Wanneer zoiets groots als een pandemie de wereld treft, verandert dit onvermijdelijk hoe de wereld werkt. Stap voor stap, terwijl ze door onbekend terrein reizen, leert elke branche en elk bedrijf zich aan te passen en succesvol te zijn in deze nieuwe norm - vooral legaal.
Het rechtssysteem heeft meerdere beperkingen en beperkingen ondergaan, en als gevolg daarvan heeft het invloed gehad op de frequentie en beschikbaarheid van moties, vooronderzoeken, rechtszaken en het hele procesproces als geheel.
Als juridisch professional heeft u vast en zeker uit de eerste hand ervaren wat de implicaties zijn van thuiswerken. Virtuele vergaderingen zijn de valuta geworden, omdat eerdere processen en systemen zijn veranderd om te transformeren in een online ruimte. Met een duidelijk veranderend juridisch landschap, wordt videoconferenties de go-to-oplossing voor veel juridische procedures, te beginnen met onderzoeken voor ontdekking.
Met videoconferenties kunnen beide kanten van de raad de noodzakelijke en kritische feiten, bewijs, ondersteuning, claims, bewijs en verdediging in de rechtszaak verwerven zonder ooit een voet in de rechtbank te hoeven zetten.
Ervan uitgaande dat uw advocatenkantoor de overstap online heeft gemaakt - het aantal vergaderingen op afstand verhogen, de IT-afdeling versterken, leren gebruiken scherm delen en virtuele achtergronden, waardoor de aanpassing aan kortere, beknoptere onlinevergaderingen en presentaties wordt gemaakt - u kunt nu zien hoe technologie de mogelijkheid biedt om gemakkelijk op afstand te communiceren.
Laten we dieper ingaan op hoe dit vorm krijgt in verschillende juridische implicaties.
Een van de handigste en meest vooruitstrevende functies van videoconferenties is opnemen. Door een record te halen zodra een onlinevergadering aan de gang is, krijgen de deelnemers een volledig vastgelegde opname van begin tot eind van alles wat er tijdens de synchronisatie is gebeurd.
Dit kan echter voor veel bedrijven en bedrijven een procedurele verschuiving zijn. Werden teamgesprekken ooit opgenomen voordat ze online gingen en de meeste mensen thuis werkten? Wie heeft notulen gemaakt? Hoeveel tijd is er besteed aan het bijeenroepen? Maak de overstap soepeler door technologie te gebruiken die het zware werk doet, zoals het vastleggen van audio, video, screengrabs, verzonden links en documenten voor u.
Naast het voordeel van opnemen, komen meestal transcriptie en slimme samenvattingen, twee functies die het ontdekkingsproces van onderzoeken verbeteren. Nuance en lichaamstaal worden niet alleen vastgelegd via video, maar ook de toon van de stem, denkpatronen en vocabulaire kunnen worden onderscheiden door middel van de sprekerstags van de technologie, geavanceerde algoritmen en algemene onderwerplinks.
Aan de andere kant van de medaille zijn er echter een paar uitdagingen waarmee toekomstige rechtszaken en onderzoeken rekening moeten houden. Massa-opname roept drie punten van zorg op vanuit het oogpunt van gegevensopslag:
De vermenigvuldiging van gegevens
Wanneer er steeds meer online uitwisselingen worden opgenomen, stapelen zich meer bestanden op en dat geldt ook voor de grootte van de videobestanden. Naarmate de hoeveelheid gegevens toeneemt, neemt de mogelijkheid om veilig op te slaan en op te halen tegelijkertijd toe.
Records beheren
Veilige en beveiligde gegevensopslag is absoluut noodzakelijk omdat de informatie die wordt gedeeld en besproken zeer gevoelig kan zijn en niet bedoeld is voor anderen. Bedenk hoe en waar deze bestanden worden opgeslagen. Wie of wat is de beveiliging? Wie heeft er toegang en hoe worden ze beschermd?
De reis van mijn leven
Voorheen was het mogelijk dat vergaderingen werden opgenomen met audio of opgeschreven in een tekstverwerkingsdocument, waardoor de nauwkeurigheid en reikwijdte van de verstrekte informatie werd beperkt.
Misschien zijn de gegevens verzameld in een presentatie of agenda. Nu is het potentieel voor meer gedetailleerde elektronische bestanden en transcripties veel voordeliger dan ooit. Opgenomen onlinevergaderingen hebben de capaciteit om audio en of video vast te leggen naast alle inhoud van de vergadering die elke transactie en uitwisseling tijdens de vergadering omvat.
Houd rekening met de waarde van gezichtsuitdrukkingen, gebaren en alles wat er is gecommuniceerd zonder te spreken.
Iets om te onthouden:
Toegang tot opgenomen vergaderingen kan zowel een positief en negatief aangezien een "digitale voetafdruk" aanleiding zou kunnen zijn voor later gebruik. Zorg ervoor dat uw privacy- en beveiligingsmaatregelen up-to-date en transparant zijn, aangezien verzoeken om het ontdekken van rechtszaken videovergaderingen net zo vaak kunnen omvatten als e-mails en documenten.
Om algemene nauwkeurigheid en transparantie te garanderen, stelt u beleidsregels in die samenhang creëren als het gaat om videoconferenties. Door gegevens te ordenen, richtlijnen vast te stellen en in het algemeen een stroom of procedure tot stand te brengen als het gaat om onlinevergaderingen, worden veiligheidsrisico's beperkt, worden gegevens ontgonnen en is informatie direct beschikbaar:
- Beslis over naamgevingsconventies voor vergaderingen en wie verantwoordelijk is voor het beheer van de opnamen. Waar zullen de opnames leven en wat zijn de administratieve regels voor opslag, toegankelijkheid, verwijdering, ontdekking, enz.?
- Delegeer, afhankelijk van de grootte van de vergadering, de opnameverantwoordelijkheden aan een of enkele deelnemers. Selecteer een deelnemer van elke afdeling, supervisor of manager die verantwoordelijk is voor het opnemen van verschillende soorten vergaderingen. Wie wordt de moderator en welk beleid, welke regels en procedures moeten worden ingevoerd voor verschillende virtuele vergaderingen?
- Welke "weergave" wilt u opslaan? Als je eenmaal hebt besloten wie de moderator is (of misschien zijn er een paar), kies dan welke van de verschillende vergaderopties voldoen aan de behoeften van je bedrijf en wie de opname gaat maken vanaf welke computer - of uitkijkpunt.
- Houd het einde in de gaten samenvattingen en rapporten van het videoconferentieplatform en bepalen wie er verantwoordelijk voor is. Wie ontvangt ze en hoe krijgt u toegang?
- Voorkom dat ontdekkingen ontsporen met verklaringen voor videoconferenties die:
Bepaal de fysieke locatie van de deponent en hoe hij / zij logistiek zal worden ingesteld om verbinding te maken met de virtuele vergadering
Kom met een andere optie als de rechtbankverslaggever en de afgevaardigde niet op dezelfde locatie kunnen verschijnen
Ontvang exposities van tevoren via de post of elektronisch tijdens de deponering naar de deponent
Werk soepel - test de technologie vóór de dag van de virtuele afzetting
Verbind meerdere advocaten en deelnemers uit verschillende geografische locaties
Iedereen is het erover eens of het wel of niet wordt opgenomen - vraag toestemming - Zorg voor een bewaarbeleid waarin wordt uiteengezet hoe videoconferenties worden opgeslagen en later na een bepaalde tijd worden vernietigd.
Na afloop van een online meeting worden de opnames opgeslagen in de cloud en blijven ze toegankelijk via het bedrijfsportaal of door de moderator. Het verlenen van toegang aan bepaalde deelnemers is een privacy- en beveiligingsmaatregel. Algemeen archiefbeheer, operationele protocollen en toegang moeten worden vastgesteld door middel van de bespreking en ontwikkeling van beleid en procedures.
Voorkom inbreuken op de beveiliging en het afluisteren van video's met technologie die elke online uitwisseling veilig en privé maakt. Sta het gebruik van een eenmalige toegangscode toe of een persoon die tijdens de vergadering een record raakt. Zoek naar functies zoals:
- Eenmalige toegangscode: Elke oproep is gecodeerd met een unieke en persoonlijke code die alleen geldig is voor de opgegeven en geplande conference call.
- Vergaderslot: Activeer deze functie direct nadat deelnemers zijn verschenen om te voorkomen dat ongewenste deelnemers tussenbeide komen. Iedereen die te laat komt, moet toestemming vragen aan de moderator.
- Security Code: Als de onlinevergaderingsagenda de bespreking van zeer gevoelige informatie met zich meebrengt, voegt u een extra beveiligingslaag toe met een extra code die vereist is bij het betreden van een conferentie.
Technologie die direct beschikbaar is en de grond vormt voor ontdekking, blijkt steeds vaker voor te komen. En in de toekomst is het onwaarschijnlijk dat persoonlijke procedures voorrang hebben. Als juridische opsporing en andere processen online kunnen worden uitgevoerd, is het mogelijk dat ze online blijven.
Als het gaat om toevlucht nemen tot software voor videoconferenties in plaats van persoonlijk te verschijnen,
de voordelen - waaronder kostenbesparingen, minder reizen, meer tijd, samenwerking op afstand, hogere productiviteit, minder vertragingen - wegen zeker zwaarder dan de uitdagingen:
Uitdaging # 1:
Traditioneel is elke partij meestal in de fysieke aanwezigheid van hun juridisch adviseur die tijdens het onderzoek documenten en exposities moet verstrekken, bijstaan en uitleggen.
Oplossing:
In plaats daarvan is dit bij videoconferenties een kans om vooruit te plannen. Advocaten en juridisch adviseurs moeten alle bewijsstukken, stukken, documenten en bewijzen van tevoren regelen. Het moet duidelijk, geëtiketteerd, georganiseerd, met een titel zijn en per post worden verzonden of klaar om elektronisch te worden afgevuurd. Zorg ervoor dat adressen up-to-date zijn, correct zijn gespeld en dat iedereen die de gegevens nodig heeft, wordt opgenomen in de digitale transactie of per post.
Uitdaging # 2:
Het beoordelen van het gedrag en de kalmte van een getuige kan duister zijn via een videoverbinding in plaats van aanwezig te zijn op dezelfde fysieke locatie.
Oplossing:
Een technologietest die wordt uitgevoerd in de dagen voorafgaand aan de virtuele bijeenkomst, zorgt ervoor dat de deelnemer duidelijk en volledig wordt gezien. Maak een referentiegids voor videoconferenties voor klanten, collega's en andere juridische professionals binnen uw bedrijf met verplichte praktijken voor vocale projectie, belichting, houding, acceptabele achtergronden en alle andere informatie die video-ontdekking op punt, gepolijst en professioneel maakt.
Uitdaging # 3:
Een setting die niet institutioneel is of niet neutraal of passend lijkt, kan schokkend, misleidend zijn of tot onvoldoende onderzoek leiden.
Oplossing:
Bied voorbeeldvideo's en online tutorials aan over hoe het proces van videoconferenties, het ontdekkingsgesprek, het vooronderzoek of het proefproces zou moeten verlopen. Geef aan wat acceptabel is, en welke opzet en achtergronden tot een succesvol examen leiden. Geef voorbeelden van slechte video's en wat je niet moet doen.
Uitdaging # 4:
Het niet in dezelfde fysieke ruimte zijn, stelt het onderzoek bloot aan mogelijk misbruik of wanpraktijken.
Oplossing:
Volledige transparantie van de discussie is vereist van begin tot eind. Toestemming met een merkbare prompt aan het begin van de vergadering zorgt ervoor dat iedereen compliant is. Bovendien zorgt het verstrekken van opleiding en training over best practices tijdens examens ervoor dat processen gestroomlijnd en up-to-standard zijn.
Met betrekking tot de feitelijke kwaliteit van communicatie tijdens examens voor ontdekking via videoconferenties, volgen hier enkele praktische tips:
• Stel de tijd apart - voor, tijdens en na
Check-ins, interviews, getuigenissen, vergaderingen, verklaringen - zorg ervoor dat er enige tijd is voordat u zich voorbereidt, genoeg tijd om erdoorheen te komen en wat tijd vrijmaakt om na te denken en de opname of samenvattingen door te nemen.
• Zorg ervoor dat alle technologie werkt
Als tijd van essentieel belang is, raak dan niet verstrikt in het oplossen en oplossen van technische problemen terwijl iedereen wacht. Kom iets eerder naar de videoconferentie en test uw microfoon, luidspreker en verbinding.
Controleer of alles is opgeladen, extra snoeren beschikbaar zijn, wifi sterk is, enz. Profiteer van audio- en videotests die worden aangeboden door conferentieplatforms op bedrijfsniveau.
• Controleer nogmaals de plek
Kies een plek die stil, steriel en zonder afleiding is. Een witte muur of afgesloten ruimte met een effen, niet-storende achtergrond werkt het beste.
• Blijf bij de timing
Geef de duur van de vergadering van tevoren door, zodat iedereen dienovereenkomstig kan plannen. Maak, net als bij een persoonlijke ontmoeting, een agenda, houd u eraan en bescherm ieders tijd.
• Controleer de audio- en videoverbinding
Gebruik een headset om feedback te minimaliseren en uw gehoor en projectie te maximaliseren. Gebruik videoconferenties met hoogwaardige audio- / videomogelijkheden.
Laat Callbridge uw advocatenkantoor voorzien van de videoconferentietechnologie die ervoor zorgt dat procedures voorafgaand aan het proces soepel verlopen in een virtuele omgeving. Met het ongelooflijke potentieel om veel persoonlijke procedures online te brengen, is de mogelijkheid om kosten te besparen, meer vanuit huis te werken, gerechtelijke procedures te versnellen en sneller meer informatie te krijgen, binnen handbereik.
Het tweerichtingscommunicatieplatform van Callbridge heeft de kracht om dieper in te gaan en een dimensie te geven aan de manier waarop advocatenkantoren hun zaken doen. Opgenomen onlinevergaderingen geven alle partijen het gevoel face-to-face te zijn, maar op veilige en gezonde afstand. Bovendien zorgt het voor een flexibelere aanwezigheid en met de juiste voorbedachtheid, planning en voorbereiding is het een geschikte vervanging voor persoonlijke bijeenkomsten.
