Ogni azienda fa affidamento sulla propria capacità di gestire il tempo e il lavoro per poter ottenere i migliori risultati. Crescere, ridimensionare, espandere, non è possibile senza implementare una solida struttura del flusso di lavoro e gestire il modo in cui si svolge. Dopotutto, se non puoi gestirlo, non puoi misurarlo. Quindi cos'è esattamente la gestione del lavoro e come ottimizza i team? Continuate a leggere per saperne di più.
Che cos'è la gestione del lavoro?
Nei suoi termini più elementari, la gestione del lavoro si riferisce al luogo in cui i processi del team e i processi dell'azienda si incontrano per formare coesione nei flussi di lavoro e nell'output.
Il software di gestione del lavoro è particolarmente utile per orchestrare il flusso e delineare i processi che generano informazioni. Abbinato alle riunioni online tramite software di videoconferenza, un approccio alla gestione del lavoro crea ritmo e visibilità per tutti, dai dipendenti ai clienti, e semplifica i processi per prestazioni migliorate e risultati.
La gestione del lavoro può essere approfondita per gestire un particolare progetto o individuo. Il processo di gestione del lavoro inizia all'inizio del ciclo di gestione del progetto in modo da poter acquisire una comprensione più chiara dell'ambito coinvolto per analizzare meglio come si svolgerà un singolo (o più) progetto.
La gestione del lavoro influisce sul modo in cui vengono gestiti i team. Ciò comprende:
- Gestire gli individui
- Supervisione del flusso di lavoro
- Dirigere il carico di lavoro
- Assegnare un compito ai team
- Decidere qual è la priorità
- Creare scadenze
- Aggiornamento di clienti e dipendenti su modifiche o blocchi
…tutto ciò può essere gestito tramite software di gestione del lavoro e ulteriormente potenziato tramite riunioni online e chat video.
Gestione del progetto vs. Gestione del lavoro
La gestione del progetto è un approccio olistico all'insieme, mentre la gestione del lavoro è un approccio che combina gestione del progetto, automazione del lavoro e collaborazione per consentire ai team di lavorare meglio su tutti i progetti, attività, risultati finali, ecc.
La gestione dei progetti aiuta a gestire progetti che hanno un inizio e una fine e ruoli chiari per i diversi dipendenti. Può, tuttavia, scontare progetti di emergenza o ad hoc, attività chiare dell'ultimo minuto e altro ancora. Inoltre, prendiamo in considerazione il tempo speso per e-mail, attività amministrative, partecipazione a riunioni e altri elementi che non sono lavori che un dipendente è stato specificamente incaricato di svolgere nel team.
Perché la gestione del lavoro è così critica?
In termini semplici: migliora le prestazioni. Proprio come qualsiasi sistema gestionale o persona in posizione manageriale , la gestione del lavoro è un altro modo per garantire che il team lavori al massimo delle sue potenzialità per fornire la migliore qualità alla massima velocità di consegna, senza dover esaurire le risorse finanziarie. Ridurre le ridondanze, identificare i colli di bottiglia, determinare il rapporto tra tempo e budget: tutto questo è possibile grazie a una comunicazione adeguata e a strategie per un sistema di gestione del lavoro ottimale.
Abbattere la gestione del lavoro
I dettagli cambieranno da settore a settore e tra le organizzazioni, tuttavia, ci sono alcuni punti in comune e anche sfide comuni di gestione del lavoro:
- Squadre incaricate
Quando nasce un nuovo progetto, l'organizzazione e la delega vengono prima di tutto. È responsabilità di un manager assegnare e allocare le risorse, assicurandosi al tempo stesso di avere la persona giusta per il lavoro o l'attività, oltre ad assicurarsi che sia fatto in tempo e che sia di alta qualità. È utile tenere traccia di chi sta facendo cosa con strumenti digitali e software di gestione, attenendosi anche a una frequente incontro virtuale programma per aggiornamenti di stato, check-in e briefing - Stabilire il confine tra compiti urgenti e ad alta priorità
Soprattutto se qualcosa salta fuori dal nulla, può esserci un po' di confusione su ciò che deve essere fatto presto. Essere consapevoli delle scadenze imminenti e avere visibilità di ciò che è in cantiere crea una migliore comprensione e un punto di vantaggio per sapere se dire sì o no ai risultati finali. - Creazione di scadenze per le attività
Un manager che ha conoscenza ed esperienza sarà abile nel fissare scadenze appropriate per le attività. I problemi sorgono quando le scadenze cambiano o non c'è abbastanza tempo di buffer. Le date di fine devono essere chiaramente delineate e visibili a tutti. - Rimanere trasparenti con i clienti
La regola generale è quella di sottopromettere e consegnare troppo, non il contrario. Conversazioni chiare e concise con clienti e team aiutano a gestire le aspettative e stabilire le priorità in modo che le persone siano sulla stessa pagina. È quando le modifiche e i reindirizzamenti al progetto, la scadenza e l'allocazione delle risorse non vengono chiariti che il progetto può essere deragliato o diventare più impegnativo.
Con un adeguato flusso di gestione del lavoro in atto che consente riunioni e aggiornamenti online coerenti, i progetti possono prendere forma in modo più accurato e rispettare il budget e rispettare i tempi.
Migliori pratiche di gestione del lavoro
Che utilizziate un software specifico per la gestione del lavoro o un altro sistema, come ad esempio riunioni online periodiche, ricordate che non deve essere un sistema immutabile. La gestione del lavoro più efficace è dinamica e va rivista frequentemente. Ecco alcuni consigli utili :
- Pratica una comunicazione eccellente
Crea ambienti di squadra collaborativi con una comunicazione chiara e tempestiva. Stabilisci informazioni e documenti centralizzati, frequenti riunioni online e riunioni di gruppo. Instillare una cultura aziendale della comunicazione concordando le regole di ingaggio: quando è meglio inviare un'e-mail o fare un incontro? Chi si occupa di cosa e come può essere contattato? Come vengono assunti i nuovi dipendenti? Dove possono rivolgersi i dipendenti per fare domande? - Non evitare la trasparenza
Fai sapere ai membri del team cosa sta succedendo non appena accade o non appena è appropriato. C'è stato un taglio al budget? Un cambio di leadership? Nuovo sviluppo commerciale? Tieni le persone al corrente e menziona i motivi alla base del cambiamento quando è opportuno. Inoltre, cerca di evitare di oscurare informazioni importanti. Le voci fanno perdere tempo e abbattono il morale. - Incoraggia un ciclo di feedback continuo
Per ottenere i migliori risultati possibili, l'apprezzamento e il feedback sull'opportunità rafforzano l'ascolto e incoraggiano i risultati. Non solo crea fiducia, ma mantiene i dipendenti e fa sentire le persone apprezzate. Lascia che il feedback faccia parte del processo di gestione del lavoro per una migliore produttività e meno tempo sprecato. - Non microgestire
I membri del team sono stati assunti per svolgere il lavoro. Una volta che hanno ricevuto gli strumenti e il tempo di cui hanno bisogno, non hanno bisogno di essere osservati come un falco. Consenti loro di accedere al software e alle piattaforme che dispongono delle informazioni di cui hanno bisogno e quindi affida loro la realizzazione di ciò che si sono prefissi di fare. In altre parole, informarli e prepararli al successo in modo che possano lavorare al massimo del loro potenziale senza interruzioni.
Lascia che la sofisticata piattaforma di videoconferenza di Callbridge crei connessioni per potenziare le persone e le attività di gestione del lavoro che devono affrontare. Con un approccio incentrato sul video che si integra perfettamente con altri strumenti di gestione dei progetti e di comunicazione aziendale, puoi ottimizzare immediatamente il funzionamento del tuo team.
