Con il 2020 che inizia in modo strepitoso, si può affermare con certezza che ormai, a metà anno, la tua esperienza con le videoconferenze è migliorata di dieci volte. Molto probabilmente il tuo ufficio si è convertito a un approccio più online, lavoro da casa, aprendo le porte alla comunicazione online utilizzando la videoconferenza con i clienti, in briefing di gruppo, chiamate in conferenza con i vertici aziendali, sessioni di brainstorming, riunioni di stato ... e l'elenco continua sopra.
Inoltre, mentre continuiamo ad adattarci ai tempi mutevoli che tutti devono affrontare attualmente, la forza lavoro si divide in quanto deve presentarsi fisicamente (o virtualmente!) Al lavoro. Hai colleghi che lavorano da casa a tempo pieno? La direzione lavora 2 giorni a settimana in ufficio e poi lavora da remoto? Stai andando avanti e indietro tra clienti che devono rimanere in ufficio 5 giorni a settimana?
Quando colleghi e membri del team si sono sparsi attraverso paesaggi digitali e fisici, tenere tutti insieme può rivelarsi un compito difficile, anche se non impossibile! Anche se ci sono vincoli di tempo, barriere linguistiche, differenze nella gerarchia e sfide generali con la gestione del tempo, tutti vogliono veramente che il lavoro insieme sia il più efficace e produttivo possibile.
Ecco come mantenere in modo efficace un ambiente di lavoro collaborativo se il tuo team è diviso a casa, in ufficio o sul campo.
9 modi per gestire la collaborazione tra uffici:
9. Evita il disordine e-mail
Le email sono fondamentali per comunicare in modo rapido ed efficace, assicurando al contempo che ci sia una "traccia". Ma quando una piccola domanda si trasforma in una gigantesca conversazione che diventa lunga e complicata, l'effettiva efficacia dello scambio diventa contorta.
Il passaggio a uno strumento di comunicazione aziendale che fornisce un canale in cui il lavoro, gli stati e gli aggiornamenti sono resi visibili e grafici, offre a tutti i passeggeri una visione più gestibile di ciò che sta accadendo. Uno strumento di collaborazione come Slack crea questo tipo di coesione, così come il software di videoconferenza che viene caricato con opzioni di integrazione. In questo modo puoi unire due piattaforme per ottenere le massime prestazioni collaborative.
8. Tieni d'occhio i carichi di lavoro
Vedere ciò su cui stanno lavorando tutti tramite uno strumento di gestione del progetto aiuta a discernere lo stato del progetto e chi vi è coinvolto. In questo modo, che tu sia a casa o in viaggio per lavoro, puoi saltare e vedere cosa c'è in cantiere.
Approfitta della codifica a colori e utilizza righe e colonne per organizzare file, posizioni e monitoraggio del tempo. Al contrario, avere un file incontro online l'utilizzo della videoconferenza per discutere il progetto in tempo reale offre ai colleghi la possibilità di aprirsi su dove si trovano e su come si sentono nel bel mezzo delle cose. Promuovere una routine di riunioni online in cui vengono discussi lo stato e gli aggiornamenti aiuterà a identificare gli elementi prioritari, i colli di bottiglia e ridurre le scadenze mancate.
(alt-tag: donna alla moda che cammina per strada con in mano un telefono cellulare mentre lo guarda e sfoglia.)
7. Essere consapevoli dei fusi orari
Non è l'ideale dover partecipare a una riunione "occhi rossi" o una appena prima di andare a letto, ma quando si pianificano progetti o sincronizzazioni, i fusi orari giocano un ruolo nel decidere quando organizzare una riunione tra uffici.
Avere il programma di tutti a portata di mano e disponibile consente all'organizzatore o all'organizzatore di avere visibilità del momento migliore per tenere una riunione online. Cerca un software di videoconferenza fornito con un pianificatore di fuso orario o sii aperto ad alcuni partecipanti invitati che devono registrare la riunione ora per guardarla in un secondo momento.
6. Check-in regolarmente
Quando il tuo team è distribuito tra l'ufficio, la casa e il campo, è facile perdere alcuni dei comportamenti più tipici acquisiti quando lavori in tandem ea pochi metri l'uno dall'altro, come dare un'occhiata per fare una domanda o passare di lì l'un l'altro nella hall o nella sala relax.
Per assicurarti che tutti siano sulla stessa pagina, adotta l'abitudine di toccare frequentemente la base. Non esitate a stabilire una connessione più volte alla settimana tramite e-mail, sincronizzazione, teleconferenza, videoconferenza o chat di testo!
5. Affidatevi all'automazione per tenerne traccia
Gestire le scadenze, gli stati e lo stato di avanzamento del lavoro non è così facile quando non puoi farlo di persona. Ma quando puoi scaricare il lavoro ripetitivo che richiede tempo, hai tempo da dedicare ad attività più importanti. Inoltre, la rimozione dell'elemento umano produce risultati migliori e più accurati. Lascia che l'automazione faccia il lavoro pesante per te:
- Programma inviti e promemoria per le prossime videoconferenze
- Integra Google Calendar con il tuo software di videoconferenza per una pianificazione e notifiche senza interruzioni
- Condividi informazioni in tempo reale con Google Doc e ricevi modifiche e modifiche istantanee inviate alla tua email
- Gestione dei progetti e strumenti video che automatizzano fogli di calcolo, informazioni sui clienti, registrazioni, trascrizioni e altro ancora.
4. Utilizzare un'app mobile
In caso di riunione online, un'app mobile offre ai colleghi l'opzione rapida e semplice di poter partecipare a una chiamata ovunque si trovino: per strada, in giardino o nella sala da pranzo.
Avviare una riunione in movimento dal palmo della tua mano ti offre riunioni di alta qualità che sono altrettanto buone come se fossero sul tuo desktop. Puoi comunque programmare le riunioni in anticipo o sul posto; puoi accedere e sincronizzarti con il tuo calendario e la tua rubrica; e, naturalmente, proprio dove ti trovi è dove si trova il tuo incontro. Un'app mobile ti dà la libertà di condurre una riunione o una chiamata ovunque sia disponibile una connessione Internet.
Inoltre, puoi ancora accedere alla cronologia delle chiamate, alle trascrizioni e alle registrazioni, in un ambiente di riunione sicuro e protetto.
3. Creare un hub di archiviazione del lavoro "standardizzato"
Rendi tutti i file, collegamenti, documenti e contenuti multimediali facilmente accessibili e archiviati in un'unica posizione. Quando è centralizzato in un unico posto, raggiungerlo non deve sembrare un compito del genere. Quando gli elementi sono catalogati, organizzati e disponibili in tempo reale, tutti possono avere accesso ai file più recenti, alle riunioni documentate più recenti e alle decisioni importanti.
Alcuni altri suggerimenti:
Se hai uffici in luoghi diversi, potrebbe essere parlata più di una lingua. Cerca di rimanere con la lingua più parlata e se hai bisogno di comunicare in una lingua diversa, conduci la conversazione in privato tramite chat di testo o in un canale separato.
Evita di fare duplicati di documenti etichettandoli correttamente, ovviamente e chiarendo che esiste una procedura per lavorarci. Non c'è niente di peggio che sprecare ore su un documento che è già stato fatto, ha una versione più recente o si è perso.
Scopri quale modalità di comunicazione è più adatta al tuo obiettivo. Se hai bisogno di chiarimenti su un dettaglio o su una domanda sì o no, invia un messaggio al tuo collega in chat di testo. Se hai dubbi su una richiesta di permesso imminente, invia un'e-mail. Se c'è un problema con un collega e questo influisce sulla tua capacità di eseguire e produrre un buon lavoro, programma una videoconferenza individuale.
2. Adottare un approccio "video-first"
Soprattutto alla luce di a pandemia che ha influenzato il mondo, un approccio incentrato sul video che valorizza le interazioni faccia a faccia funziona per far sentire i colleghi come se stessero lavorando con una persona reale invece che con l'idea di uno. Mostrare il tuo viso, condividere la tua voce, muovere il tuo corpo: tutto questo fa parte della creazione di una versione più realistica di te in un ambiente virtuale. Una videoconferenza lavora per creare un normale ambiente d'ufficio in un panorama digitale.
Inoltre, perché "dire" quando puoi "mostrare?" Alcune presentazioni, in particolare quelle che coinvolgono concetti e idee astratte o una navigazione nitida attraverso il design di un sito Web, arrivano meglio con una dimostrazione che utilizza la condivisione dello schermo. I colleghi possono letteralmente essere sulla stessa pagina della tua sessione di videoconferenza con un posto in prima fila per le tue idee.
1. Sperimenta e ottieni feedback
Come la maggior parte degli arrangiamenti, c'è un po 'di transizione e sperimentazione. La collaborazione tra uffici che funziona più come una macchina ben oliata anziché arrugginita, deve implementare diverse strategie, modalità di comunicazione e strumenti per vedere la migliore linea d'azione che funziona per il team.
Uno dei fattori più importanti che determinerà il successo del team o l'output del progetto è la disponibilità di tutti a fidarsi l'uno dell'altro. I membri del team sono in grado di trattarsi a vicenda con rispetto? I lavoratori remoti stanno facendo il loro peso invece di limitarsi a rilassarsi? Gli impiegati si assumono troppo, desiderosi di impressionare e assumere un ruolo guida?
Con un focus sulla pianificazione, l'uso di strumenti di team building e un po 'di cameratismo qua e là, anche se il tuo team è sparpagliato, provare nuove cose per colmare il divario non deve essere scoraggiante. È importante provare nuove strategie e strumenti e vedere quali portano i migliori risultati per la tua squadra e il tuo obiettivo.
La collaborazione tra uffici arriverà sempre con una serie di conflitti e sfide. I risultati dei colleghi che lavorano dentro e fuori dall'ufficio, vicino e lontano, e che operano su orari diversi come orari flessibili, part-time o full-time hanno tutti un impatto sull'output e sul flusso di lavoro. Tuttavia, anche allo stato attuale delle cose nel mondo, questa è un'opportunità per adattarsi a un equilibrio potenzialmente più integrato tra lavoro e vita privata che si muove e si piega con la tecnologia che utilizziamo.
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