Rok 2020 ma się gwałtownie rozpocząć, więc można śmiało powiedzieć, że do tej pory, w połowie roku, Twoje doświadczenia z wideokonferencjami poprawiły się dziesięciokrotnie. Twoje biuro najprawdopodobniej przeszło na podejście bardziej online, praca z domu, otwierając drzwi do komunikacji online za pomocą wideokonferencji z klientami, podczas briefingów zespołowych, połączeń konferencyjnych wyższego kierownictwa, sesji burzy mózgów, spotkań dotyczących statusu… i lista jest długa na.
Co więcej, w miarę jak wciąż dostosowujemy się do zmieniających się czasów, z którymi wszyscy się obecnie borykają, siła robocza dzieli się pod względem tego, jak fizycznie (lub wirtualnie!) pojawiać się w pracy. Czy masz kolegów, którzy pracują w domu w pełnym wymiarze godzin? Czy kierownictwo pracuje 2 dni w tygodniu w biurze, a potem pracuje zdalnie? Czy chodzisz tam i z powrotem między klientami, którzy muszą przebywać w biurze 5 dni w tygodniu?
Kiedy koledzy i członkowie zespołu rozproszyli się w środowiskach cyfrowych i fizycznych, utrzymanie wszystkich razem może okazać się trudnym zadaniem, choć nie niemożliwym! Chociaż istnieją ograniczenia czasowe, bariery językowe, różnice w hierarchii i ogólne wyzwania związane z zarządzaniem czasem, wszyscy naprawdę chcą, aby współpraca była jak najbardziej efektywna i produktywna.
Oto, jak skutecznie utrzymywać środowisko pracy opartej na współpracy, jeśli Twój zespół jest podzielony w domu, w biurze lub w terenie.
9 sposobów zarządzania współpracą między biurami:
9. Unikaj bałaganu w wiadomościach e-mail
E-maile są kluczem do szybkiej i skutecznej komunikacji przy jednoczesnym zapewnieniu „śladu”. Ale kiedy małe pytanie przeradza się w gigantyczną rozmowę, która staje się długa i skomplikowana, rzeczywista skuteczność wymiany staje się zawiła.
Przejście na narzędzie do komunikacji biznesowej, które zapewnia kanał, w którym praca, statusy i aktualizacje są widoczne i graficzne, daje wszystkim zaangażowanym lepszy wgląd w to, co się dzieje. Narzędzie do współpracy, takie jak Slack, zapewnia taką spójność, podobnie jak oprogramowanie do wideokonferencji, które oferuje wiele opcji integracji . W ten sposób można połączyć dwie platformy, aby uzyskać najwyższą wydajność współpracy.
8. Miej oko na obciążenia
Zobaczenie, nad czym wszyscy pracują, za pomocą narzędzia do zarządzania projektami, pomaga rozpoznać status projektu i kto się nim zajmuje. W ten sposób, niezależnie od tego, czy jesteś w domu, czy podróżujesz do pracy, możesz wskoczyć i zobaczyć, co jest w przygotowaniu.
Skorzystaj z kodowania kolorami oraz wierszy i kolumn, aby uporządkować pliki, lokalizacje i śledzić czas. Z kolei spotkanie online z wykorzystaniem wideokonferencji, podczas którego można omówić projekt w czasie rzeczywistym, daje współpracownikom szansę na otwarcie się i podzielenie się informacjami o tym, gdzie się znajdują i jak się czują w wirze pracy. Wypracowanie rutyny spotkań online, podczas których omawiany jest status i aktualizacje, pomoże zidentyfikować priorytetowe elementy, wąskie gardła i ograniczyć liczbę przekroczonych terminów.
(alt-tag: Stylowa kobieta idąca ulicą trzymająca telefon komórkowy, patrząca na niego i przeglądająca.)
7. Uważaj na strefy czasowe
Nie jest idealnie, aby dołączyć do spotkania „czerwonych oczu” lub tuż przed snem, ale podczas planowania projektów lub synchronizacji strefy czasowe odgrywają rolę w podejmowaniu decyzji, kiedy zorganizować spotkanie w różnych biurach.
Mając pod ręką i dostępny harmonogram wszystkich, gospodarz lub organizator może mieć wgląd w najlepszy czas na spotkanie online. Poszukaj oprogramowania do wideokonferencji, które jest dostarczane z harmonogramem strefy czasowej, lub bądź otwarty dla niektórych zaproszonych uczestników, którzy muszą teraz nagrać spotkanie, aby obejrzeć je później.
6. Odprawiaj się regularnie
Kiedy Twój zespół jest rozproszony w biurze, domu i w terenie, łatwo jest stracić niektóre z bardziej typowych zachowań nabytych podczas pracy w tandemie i tylko kilka stóp od siebie – na przykład zerkanie, aby zadać pytanie lub przechodząc obok siebie w holu lub pokoju socjalnym.
Aby upewnić się, że wszyscy są na tej samej stronie, wyrób sobie nawyk częstego dotykania bazy. Nie wahaj się nawiązywać połączenia kilka razy w tygodniu, czy to przez e-mail, synchronizację, połączenie konferencyjne, wideokonferencję lub czat tekstowy!
5. Polegaj na automatyzacji, aby śledzić
Zarządzanie terminami, statusami i postępem prac nie jest tak łatwe, gdy nie możesz tego zrobić osobiście. Ale kiedy możesz odciążyć czasochłonną, powtarzalną pracę, tracisz czas na ważniejsze zadania. Ponadto usunięcie elementu ludzkiego daje lepsze, dokładniejsze wyniki. Pozwól automatyzacji wykonać za Ciebie ciężkie podnoszenie:
- Zaplanuj zaproszenia i przypomnienia o nadchodzących wideokonferencjach
- Zintegruj Kalendarz Google z oprogramowaniem do wideokonferencji, aby uzyskać płynny harmonogram i powiadomienia
- Udostępniaj informacje w czasie rzeczywistym w Dokumentach Google i otrzymuj natychmiastowe edycje i zmiany wysyłane na Twój e-mail
- Narzędzia do zarządzania projektami i wideo, które automatyzują arkusze kalkulacyjne, informacje o klientach, nagrania, transkrypcje i nie tylko.
4. Użyj aplikacji mobilnej
W przypadku spotkania online aplikacja mobilna daje współpracownikom szybką i łatwą opcję włączenia się do rozmowy z dowolnego miejsca – na ulicy, na podwórku lub w stołówce.
Rozpoczynanie spotkania w podróży z dłoni zapewnia wysokiej jakości spotkania, które są tak samo dobre, jak gdyby odbywały się na komputerze. Nadal możesz planować spotkania z wyprzedzeniem lub na miejscu; możesz uzyskać dostęp i zsynchronizować się z kalendarzem i książką adresową; i oczywiście właśnie tam, gdzie jesteś, jest miejsce, w którym odbywa się twoje spotkanie. Aplikacja mobilna daje Ci swobodę prowadzenia spotkania lub rozmowy wszędzie tam, gdzie masz połączenie z internetem.
Ponadto nadal masz dostęp do historii połączeń, transkrypcji i nagrań w bezpiecznym środowisku spotkań.
3. Stwórz „standaryzowane” centrum pamięci masowej do pracy
Spraw, aby wszystkie ważne pliki, łącza, dokumenty i multimedia były łatwo dostępne i przechowywane w jednym miejscu. Kiedy jest scentralizowany w jednym miejscu, dotarcie do niego nie musi wydawać się takim zadaniem. Gdy elementy są skatalogowane, zorganizowane i dostępne w czasie rzeczywistym, każdy może mieć dostęp do najnowszych plików, ostatnich udokumentowanych spotkań i ważnych decyzji.
Kilka innych sugestii:
Jeśli masz biura w różnych lokalizacjach, możesz używać więcej niż jednego języka. Staraj się pozostać w języku, który jest najczęściej używany, a jeśli potrzebujesz porozumiewać się w innym języku, prowadź rozmowę prywatnie za pośrednictwem czatu tekstowego lub w osobnym kanale.
Unikaj tworzenia duplikatów dokumentów, oczywiście oznaczając je poprawnie i wyraźnie zaznaczając, że istnieje procedura pracy z nimi. Nie ma nic gorszego niż marnowanie godzin na dokument, który został już zrobiony, ma nowszą wersję lub zaginął.
Zastanów się, który sposób komunikacji najlepiej odpowiada Twojemu celowi. Jeśli potrzebujesz wyjaśnienia szczegółów lub pytania tak lub nie, wyślij swojemu koledze wiadomość na czacie tekstowym. Jeśli masz obawy dotyczące zbliżającego się wniosku o urlop, napisz e-maila. Jeśli pojawi się problem ze współpracownikiem, który wpływa na Twoją zdolność do wykonywania i wykonywania dobrej pracy, zaplanuj wideokonferencję jeden-na-jednego. .
2. Przyjmij podejście „najpierw wideo”
Zwłaszcza w obliczu pandemii , która dotknęła świat, podejście oparte na wideo, które ceni interakcje twarzą w twarz, sprawia, że współpracownicy czują się, jakby pracowali z prawdziwą osobą, a nie tylko z jej ideą. Pokazywanie twarzy, dzielenie się głosem, poruszanie ciałem – to wszystko jest częścią tworzenia bardziej realistycznej wersji siebie w wirtualnym środowisku. Wideokonferencja pomaga przekształcić normalne środowisko biurowe w cyfrowy krajobraz.
Poza tym, po co „powiedzieć”, kiedy możesz „pokazać”? Niektóre prezentacje – zwłaszcza te, które zawierają koncepcje i abstrakcyjne pomysły lub drobiazgową nawigację po projekcie strony internetowej – kończą się lepiej dzięki demonstracji wykorzystującej udostępnianie ekranu. Koledzy dosłownie znajdują się na tej samej stronie podczas sesji wideokonferencji z miejscami w pierwszym rzędzie, aby zaprezentować Twoje pomysły.
1. Eksperymentuj i uzyskaj informacje zwrotne
Jak większość aranżacji, jest trochę przejścia i eksperymentów. Współpraca między biurami, która działa bardziej jak dobrze naoliwiona maszyna, a nie zardzewiała, wymaga wdrożenia różnych strategii, sposobów komunikacji i narzędzi, aby znaleźć najlepszy sposób działania, który działa dla zespołu.
Jednym z najważniejszych czynników, które zadecydują o sukcesie zespołu lub wyniku projektu, jest chęć wzajemnego zaufania. Czy członkowie zespołu potrafią traktować się nawzajem z szacunkiem? Czy pracownicy zdalni ciągną na wadze, a nie tylko odpoczywają? Czy pracownicy biurowi biorą na siebie za dużo, chcą zaimponować i objąć prowadzenie?
Koncentrując się na planowaniu, korzystaniu z narzędzi do budowania zespołu i odrobinie koleżeństwa tu i tam, nawet jeśli twój zespół jest rozproszony, próbowanie nowych rzeczy, aby wypełnić lukę, nie musi być zniechęcające. Ważne jest, aby wypróbować nowe strategie i narzędzia i zobaczyć, które przynoszą najlepsze wyniki dla Twojego zespołu i celu.
Współpraca między biurami zawsze będzie wiązać się z szeregiem konfliktów i wyzwań. Efekty pracy współpracowników w biurze i poza nim, blisko i daleko, oraz praca według różnych harmonogramów, takich jak elastyczne godziny pracy , praca w niepełnym lub pełnym wymiarze godzin, wpływają na wydajność i przepływ pracy. Jednak nawet w obecnej sytuacji na świecie jest to okazja do dostosowania się do potencjalnie bardziej zintegrowanej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym, która zmienia się i ewoluuje wraz z wykorzystywaną przez nas technologią.
Niech unikalny pakiet oprogramowania do dwukierunkowych wideokonferencji firmy Callbridge zapewni spójność między zespołami. Jego technologia została zaprojektowana z myślą o łączeniu ludzi, dzięki czemu Twoja firma może się rozwijać bez względu na to, jak rozproszona jest Twoja siła robocza.
Callbridge obsługuje firmy średniej wielkości poszukujące wyrafinowanych rozwiązań, które zawężają wewnętrzne różnice między współpracownikami i zewnętrznymi klientami, dostawcami, interesariuszami i innymi ważnymi ruchomymi częściami rozwijającej się firmy. Oferując szeroką gamę funkcji współpracy, które zwiększają zaangażowanie i produktywność, ekspercka platforma do konferencji audio, wideo i internetowych firmy Callbridge zapewnia bezpieczne i bezpieczne połączenie, gdziekolwiek jesteś i gdziekolwiek się wybierasz.
Co wyróżnia Callbridge?
Transkrypcje spotkań za pomocą sztucznej inteligencji – Twój osobisty asystent wyposażony w sztuczną inteligencję Cue™ zajmie się nagrywaniem spotkań oraz identyfikacją mówców, tematów i założeń.
Integracja z aplikacjami Slack i Kalendarz Google – nie przegap żadnej okazji, integrując się z aplikacjami Google Suite, Outlook i Slack.
Wyjątkowe funkcje – ciesz się światowej klasy funkcjami, takimi jak nagrywanie spotkań , udostępnianie ekranu , udostępnianie dokumentów , tablica internetowa i wiele innych!
Najwyższy poziom bezpieczeństwa – miej pewność, że Twoje dane są bezpieczne dzięki jednorazowemu kodowi dostępu, blokadzie spotkania i kodowi bezpieczeństwa.
Branding niestandardowy – Spersonalizuj swoją salę konferencyjną online, dodając własne logo i standardy marki.
Brak konieczności pobierania – nie ma kabli ani ciężkiego sprzętu, wystarczy pobrać oprogramowanie i korzystać z rozwiązań do wideokonferencji opartych na przeglądarce.
