6 domande che gli avvocati devono porre prima di investire in videoconferenza

Se sei un avvocato o lavori nel settore legale, non c'è da sottovalutare il potere della comunicazione sintetica. Sia tra colleghi che nella gestione dei rapporti cliente-avvocato; discutere soluzioni o gestire i conflitti: il modo in cui presenti letteralmente la tua versione della storia può fare la differenza tra il successo e il fallimento.
L'impostazione del tono inizia con l'invio e la ricezione di messaggi cristallini. Non molto tempo fa, gli studi legali facevano molto affidamento sulle teleconferenze come modalità di comunicazione preferita. Tuttavia, poiché la videoconferenza presenta più vantaggi che portano a una migliore produttività, maggiori risparmi sui costi, felicità e sicurezza dei dipendenti e una migliore fidelizzazione dei clienti, le aziende si affidano alla tecnologia di comunicazione bidirezionale per coinvolgere gli affari.
I vantaggi della videoconferenza sono molti. Ciò che una volta era considerato futuristico e poteva costare fino a decine di migliaia di dollari, oggi, questa tecnologia è necessaria per gestire un'impresa e non costa così tanto. Inoltre, il software è stato notevolmente perfezionato e sofisticato. È intuitivo da usare, implementare e condividere.

Se sei uno studio legale che cerca di:

• Sii più immediato con la trasmissione di informazioni, dati e supporto per un cliente
• Rafforzare la cultura aziendale e la comunicazione interna
• Migliora e semplifica le complesse attività di fatturazione e amministrazione
• Entra e concentrati sulle riunioni con i clienti senza chiamate statiche, interrotte o distrazioni
• Gestisci la versatilità di una chiamata a livello locale o estero

Quindi esamina le videoconferenze come parte della tua strategia aziendale. Tieni a mente le seguenti domande che ti aiuteranno a decidere quale piattaforma è la migliore per le esigenze della tua azienda.
Cominciando dall'inizio. Non c'è nulla di improduttivo nelle teleconferenze. In effetti, sono estremamente efficaci per una varietà di usi. Questo post non riguarda la sostituzione delle chiamate in conferenza con le videoconferenze. È semplicemente per dimostrare che, utilizzando entrambi, puoi fornire più valore per andare più a fondo con i clienti.

La teleconferenza è eccellente per:

• Avere discussioni improvvisate o programmate su uno sviluppo del caso
• Riduci lunghi thread di posta elettronica per arrivare direttamente al punto
• Specializzazione e condivisione di informazioni su argomenti specifici
• Coinvolgere i decisori nello stesso spazio
• Abilitazione della trascrizione e registrazione della conferenza per un'ulteriore suddivisione delle informazioni

Aggiungi la dimensione successiva offerta dalla videoconferenza e vedrai come le tue offerte sono più complete non solo per i tuoi clienti, ma anche con i colleghi in ufficio e i superiori. Anche le risorse umane, l'IT e altri reparti ne traggono grandi vantaggi.

Cosa offre la videoconferenza?

La comunicazione con i clienti è in prima linea nel successo di ogni studio legale.

Alla fine della giornata, si tratta di:
1) costruire la fiducia in un cliente e
2) quindi mantenerlo.

Questi due passaggi cruciali sono alla base di un'eccellente comunicazione con i clienti che:

• Soddisfa le loro esigenze e offre esperienze positive ai clienti facendoli sentire una priorità, posizionandoti come sostenitore della loro causa.
• Costruisce la tua reputazione. In un settore in cui il passaparola vale quanto l'oro, la reputazione del tuo studio legale è il tuo biglietto da visita. La maggior parte degli studi legali è in lizza per affari in base alla propria esperienza.
• Vuoi distinguerti? Avvicinati alla tua strategia di comunicazione con i clienti con strumenti e metodi all'avanguardia che ti forniscono le informazioni chiave di cui hai bisogno per capirti.
• Crea armonia tra te e il tuo cliente. La comunicazione continua in ogni punto di contatto del processo lavora per evitare che qualsiasi cosa venga spazzata sotto il tappeto o non venga tirata fuori.

Soprattutto all'inizio, quando il cliente sta solo cercando di capire se gli piaci come avvocato e vuole assumerti, mentre allo stesso tempo, stai cercando di valutare se ha un problema legale che puoi aiutarlo a risolvere.

È così fondamentale gettare le basi per una corretta comunicazione sin dall'inizio. Non lasciare che metodi di comunicazione scadenti, una cattiva gestione delle relazioni e un uso improprio del tempo influenzino il modo in cui vengono gestiti i tuoi clienti.

In alternativa, aggiungete la videoconferenza, che offre questi 3 vantaggi chiave :

Vantaggio chiave n. 1

Elevati standard di sicurezza per tutta la durata della chiamata.
Mantenere le informazioni dei tuoi clienti sicure e protette è una priorità assoluta per ogni professionista legale. Riunioni in linea sia brevi che estesi dovrebbero essere dotati di tutti i passaggi best-in-practice necessari verso adeguate misure di sicurezza:

• Obbligatorio per fornire l'accesso a un file teleconferenza sicura
• Deve essere in grado di controllare i partecipanti a una chiamata
• Aggiungi ulteriori livelli di sicurezza se necessario (blocco riunione, codice di accesso una tantum, ecc.)
• Garantire che i partecipanti alla chiamata siano gli UNICI partecipanti alla chiamata
• Portale per teleconferenza

Vantaggio chiave n. 2

Facile trasmissione di invio e ricezione di informazioni.
Quando si tratta con i clienti, è importante fornire una tecnologia di comunicazione intuitiva e facile da usare che aiuti più che ostacoli. Una piattaforma facile da usare e personalizzabile per riflettere il tuo marchio si rivela un'esperienza più piacevole.

Inoltre, opta per una piattaforma ricca di funzionalità che supportano la tua conversazione come:

• Condivisione dello schermo per esaminare documenti e file in tempo reale online. Condividendo il desktop, puoi includere altri partecipanti per visualizzare e vedere esattamente ciò che stai vedendo. Ogni linea di condotta è resa "visualizzabile" per una collaborazione più intensa, una comunicazione intensificata e una partecipazione accelerata. La condivisione dello schermo rende qualsiasi chat più dinamica e più facile da facilitare.
• Registrazioni di riunioni per un racconto accurato di eventi, dettagli e storia passati. Usato durante un videoconferenza (o teleconferenza), una registrazione fornisce un'immagine più ampia di quello che sta succedendo. Soprattutto quando si pongono alcune domande difficili, la registrazione di una riunione potrebbe rivelarsi utile lungo la strada quando si riesaminano ulteriori dettagli poiché il linguaggio del corpo, le sfumature e il tono di voce di una persona emergono più chiaramente tramite video.
• Anche le registrazioni video e audio funzionano molto bene se qualcuno non può partecipare o guardare ora perché possono vederlo in seguito, invece.
• Trascrizioni AI aiutare te e il tuo team a essere presenti e mantenere lo spazio piuttosto che dividere la tua attenzione tra prendere appunti e ascoltare. Con trascrizioni dettagliate fatte per includere i tag del relatore e timbri di data e ora, puoi continuare con una testimonianza o altre comunicazioni basate su video senza preoccuparti se le informazioni sono state catturate o meno. Date, nomi, luoghi e temi e argomenti comuni sono tutti filtrati e registrati per un facile richiamo e dati più approfonditi dopo la conferenza.

Le informazioni dettagliate fornite con i tag degli altoparlanti, i timbri della data e le note di testo di facile lettura ti fanno risparmiare tempo. Ciò è particolarmente utile per testimonianze o altri processi giudiziari inclusi mandati, ecc.

Vantaggio chiave n. 3

Accesso a tutte le informazioni acquisite al termine della chiamata.
È particolarmente importante e vantaggioso che la tecnologia di videoconferenza fornisca riepiloghi e trascrizioni delle chiamate organizzato alla fine della sincronizzazione. I dati post-conferenza contrassegnati e ricercabili con la stessa facilità con cui la posta elettronica rendono il lavoro più semplice ed efficiente. Inoltre, tutte le informazioni, inclusi collegamenti inviati, contenuti multimediali, video e registrazioni, oltre a file e documenti, vengono salvate nel cloud per un percorso di navigazione più centralizzato e di facile accesso a cui tu e chiunque nel tuo team o nella tua azienda potete accedere.
Un riepilogo della videochiamata che contiene tutto in un unico posto rende la condivisione delle informazioni più fluida e fluida. Niente cade tra le crepe quando tutto è disposto davanti a te.
Ora che i vantaggi sono un po 'più evidenti, è più chiaro come l'implementazione della videoconferenza nella tua quotidianità possa influire notevolmente sulla qualità della tua comunicazione. Guarda come il flusso delle cose diventa più snello quando tutti sono connessi. I clienti vogliono sapere che ti prendi cura delle loro esigenze e i dipendenti vogliono sentire che il loro superiore management ha fiducia in loro.
Mentre stai valutando soluzioni di videoconferenza per il tuo studio legale, ecco 6 domande che devi porsi prima:

6. Come incorporerai la videoconferenza nella tua pratica?

Dov'è la tua azienda in relazione a stazioni di polizia, ospedali, tribunali, centri di detenzione, ecc.? Questi luoghi consentono l'invio di video e altre forme di comunicazione per le procedure legali? Quanto è esperto di tecnologia la tua clientela?

5. Con che frequenza prevedi di programmare videoconferenze?

Prendi nota delle dimensioni della tua azienda e di ciò che il futuro ha in serbo per la crescita. Inoltre, anche altri reparti salteranno sul carro? Questa è un'ottima opportunità per le risorse umane per tenersi in contatto con altre aziende e assumere a livello internazionale.

4. Utilizzerai la videoconferenza per ulteriori corsi di formazione e webinar?

Per professionisti della legge che desiderano migliorare le proprie competenze; Per collegare partner e studi legali sorelle; diventare un mentore o addestrare l'IT: l'utilizzo della videoconferenza è un modo efficiente ed economico di utilizzare la tecnologia per responsabilizzare le persone nel loro ruolo.

Le risorse umane possono utilizzare soluzioni di videoconferenza per velocizzare e migliorare il processo di reclutamento e assunzione, ampliando il bacino di talenti all'estero. Il reparto IT è in grado di risolvere rapidamente qualsiasi problema tecnico e offrire supporto tramite chat testuali, oltre a fornire assistenza, navigazione e configurazione anche per problematiche complesse, ovunque e in qualsiasi momento, grazie alla condivisione dello schermo e alle videochiamate.

3. Quanti avvocati e clienti sono disposti a utilizzare questa tecnologia?

Considera come opera il tuo team discutendo le caratteristiche e i vantaggi di una strategia di comunicazione più incentrata sul video. Questo rafforzerà l'equilibrio tra lavoro e vita privata? Gli avvocati possono lavorare da casa alcuni giorni? Questo vale anche per i clienti. Sono sensibili a un facetime potenzialmente più virtuale? L'implementazione di un approccio più online alle riunioni e alle relazioni avvocato-cliente farà risparmiare tempo di viaggio e migliorerà la produttività?

2. Quale ROI puoi aspettarti?

Immergiti in quale sarà l'estensione approssimativa dell'uso. Con un rapido calcolo, confronta e confronta l'attuale quantità di tempo speso su determinate istanze tra il tempo di viaggio e le risorse. Aggiungilo per calcolare le ore di tempo al mese e vedere come l'implementazione della videoconferenza potrebbe fare la differenza.

1. Quanto è snella la tecnologia che stai guardando?

Analizza come un software di comunicazione bidirezionale può integrarsi con la tua infrastruttura esistente e come ciò può influire sul tuo flusso di lavoro . Cerca una soluzione che semplifichi i processi, sia facile da usare per tutti, si connetta alla forza lavoro virtuale remota e offra applicazioni e funzionalità che apportino valore e interazioni più significative.

Domande di follow-up su cui riflettere:

• Quali funzionalità di sicurezza sono incluse?
• Quanti partecipanti sono accolti?
• C'è l'assistenza clienti?
• Quali funzionalità sono incluse? C'è la registrazione? Condivisione dello schermo? Riepiloghi?
• Com'è l'esperienza mobile? C'è un'app?

Integrando teleconferenze e videoconferenze nella quotidianità – dalle riunioni interne, all'inserimento e alla formazione continua dei dipendenti, fino alle deposizioni virtuali e altro ancora – diventa evidente che, per stare al passo con i tempi, gli studi legali devono abbracciare la digitalizzazione.

Le offerte online aprono le porte a più affari, produttività e maggiore fiducia e accessibilità con i clienti. La comunicazione intensificata rende il ruolo di tutti, separato o nel suo insieme, più efficace.
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Fornire una piattaforma di comunicazione bidirezionale per incoraggiare una comunicazione chiara e concisa all'interno e all'esterno dell'aula inizia con la tecnologia progettata per colmare il divario tra le riunioni tenute di persona e quelle online.

L'abito dei servizi digitali di Callbridge funziona per:

• Mantieni informati dipendenti e clienti con una facile trasmissione e accessibilità delle informazioni
• Mantieni sempre una connessione privata e sicura
• Semplifica e connettiti con funzionalità come Trascrizione AI, Registrazione delle riunioni and Condivisione schermo che migliorano la produttività, l'efficienza e la partecipazione
• Incoraggia più tempo a parlare in tempo reale con videoconferenze e audio di alta qualità
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