De overstap naar werken op afstand kwam begin 2020 nauwelijks als een verrassing. Elke branche die de overstap kon maken om werk online te brengen, deed dat, en het gebeurde schijnbaar van de ene op de andere dag - bedrijven moesten zich verzamelen om de technologie te vinden die hun bedrijven zou redden. . Logistiek oplossen, en teams verenigen over de hele wereld vond plaats via videoconferenties die voor veel bedrijven de brug en het verbindingspunt werden.
Nu, een jaar later snel vooruit, en thuiswerken lijkt de norm te zijn. In werkelijkheidwordt geschat dat tegen 2025 22% van de Amerikaanse beroepsbevolking op afstand zal werken. Om dat in context te plaatsen: dat is een piek van 87% ten opzichte van het aantal telewerkers voordat het "nieuwe normaal" normaal werd!
Hoewel de afstemming van de organisatie er misschien beter uitziet en aanvoelt, lijkt er een vertraging of vermoeidheid te zijn door alles op het scherm te moeten doen. Op afstand werken heeft veel voordelen, maar ervoor zorgen dat uw team gemotiveerd blijft en er bovenop komt, kan extra moeite kosten.
Of je nu altijd een team van externe medewerkers hebt geleid of plotseling deel uitmaakt van het cohort dat is overgegaan van kantoor naar online, hier is hoe je een team op afstand kunt beheren op een manier dat moreel, efficiëntie, innovatie en motivatie hoog zijn, zelfs te midden van onzekerheid en onbeantwoorde vraag over de toekomst:
1. Verwachtingen doorgeven, verantwoordelijkheden definiëren, dienovereenkomstig bijwerken
Het kost wat tijd om een nieuwe gewoonte te ontwikkelen. Aanpassing aan een extern personeelsbestand maakt gebruik van nieuwe managementvaardigheden die transparantie met verwachtingen en verantwoordelijkheid met zich meebrengen. Het is belangrijk voor de gezondheid van het bedrijf en de geestelijke gezondheid van de gewaardeerde werknemers en het management om een gevoel van vertrouwen en authenticiteit te bevorderen. Hoe gebeurt dat en hoe zal dat uw externe team motiveren?
Verwachtingen formuleren houdt een overeenkomst in - een duidelijke en beknopte overeenkomst die antwoord geeft op wie wat en wanneer doet. Als deze elementen duidelijk worden vermeld in een vergadering of in een contract en iedereen deze verwachtingen begrijpt, is er geen verwarring over de gedefinieerde rollen, verantwoordelijkheden en delegaties.
Teams komen op één lijn wanneer de verantwoordelijkheden duidelijk worden omschreven. Hierdoor kent elke medewerker zijn plicht. Due diligence zal vanzelfsprekend volgen wanneer u individuen vertrouwen geeft en verantwoording aflegt voor hun daden. Bij eigenaarschap hoort trots en productiviteit wat leidt tot een gemotiveerde medewerker en een gemotiveerd team!
Denk na over het maken en publiceren van uitgebreide handleidingen voor thuiswerken of het houden van een regelmatige online "kantooruren" -bijeenkomst voor vragen, zorgen en aankondigingen.
2. Maak parameters om binnen te werken
Nu veel werknemers merken dat ze vanuit huis werken, zijn de barrières van thuiswerk achterhaald. Werk en spel vinden plaats in dezelfde ruimte en kunnen elkaar nu meer dan ooit overlappen. Mensen hebben misschien de neiging om de klok rond te werken of minder pauzes te nemen en dagenlang niet de deur uit te gaan! Als je geen mooie zakelijke kleding hoeft te dragen, vervaagt de grens tussen werk en privé gemakkelijk. Laat de productiviteit van het team er niet onder lijden omdat medewerkers zich opgesloten voelen.
Weten dat iedereen beschikbaar en thuis is, maakt het misschien handig om buiten de werkuren toegang te krijgen tot werknemers, maar het is essentieel om de grenzen van het werk niet te overschrijden. Evenwicht tussen werk en privé is van cruciaal belang voor het welzijn van werknemers en management, en het idee van "hoge prestaties" moet dat weerspiegelen.
Schermvermoeidheid, rustelozebenensyndroom en pijn door te lang zitten kunnen allemaal leiden tot mentale uitputting. Door grenzen te stellen en binnen de parameters van het werk te blijven, ontstaat een gevoel van motivatie.
3. Onzeker over moreel? Enquêtes
Als de dingen een beetje somber aanvoelen, heeft het geen zin om je weg eromheen te raden. Het online meten van de emotionele temperatuur van medewerkers of management is niet de meest nauwkeurige manier om de oorzaak of oplossing te beoordelen. Vooral als de productiviteit of de algemene vooruitzichten zijn gedaald, overweeg dan om een enquête te maken om te beoordelen hoe mensen het doen.
Het kan zo simpel zijn als een terugkerende check-in van 10 minuten om te vragen of werknemers extra kantoorbenodigdheden nodig hebben of gewoon om hun week op te volgen. Probeer een 'stoplicht'-enquête te maken waarin medewerkers worden gevraagd om het groene licht (alles is goed), geel licht (enige weerstand voelen) of rood licht (hulp nodig) aan te kruisen.
Of het kan complexer zijn. Ontwerp een vragenlijst dat werknemers vraagt om eventuele obstakels te delen waarvan zij denken dat ze hun vermogen om goed werk te leveren, belemmeren. Vraag waardoor ze zich sterker voelen; Voelen ze zich veilig, loyaal, gewaardeerd en verzorgd, of ongezien, ongehoord en niet gesteund? Willen ze bijscholing? Meer een-op-een keer? Combineer specifieke vragen met "waar of niet waar" vragen en multiple choice voor meer volledige en eerlijke feedback.
4. Check-in op ieders eigen werkruimte
Sinds de verhuizing van kantoor naar online, hebben mensen thuis ruimte moeten maken om de verandering op te vangen. In het begin waren de dingen misschien wat meer geïmproviseerd en gecompliceerd. Nu voelen werknemers zich hopelijk beter gesorteerd en op hun gemak. Hoe dan ook, je zult het nooit weten, tenzij je het vraagt.
Om werknemers gemotiveerd te houden, biedt een speciale ruimte waar ze ononderbroken kunnen werken de beste resultaten. Heen en weer stuiteren tussen het terras, de eettafel en de bank kan de focus verstoren of verstoring veroorzaken.
Samenwonen met meerdere gezinsleden in een kleine ruimte kan moeilijk zijn voor mensen die een rustige omgeving nodig hebben om hun werk te doen. Houd daar rekening mee als de prestaties van een werknemer laag lijken of als ze niet zo gemotiveerd zijn als normaal. Vraag in dat geval! Kijk of er iets is dat kan worden verstrekt en stel ook voor dat mensen creatief worden. Het is verbazingwekkend hoe verschillende ruimtes een heel nieuw gevoel kunnen krijgen als je meubels verplaatst of een lamp toevoegt.
5. Zie hoe nieuwe technologieën cohesie kunnen creëren
Werken in een kantoor betekende dat je gewoon kon opstaan en naar de werkruimte van je collega kon lopen of een spontane stand-up meeting in de gang kon houden. Vertrouwen op technologie om gemotiveerd en verbonden te blijven, was niet zo belangrijk als persoonlijke interacties frequent waren, en ze werden ook niet optimaal benut in een kantooromgeving. Hoeveel technologie heeft u eigenlijk gebruikt? Waarschijnlijk vooral tekstverwerkingssoftware en e-mail.
Nu het personeelsbestand over stad en land is verspreid, helpt innovatie om alles bij elkaar te houden. Dit is het geschikte moment om te onderzoeken welke technologieën uw team scherp houden. Projectmanagementtools, zakelijke communicatieplatforms en videoconferentiesoftware nemen allemaal de kroon als het gaat om in realtime verbonden blijven. Bekijk hoe elke tool samenwerkt door middel van integratie met bestaande technologie door gebruik te maken van proefperiodes. Sommige zijn gratis, terwijl andere een lage investering kosten. Probeer hoe dan ook een nieuw systeem om te zien of het voor u werkt.
Aangezien persoonlijke interacties niet meer zo haalbaar zijn als vroeger, kunt u zien hoe software voor videoconferenties de kloof tussen werkbeheer voor onlinevergaderingen kan overbruggen. Met een beetje voorbedachtheid en planning kunnen virtuele vergaderingen net zo motiverend zijn als face-to-face, en ze kunnen geweldige resultaten opleveren met aangrenzende functies zoals scherm delen en een online whiteboard.
6. Maak tijd om te chatten
Teamverantwoordelijkheid opbouwen - zelfs in een online setting - is cruciaal voor de gezondheid van het team en zijn individuele leden.
Als management weet met wie u professioneel samenwerkt, naast het kennen van enkele persoonlijke details, een online werkrelatie die groeit. Dit kan zo simpel zijn als een praatje maken om te vragen naar het weekend van een medewerker of vragen wat ze op Netflix kijken. Misschien breekt het het ijs in een videoconferentie om te vragen naar iemands kunstwerk dat aan de muur hangt. Deze kleine gebaren creëren een gevoel van 'verbondenheid'. Ze zijn niet per se noodzakelijk om werk gedaan te krijgen, maar ze maken wel een verschil in iemands gevoel van waarde.
Interpersoonlijke relaties zijn moeilijk te kwantificeren en je wilt niet overboord gaan met de aardigheden, maar laten zien dat je geeft om de mensen met wie je werkt tijdens een virtuele koffie of een snelle inhaalslag voor een online statusmeeting, gaat ver.
7. Brandstof voor intrinsieke motivatie
Beloningen en erkenning zijn twee eeuwenoude methoden om werknemers optimaal te laten presteren. De twee motiverende factoren ontrafelen niet alleen het volledige potentieel van een medewerker, ze helpen managers ook het gevoel te krijgen dat hun team betrokken is.
Waar het op neerkomt, zijn de behoeften van een medewerker. Beloningen en erkenning zijn motiverend, maar alleen als ze aansluiten bij wat een werknemer in beweging zet:
Beloningen
Deze motiverende factor, ook wel extrinsieke beloningen genoemd, is gebaseerd op prikkels, zoals loonsverhogingen, cadeaubonnen en bonussen. Alles wat tastbaar is en de uitstekende prestaties van een medewerker weerspiegelt, kan als een beloning worden gezien. Hoewel deze prikkels aantrekkelijk zijn, zijn beloningen alleen motiverend als mensen ze willen. Geweldige voordelen zorgen ervoor dat werknemers beter presteren en vergroten tegelijkertijd de aantrekkingskracht van de werkgever op potentiële kandidaten. Een ander voordeel; Het aanbieden van beloningen zoals meer vakantietijd of een auto van de zaak kan banen die niet zo duur zijn, compenseren.
Als alternatief kunnen beloningen leiden tot motivatie op korte termijn, een verhoogd gevoel van concurrentie over samenwerking en teamwerk creëren en kunnen ze ervoor zorgen dat mensen niet echt tijd besteden aan het behalen van werkresultaten. Dit zou tot disharmonie kunnen leiden, aangezien werknemers hun "ogen op de prijs" zouden hebben en de focus op de taak die voor hen ligt, verliezen.
Erkenning
Ook begrepen als paranormale beloningen, verwijst erkenning naar “applaus” voor een goed stuk werk. Misschien is het een e-mail of een schriftelijke brief waarin iemands positieve en erkende inspanningen, prestaties of prestaties worden beschreven. Erkenning, zelfs als het maar verbaal is, zoals een schreeuw in een onlinevergadering of een opmerking die wordt doorgegeven van een leidinggevende aan een lijnmanager, kan een positief effect hebben op de prestaties.
Bovendien heeft erkenning de neiging om de motivatie van werknemers meer op een dagelijks niveau te stimuleren. Er is geen financiële investering. Het gevoel van eigenwaarde en bijdrage van een medewerker neemt toe als hij positieve feedback krijgt. Teamwerk wordt nieuw leven ingeblazen, organisatiewaarden en bedrijfscultuur worden versterkt, en het allerbelangrijkste: het doel en de betekenisvolle aanwezigheid van een medewerker worden benadrukt en verzorgd.
Aan de andere kant kan het gemakkelijker zijn om te ontspannen als een werknemer te horen krijgt dat hij uitstekend werk doet. Het is gemakkelijk om op pauze te drukken bij hun werkoutput of om hun productiviteit te vertragen zodra ze de bevestiging hebben gekregen dat ze zichzelf hebben kunnen bewijzen.
In een TED talk van Ted Pink noemt hij 3 belangrijke punten om de motivatie hoog te houden: autonomie, meesterschap en doelgerichtheid.
Volgens Pink is 'autonomie' de interne drang om de regisseur en facilitator van ons eigen leven te willen zijn, een concept dat aansluit bij 'meesterschap', namelijk de wens om beter te worden in iets dat ertoe doet door onze focus erop te richten.
In wezen, als u een zeer gemotiveerde werkomgeving wilt waar werknemers floreren, beloningen en erkenning helpen, maar het is de natuurlijke drive van een persoon om dingen voor zichzelf te doen. Het gaat erom een 'waarom' te vinden voor hun eigen persoonlijk gewin binnen het ecosysteem van hoe hun rol in het bedrijf speelt. Dit wordt "intrinsieke motivatie" genoemd en in combinatie met zowel beloningen als erkenning, kunnen deze drie elementen een recept zijn voor een zeer gemotiveerde, best presterende werknemer met een "doel".
Met Callbridge kunt u vertrouwen op ultramoderne videoconferenties om teams verbonden te houden, dichtbij of veraf. Online vergaderbeheer is niet zo ontmoedigend als u over soepel lopende technologie beschikt die de digitale tools biedt om iedereen op het goede spoor en gemotiveerd te houden. Organiseer een-op-een, groepsvieringen, prijsuitreikingen of elke dag brainstorm- en weefselsessies waar u de gezichten van klanten en collega's kunt zien met high-definition audio- en videosoftware.
Callbridge is browsergebaseerd en gebruiksvriendelijk. Geniet van extra digitale tools zoals scherm delen, Bestanden delen en online opname van vergaderingen mogelijkheden voor synchronisaties die boeiend en samenwerkend zijn.
