Każda firma opiera się na swojej zdolności do zarządzania czasem i pracą w celu uzyskania jak najlepszych wyników. . Rozwijanie się, skalowanie, rozszerzanie, po prostu nie jest możliwe bez wdrożenia solidnej struktury przepływu pracy i zarządzania tym, jak się rozwija. W końcu, jeśli nie możesz tego zarządzać, nie możesz tego zmierzyć. Czym dokładnie jest zarządzanie pracą i jak optymalizuje zespoły? Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej.
Co to jest zarządzanie pracą?
W najbardziej podstawowych terminach zarządzanie pracą odnosi się do miejsca, w którym spotykają się procesy zespołu i procesy biznesowe, aby stworzyć spójność w przepływach pracy i wynikach.
Oprogramowanie do zarządzania pracą jest szczególnie pomocne w organizowaniu przepływu i wyznaczaniu procesów generujących informacje. W połączeniu ze spotkaniami online przy użyciu oprogramowania do wideokonferencji podejście do zarządzania pracą zapewnia rytm i widoczność dla wszystkich, od pracowników po klientów, oraz usprawnia procesy zwiększyć wydajność i wyniki.
Zarządzanie pracą można zagłębić w zarządzanie konkretnym projektem lub osobą. Proces zarządzania pracą rozpoczyna się na początku cyklu zarządzania projektem, dzięki czemu można lepiej zrozumieć jego zakres, aby lepiej rozłożyć przebieg jednego (lub wielu) projektów.
Zarządzanie pracą wpływa na sposób obsługi zespołów. To zawiera:
- Zarządzanie osobami fizycznymi
- Nadzorowanie przepływu pracy
- Kierowanie pracą
- Przydzielanie zadań do zespołów
- Decydowanie, co jest priorytetem
- Tworzenie terminów
- Aktualizowanie klientów i pracowników o zmianach lub blokadach
…wszystko to można obsłużyć za pomocą oprogramowania do zarządzania pracą i dodatkowo wzmocnić dzięki spotkaniom online i czatom wideo.
Zarządzanie projektami vs. Zarządzanie pracą
Zarządzanie projektami to całościowe podejście do całości, podczas gdy zarządzanie pracą to podejście, które łączy zarządzanie projektami, automatyzację pracy i współpracę, aby umożliwić zespołom lepszą pracę we wszystkich projektach, zadaniach, produktach itp.
Zarządzanie projektami pomaga zarządzać projektami, które mają początek i koniec oraz jasne role dla różnych pracowników. Może jednak zdyskontować projekty awaryjne lub doraźne, zadania do wykonania w ostatniej chwili i nie tylko. Dodatkowo weźmy pod uwagę czas spędzony na e-mailach, zadaniach administracyjnych, uczestnictwie w spotkaniach i innych rzeczach, które nie są pracą, którą pracownik został specjalnie doprowadzony do zespołu.
Dlaczego zarządzanie pracą jest tak ważne?
Mówiąc najprościej: poprawia wydajność. Podobnie jak w przypadku każdego systemu zarządzania lub osoby na stanowisku kierowniczym , zarządzanie pracą to kolejny sposób na zapewnienie, że zespół pracuje z maksymalną wydajnością, dostarczając najwyższą jakość w najszybszym tempie, bez konieczności nadwyrężania budżetu. Redukcja zbędnych zadań, identyfikacja wąskich gardeł i określenie relacji czasu do budżetu – to wszystko można osiągnąć dzięki odpowiedniej komunikacji i strategiom najlepszego systemu zarządzania pracą.
Podział zarządzania pracą
Szczegóły zmienią się w zależności od branży i między organizacjami, jednak istnieją pewne podobieństwa, a także wspólne wyzwania związane z zarządzaniem pracą:
- Zespoły zadaniowe
Kiedy pojawia się nowy projekt, organizacja i delegowanie są na pierwszym miejscu. Obowiązkiem menedżera jest przydzielanie i przydzielanie zasobów, przy jednoczesnym zapewnieniu, że ma odpowiednią osobę do pracy lub zadania, oprócz upewnienia się, że jest wykonane na czas i jest wysokiej jakości. Pomocne jest śledzenie tego, kto co robi za pomocą narzędzi cyfrowych i oprogramowania do zarządzania, a jednocześnie trzymanie się częstych wirtualne spotkanie harmonogram aktualizacji statusu, odpraw i odpraw - Wyznaczenie linii między zadaniami pilnymi a zadaniami o wysokim priorytecie
Zwłaszcza jeśli coś wyskakuje znikąd, może być trochę zamieszania co do tego, co należy zrobić wkrótce. Świadomość zbliżających się terminów i widoczność tego, co jest w przygotowaniu, zapewnia lepsze zrozumienie i punkt widzenia, aby wiedzieć, czy powiedzieć „tak” lub „nie” wynikom. - Tworzenie terminów realizacji zadań
Menedżer posiadający wiedzę i doświadczenie będzie biegły w ustalaniu odpowiednich terminów realizacji zadań. Problemy pojawiają się, gdy zmieniają się terminy lub brakuje czasu buforowego. Daty końcowe muszą być wyraźnie określone i widoczne dla wszystkich. - Pozostając przejrzystym dla klientów
Ogólna zasada mówi, że obiecaj za mało i za dużo, a nie na odwrót. Jasne i zwięzłe rozmowy z klientami i zespołami pomagają zarządzać oczekiwaniami i ustalać priorytety, dzięki czemu ludzie są na tej samej stronie. Gdy zmiany i przekierowania do projektu, terminów i alokacji zasobów nie są wyjaśnione, projekt może zostać wykolejony lub stać się trudniejszym.
Dzięki właściwemu przepływowi zarządzania pracą, który pozwala na spójne spotkania i aktualizacje online, projekty mogą nabierać bardziej precyzyjnego kształtu i mieścić się w budżecie i na czas.
Najlepsze praktyki zarządzania pracą
Niezależnie od tego, czy korzystasz ze specjalistycznego oprogramowania do zarządzania pracą, czy innego systemu, takiego jak rutynowe spotkania online, pamiętaj, że nie musi to być coś wyrytego w kamieniu. Najskuteczniejsze zarządzanie pracą to życie i oddychanie, które wymaga regularnego przeglądu. Oto kilka zasad, których należy przestrzegać :
- Ćwicz doskonałą komunikację
Twórz środowiska współpracy zespołowej z komunikacją, która jest jasna i terminowa. Twórz scentralizowane informacje i dokumenty, częste spotkania online i spotkania zespołu. Zaszczep kulturę komunikacji w firmie, uzgadniając zasady zaangażowania: Kiedy najlepiej wysłać e-mail lub umówić się na spotkanie? Kto jest odpowiedzialny za co i jak można się z nim skontaktować? Jak są wdrażani nowi pracownicy? Gdzie pracownicy mogą zadać pytania? - Nie unikaj przejrzystości
Poinformuj członków zespołu o tym, co się dzieje, gdy tylko to się stanie lub gdy tylko będzie to właściwe. Czy doszło do cięcia budżetu? Zmiana przywództwa? Rozwój nowego biznesu? Informuj ludzi na bieżąco i wymieniaj przyczyny zmiany, gdy jest to właściwe. Staraj się również unikać zasłaniania ważnych informacji. Plotki marnują czas i obniżają morale. - Zachęcaj do ciągłej pętli sprzężenia zwrotnego
Aby uzyskać jak najlepsze wyniki, uznanie i informacje zwrotne na temat możliwości wymuszają lepsze słuchanie i zachęcają do osiągania wyników. . Nie tylko buduje zaufanie, ale także zatrzymuje pracowników i sprawia, że ludzie czują się docenieni. Niech informacje zwrotne będą częścią procesu zarządzania pracą, aby uzyskać lepszą produktywność i mniej marnowanego czasu. - Nie zarządzaj mikro
Do pracy zatrudniono członków zespołu. Kiedy już dostaną potrzebne narzędzia i czas, nie trzeba ich obserwować jak jastrzębia. Pozwól im uzyskać dostęp do oprogramowania i platform, które mają potrzebne informacje, a następnie zaufaj im, że osiągną to, co zamierzają zrobić. Innymi słowy, poinformuj ich i przygotuj ich na sukces, aby mogli nieprzerwanie pracować z pełnym potencjałem.
Pozwól, aby zaawansowana platforma wideokonferencyjna Callbridge utworzyła połączenia, aby wzmocnić osoby i zadania związane z zarządzaniem pracą, przed którymi stoją. Dzięki podejściu zorientowanemu na wideo, które bezproblemowo integruje się z innymi narzędziami do zarządzania projektami i komunikacji biznesowej, możesz natychmiast zoptymalizować funkcjonowanie swojego zespołu.
