11 tips voor het succesvol beheren van teams op afstand

Als u zich afvraagt ​​hoe u een team op afstand succesvol kunt beheren, moet u weten waar u moet beginnen. Misschien wil je preventief te werk gaan en structuren opzetten voor medewerkers en collega's zodat ze zich gezien en gehoord voelen. Aan de andere kant ben je misschien al in staat om tekenen van nood in je team te lokaliseren. Hoe dan ook, beide zijn uitstekende kansen om het beter te doen in een afgelegen situatie.

Lees verder voor 11 tips over hoe u een team op afstand beheren zonder op te offeren hoe je werkt.

Laten we eerlijk zijn, er zal altijd een uitdaging zijn bij het omgaan met een verspreid team. Overweeg enkele van de meest voorkomende uitdagingen waarmee u momenteel te maken kunt hebben:

• Niet genoeg persoonlijke interactie, supervisie of management
• Beperkte toegankelijkheid van informatie
• Sociaal isolement en minimale blootstelling aan kantoorcultuur
• Gebrek aan toegang tot de juiste tools (thuiskantoorbenodigdheden, apparaat, wifi, kantoor, enz.)
• Reeds bestaande problemen die zijn uitvergroot

Als u een manager wilt zijn die het voortouw neemt voor uw team om samen te werken en uit te blinken in niet alleen hun werk, maar ook als een samenhangende eenheid, volgen hier een paar tips om de kloof te overbruggen:

1. Raak Basis aan - Dagelijks

In het begin lijkt het misschien overdreven, maar voor managers die toezicht houden op een team op afstand, is dit een belangrijke gewoonte. Het kan zo simpel zijn als een e-mail, bericht via sms of Slack, of een telefoontje. Videoconferencing wordt ook steeds populairder als communicatiemiddel. Probeer een persoonlijke interactie van 15 minuten en kijk hoe dat werkt om gemakkelijk vertrouwen en verbinding tot stand te brengen.

(alt-tag: vrouw werkt ijverig op laptop in modern ingerichte werkruimte met stijlvolle accenten en plant op de achtergrond.)

2. Communiceer en communiceer dan wat meer

Deze dagelijkse check-ins zijn geweldig voor eenvoudige up-to-date informatie-uitwisselingen, maar als het gaat om het delegeren van taken en het inchecken van verantwoordelijkheden, is eersteklas communicatie van cruciaal belang. Zeker als medewerkers op afstand werken en er nieuwe informatie is, moet duidelijke beknopte communicatie voorrang krijgen. Dit kan lijken op het sturen van een e-mail wanneer de projectmanagementtool is bijgewerkt met een dringende taak of het opzetten van een onlinevergadering wanneer de korte termijn van de klant verandert en het team ongetwijfeld vragen zal hebben.

3. Vertrouw op technologie

Digitaal gaan betekent kiezen voor technologie waarmee u een team op afstand kunt beheren met communicatie. Tools zoals projectbeheer en videoconferenties kunnen een leercurve hebben en enige tijd nodig hebben om zich aan te passen, maar de voordelen wegen op tegen de aanvankelijke fase van wennen. Kies een videoconferentieplatform dat eenvoudig in te stellen en browsergebaseerd is en wordt geleverd met meerdere functies en integraties.

4. Ga akkoord met de voorwaarden

Door vroegtijdig communicatieregels en best practices vast te stellen, kunnen managers vaak met vertrouwen leiding geven en krijgen werknemers een container om in te werken. Krijg duidelijkheid over verwachtingen met betrekking tot frequentie, beschikbare tijd en communicatiewijze. E-mails werken bijvoorbeeld goed voor introducties en follow-ups, terwijl instant messaging beter werkt voor tijdgevoelige problemen.

5. Geef prioriteit aan resultaten boven activiteit

Wanneer mensen niet in hetzelfde kantoor of dezelfde locatie bijeenkomen, is elk individu in zijn eigen omgeving en omstandigheden opgenomen. Door de teugels uit handen te geven met betrekking tot het bereiken van gewenste resultaten, gaat het om het bieden van de duidelijk gedefinieerde doelen die hen in staat stellen dit te doen zonder uw micromanagement. Een uitvoeringsplan kan door de medewerker worden opgesteld zolang iedereen het eens is over het eindresultaat!

6. Bepaal het WAAROM

Hoewel het misschien een rechtvaardiging of verklaring lijkt, het "waarom" laadt de vraag eigenlijk emotioneel op en verbindt medewerkers met hun missie. Houd dit in gedachten wanneer het project verandert, het team transformeert, de feedback niet positief is. Zorg dat iedereen altijd het 'waarom' bij de hand heeft.

7. Voeg noodzakelijke bronnen toe

Is uw team uitgerust met de best mogelijke tools en middelen? Kritische hulpmiddelen zijn onder meer wifi, een bureaustoel, kantoorbenodigdheden. Maar ga nog een stap verder en bied andere bronnen waar iedereen van kan profiteren, zoals een betere hoofdtelefoon voor videoconferenties of een luidspreker voor luider, helderder geluid.

8. Identificeer en verwijder barrières

Fysiek en emotioneel isolement zijn reëel. Dat geldt ook voor thuisafleiding, leveringen, brandalarmen, kinderen in huis, enz. Als manager kunt u helpen identificeren welke obstakels beginnen op te komen door goed te kijken om te voorspellen wat een productiviteit en verantwoordelijkheden van de werknemer, zoals herstructurering, gebrek aan ondersteuning of middelen, de behoefte aan meer interactie en facetime.

9. Neem deel aan sociale activiteiten

Virtuele pizzafeesten, online 'show and tell', happy hours, lunches en koffiepauzes met videochat lijken misschien geforceerd, maar deze hangout-sessies zijn zeer nuttig gebleken. Onderschat de niet waarde van een praatje en het uitwisselen van eenvoudige beleefdheden. Ze kunnen een grote bijdrage leveren aan het creëren van vertrouwen, het verbeteren van teamwerk en het creëren van verbindingen.

(alt-tag: vrouw controleert haar telefoon aan tafel in moderne witte keuken die voor laptop naast de koelkast en dicht bij de muur werkt)

10. Bevorder flexibiliteit

Omdat we vanuit huis blijven werken, is het belangrijk dat managers geduld en begrip oefenen. De werkomgeving van elke medewerker is niet alleen anders dan vroeger, er zijn nu andere factoren en andere toeslagen waarmee rekening moet worden gehouden. Dingen zoals kinderen die rondrennen, huisdieren die 's middags een wandeling moeten maken, een telefoontje aannemen met een wieg op de achtergrond of kamergenoten die er doorheen lopen.

Flexibiliteit verwijst ook naar time management en time shifting. Als vergaderingen kunnen worden opgenomen of als uren later kunnen worden ingehaald om tegemoet te komen aan de situatie van een werknemer, waarom zou u dan niet wat milder zijn?

11. Laat zien dat je om je geeft

In het grote geheel is thuiswerken nog steeds een proces waar iedereen nog aan moet wennen. Een deel van het personeel gaat misschien terug naar kantoor, terwijl anderen een hybride aanpak aannemen. Erken ondertussen wat echt is voor de werknemer met betrekking tot hun stress. Nodig een gesprek uit en blijf kalm als de zaken chaotisch worden.

Met Callbridge zijn de mogelijkheden om in contact te blijven met je team dichtbij of ver weg en dat begint bij videoconferencing die verbindingen creëert. Gebruik Callbridge om uw team geavanceerde technologie te bieden die werknemers verenigt en hen een oplossing biedt om kwaliteitswerk te versnellen. Beheer uw team succesvol op afstand wanneer u een cultuur van samenwerking aanbrengt.