej til bedre engagement
• Sparer virksomhedens penge og tid
• Sparer medarbejdernes penge og tid
• Forbedrer produktiviteten
• Hjælper med at vokse små virksomheder

Så hvordan påvirker dette HR-fagfolk positivt?

8 fordele ved videokonference for HR-professionelle

1. En eksponentielt større talentpool
   Fjernarbejde er rigeligt, og den traditionelle forretningsmodel bøjes for at imødekomme den. Hvis den bedste person til salgsposition ikke bor i landet med en kommunikationsstrategi for videokonferencer, betyder det ikke rigtig noget. Ansæt det talent du har brug for hvor som helst i stedet for at skulle vælge lokalt.
2. Forenklet intern kommunikation
   

   

   Brug software til videokonference at oprette korte og koncise webinarer, hvis medarbejderne oplever en blokering, eller hvis du har brug for at formidle virksomhedskommunikation på farten. E-mails er også vigtige, men instant messaging og tekstchat, der leveres under et videoopkald, er lige så effektive - og det kan optages til senere brug.

3. De bedste medarbejdere har en bedre chance for at blive
   Online kommunikation skal være hurtig, nem, samarbejdsvillig og tilgængelig. Gennemsigtighed er nøglen. Udnyttelse af samarbejdssystemer, der forener arbejdstagere, genopliver virksomhedskulturen og øger produktiviteten ved at strømline support, projektledelse og mere, skaber et positivt online arbejdsmiljø, der plejer ikke kun et godt output af arbejde, men også kammeratskab, hvilket skaber en mere "hel" oplevelse for arbejdstagere føler dig opfyldt.
4. Rejseomkostningerne reduceres betydeligt
   Spar virksomhedens penge, når det kommer til at møde en ny eller potentiel ansættelse personligt. Medarbejderrejser, ansættelsespakker, hoteller, biler og dagpenge kan alle reduceres betydeligt med videokonferencesoftware, der tilbyder et øjeblikkeligt ansigt til ansigt-møde uden ekstra dikkedarer.
5. Samlet øget effektivitet
   Diskuter projekter hurtigere, og skære ned på lange e-mail-tråde. Nogle gange kan en hurtig demonstration være lettere end at skrive afsnit. Brug præsentationer og skærmdeling at vise i stedet for at fortælle og få alle på samme side på halve tiden.
6. Skærmdeling til sejren
   Hvis en kandidat har en portefølje eller har brug for at dele en præsentation som en del af ansættelsesprocessen, er det ret simpelt at gå igennem det online. Med skærmdeling kan kandidaten klikke for at dele og lede dig gennem deres præsentation, der vises på deres skærm. Overvej hvordan dette kan ses i et huddle-rum, projiceret på en stor skærm til et massivt publikum eller set på en mobilenhed! Det er den næstbedste ting at se det i det virkelige liv som om kandidaten stod lige der.
7. Konsistens mellem kontor og online
   Videokonferencer ved hjælp af skærmdeling virker til at frembringe en følelse af konsistens og haster. I en videochat deles materialet i realtid og arbejdes videre i realtid, hvilket betyder, at det automatisk opdateres og gemmes i skyen. Filer kan ikke bare pludselig forsvinde eller slettes, og selve filen arbejdes på i stedet for at prøve at sortere gennem gamle versioner.
8. Styrket forhold
   Det er så simpelt som at vise dit ansigt ved hjælp af dit kamera under et videoopkald. At se en persons kropssprog, deres ansigt og måde at vise sig på, er meget værdifulde. Dette er, hvordan vi lærer om en person og opbygger bedre arbejdsforhold - eller nab et job!

Optimering af videokonference for HR-professionelle

Videokonferencer tilbyder HR-kommunikation uden sidestykke til ikke kun arbejdere og talent i udlandet eller uden for kontoret, men også lige nede i gangen. Implementering af videoopkald og konferencer på tværs af de mange funktioner i HR strømliner opgaver såsom ansættelse, ombordstigning, træning og fastholdelse af potentielle ansættelser.

Sådan ansættes nyt talent

Det skønne ved at bruge en tovejs gruppekommunikationsplatform til at møde og ansætte medarbejdere er, at du står foran hinanden ansigt til ansigt. Derudover kan du leje baseret på faktisk talent og erfaring i stedet for at finde det bedste, du kan i din lokale nærhed. Selvom du ansætter for færdigheder, hjælper videokonferencer også med at bryde igennem og afsløre personlighed, hvilket giver HR-fagfolk en bedre følelse af, hvem der er en holdspiller, og hvem der ville være en kulturel pasform - to nøglepunkter, når du ansætter langsigtet.

1. Styr dit online brand
   Lokalt talent vil højst sandsynligt kende dit brand og hvad du står for. Talenter i udlandet er dog måske ikke så velkendte. Hvis du vil have din organisation til at tiltrække potentielle ansættelser fra forskellige talentpools over hele kloden, skal du sikre dig, at dit brand er meget fremadrettet. Du vil gerne fremstille jer som innovative, pålidelige og troværdige. Hvordan ser dine sociale mediekonti ud? Hvornår opdaterede du sidst sidst?
2. Gør online applikationer til en leg
   For at sikre den jævneste oplevelse skal du gøre det virkelig nemt for kandidater at ansøge. Tredjeparts jobsøgningswebsteder er nyttige, men dobbelttjek, at din besked er ensartet på tværs af forskellige kanaler. Pro-tip: Kombiner applikationer på jagt efter buzzwords som "uafhængig", "fremragende kommunikation", "god tidsstyring" og andre, hvis du vil have effektive fjernarbejdere, der kan holde sig selv.
3. Brug videokonference til interviews
   Når du først har fundet en lovende person, er det let at flytte processen sammen med interviews foretaget online:
   1. Du kan have et indledende, generaliseret videokonferenceinterview med en kandidat for at få en fornemmelse af, hvem de er, og hvordan de fungerer. Åbn op om rollen, deres ansvar og tidligere erfaringer.
   2. Hvis denne fase går godt, skal du oprette et sekundært interview med kandidatens potentielle team og nøgleledere. Sørg for, at alles video er tændt, og hit rekord, hvis en beslutningstager ikke kan klare det.
   3. Hvis kandidaten gennemgår denne runde, skal du skyde et tilbudsbrev og planlægge en tredje videochat for at diskutere fordele, løn, indkvartering, planlægning osv.

Sådan får du nyt talent

Onboarding kræver normalt papirarbejde, møde og hilsen, stille og besvare spørgsmål og generelt etablere nul med en ny ansættelse. Sæt derefter op til succes lige fra starten med videokonferensteknologi, der strømliner kommunikation og arbejde.

1. Online møder med IT
   Uanset om det er fysisk på kontoret eller arbejder hjemmefra, er chancerne for, at kommunikation med IT vil være hyppig. Opret nye ansættelser til succes ved at levere de digitale værktøjer og teknologi, der kræves for at komme i gang. Kræver de adgang til virksomhedens netværk og software, eller forventes de at levere deres eget? Vil de bruge online delingssoftware som Google Docs? Hvilke loginoplysninger kræves? Har de brug for en VPN? Hvilke apps har de brug for at downloade til meddelelser, godkendelse, projektstyring osv.?
2. Online møder med HR
   Når en ny ansættelse er sympatisk med tech- og firmanetværket, skal du koordinere et videoopkald for at imødegå eventuelle fjerntliggende problemer. Hvis der for eksempel er papirarbejde, kan du tilbyde henvisninger eller stille spørgsmål. Du kan også tjekke ind for at se, hvordan de bosætter sig i!
3. Online møder med teamet
   Planlæg en introduktionsvideokonference med den nye ansættelsesteam, især deres linjechefer og højere ups inden for deres første uge. Dette er især vigtigt og vil sætte tonen. Det anbefales, at hold mødes ansigt til ansigt, men hvis der er lang tid imellem videoopkald, vil den indledende videochat i det mindste give en solid base og give den nye ansat mulighed for at sætte et ansigt på navnet.

Sådan trænes fjernt talent

1. Bly med forventninger
   Skab klare forventninger til, hvordan den nye ansættelse skal kommunikere, arbejde og være produktiv. Tilpas med det, der fungerer for dem og for det større gavn for virksomheden. Dette kan bedst opnås via et videoopkald.

2. 

   Giv personlig træning
   Fjernarbejdere og freelancere arbejder generelt efter, hvornår de kan finde tid til at arbejde i deres eget tempo (især hvis der er en tidsforskel). Få dem til at følge med, hvordan din virksomhed kører ved at give dem adgang til korte webinars (lavet ved hjælp af videokonferencesoftware), der yderligere nedbryder virksomhedskultur, processer, systemer osv. Online lysbilledshow, dokumenter, præsentationer og mere vil også arbejde for at få dem orienteret.

3. Check-in ofte
   Nyansatte stiller altid spørgsmål. Uddannelse er løbende og konstant nødvendigt for at holde sig opdateret og forud for tendensen. Tilskynd til en regelmæssig løkke med feedback, så nye ansættelser kan holde sig på deres arbejdsbyrde.

Få flere videokonferencer:

1. Udseende er alt
   Med overgangen fra kontor til online er det ikke overraskende, at folk måske ikke er opmærksomme på den passende påklædningskode, eller hvor de skal oprette. I lyset af den nuværende pandemi har de fleste virksomheder løsnet deres forretningsdragt for at være mere imødekommende for fjernarbejdere. Hvis du dog får et første indtryk med mennesker uden for din virksomhed, foreslås det, at du ser poleret ud. I en undersøgelse foretaget i Storbritannien, 1 ud af 6 arbejdere indrømme kun at være delvist klædt, mens du tager et videoopkald. Det betyder, intet træningsudstyr, t-shirts eller rodet hår - i det mindste fra taljen op!
2. Bekæmp trangen til at slukke for webkameraet
   Det er vigtigt at holde webkameraet tændt og engagere sig i videoopkald, da det er sådan, du rent faktisk lærer nogen at kende og omvendt. At være organisationens ansigt skaber kammeratskab og tillid.
3. Planlæg "Catch Up" -chats
   Inspirer fjernarbejdere til at åbne lidt om deres personlige liv. Det behøver ikke at være fuldt ud, men prøv kort at diskutere den sidste weekend, spørg om hobbyer eller opfordre et kæledyr til at blive vist på skærmen. Dette bryder isen og adskiller sig pænt i arbejdechat, og da disse samtaler organisk sker på kontoret, hvorfor ikke online?
4. Taler ikke? Hit Mute
   Etikette til videokonferencer 101: Baggrundslyde, feedback eller utilsigtet overhørte samtaler tager væk fra den aktuelle opgave. At dæmpe dig selv, når du ikke taler, sikrer et behageligt online møde for alle involverede.
5. Giv den nødvendige information
   Brug indstillingerne Inviteringer og påmindelser til at inkludere logininfo eller specielle instruktioner på forhånd. Eller inkluder informationen i en e-mail eller i en chat. At gøre det på forhånd hjælper med at undgå hovedpine og teknisk snafus!

Lad Calbridge imødekomme dine behov som HR-professionel. Med avanceret software, der integreres problemfrit med projektstyring og live streaming-værktøjer, plus leveres med funktioner og giver ro i sindet med avanceret sikkerhed, kan du præstere bedst. Brug skærmdelingsfunktionog lyd og video i høj opløsning for at få din virksomhed til at se poleret ud, når man står over for potentielle ansættelser.