Каждый бизнес полагается на их способность управлять временем и работой, чтобы получить наилучшие результаты. Рост, масштабирование, расширение - это просто невозможно без реализации прочной структуры рабочего процесса и управления его развитием. В конце концов, если вы не можете управлять этим, вы не сможете это измерить. Так что же такое управление работой и как оно оптимизирует команды? Читайте дальше, чтобы узнать больше.
Что такое управление работой?
В самых общих чертах, под управлением работой понимается место, где процессы команды и бизнес-процессы встречаются, чтобы сформировать единство рабочих процессов и результатов.
Программное обеспечение для управления работой особенно полезно для организации потока и определения процессов, генерирующих информацию. В сочетании с онлайн-встречами с использованием программного обеспечения для видеоконференцсвязи подход к управлению работой создает ритм и видимость для всех, от сотрудников до клиентов, и оптимизирует процессы для повышенная производительность и результаты.
Управление работой может быть детализировано для управления конкретным проектом или отдельным лицом. Процесс управления работами начинается в начале цикла управления проектом, поэтому вы можете получить более четкое представление о задействованном объеме, чтобы лучше разобрать, как будет развиваться один (или несколько) проект.
Управление работой влияет на то, как работают команды. Это включает в себя:
- Управление людьми
- Контроль рабочего процесса
- Управление рабочей нагрузкой
- Распределение задачи по командам
- Решая, что является приоритетом
- Создание дедлайнов
- Уведомление клиентов и сотрудников об изменениях или блокировках
… Со всем этим можно справиться с помощью программного обеспечения для управления работой и расширить возможности через онлайн-встречи и видеочат.
Управление проектом Vs. Управление работой
Управление проектами - это целостный подход ко всему, тогда как управление работой - это подход, который сочетает в себе управление проектами, автоматизацию работы и сотрудничество, чтобы дать командам возможность лучше работать над всеми проектами, задачами, результатами и т. Д.
Управление проектами помогает управлять проектами, у которых есть начало и конец, а также четкие роли для разных сотрудников. Однако он может не учитывать чрезвычайные или специальные проекты, четкие задачи в последнюю минуту и многое другое. Кроме того, давайте примем во внимание время, потраченное на электронные письма, административные задачи, посещение собраний и другие вещи, которые не относятся к работе, для выполнения которой сотрудник был специально привлечен к команде.
Почему так важно управление работой?
В общих чертах: это улучшает производительность. Как и в любой системе управления или человек на руководящей должности, управление работой - еще один способ гарантировать, что ваша команда работает с максимальной производительностью, чтобы обеспечить наилучшее качество при наиболее эффективной скорости доставки без необходимости истощать финансы. Уменьшение избыточности, выявление узких мест, определение времени и бюджета - все это может быть установлено с помощью надлежащей коммуникации и стратегий для лучшей системы управления работой.
Разрушение управления работой
Детали будут меняться от отрасли к отрасли и между организациями, однако есть некоторые общие черты и общие проблемы управления работой:
- Команды задач
Когда появляется новый проект, на первом месте стоят организация и делегирование. В обязанности менеджера входит назначение и распределение ресурсов, а также обеспечение того, чтобы у них был подходящий человек для работы или задачи, помимо того, чтобы убедиться, что они выполнены вовремя и высокого качества. С помощью цифровых инструментов и программного обеспечения для управления полезно отслеживать, кто чем занимается, и при этом регулярно виртуальная встреча график обновлений статуса, проверок и брифингов - Граница между неотложными и первоочередными задачами
Особенно, если что-то всплывает из ниоткуда, может возникнуть некоторая путаница в том, что нужно делать в ближайшее время. Осведомленность о приближающихся крайних сроках и видимость того, что находится в стадии разработки, создает лучшее понимание и выгодную позицию для понимания того, следует ли говорить «да» или «нет» результатам. - Создание дедлайнов для задач
Менеджер, обладающий знаниями и опытом, сможет установить подходящие сроки выполнения задач. Проблемы возникают, когда меняются дедлайны или не хватает буферного времени. Даты окончания должны быть четко обозначены и видны всем. - Оставаться прозрачным для клиентов
Общее практическое правило - недооценивать и перевыполнять, а не наоборот. Четкие и лаконичные беседы с клиентами и командами помогают управлять ожиданиями и расставлять приоритеты, чтобы люди были на одной волне. Когда изменения и перенаправления в проект, крайний срок и распределение ресурсов не уточняются, проект может сорваться или стать более сложным.
При наличии надлежащего процесса управления работой, который позволяет проводить постоянные онлайн-встречи и обновления, проекты могут формироваться более точно и оставаться в рамках бюджета и вовремя.
Лучшие практики управления работой
Независимо от того, есть ли у вас специальное программное обеспечение для управления работой или другая система, например, обычные онлайн-встречи, просто знайте, что это не должно быть написано на камне. Наиболее эффективное управление работой - это жизнь и дыхание, и ее необходимо часто пересматривать. Вот несколько что можно и чего нельзя делать:
- Практикуйте отличное общение
Создавайте среду совместной работы в команде с четким и своевременным общением. Устанавливайте централизованную информацию и документы, частые онлайн-встречи и командные собрания. Прививайте корпоративную культуру общения, согласовав правила взаимодействия: когда лучше всего написать по электронной почте или провести встречу? Кто за что отвечает и как с ними связаться? Как принимаются новые сотрудники? Куда могут обратиться сотрудники, чтобы задать вопросы? - Не избегайте прозрачности
Сообщите членам команды, что происходит, как только это произойдет или как только это будет необходимо. Был ли урезан бюджет? Смена руководства? Развитие нового бизнеса? Держите людей в курсе и упомяните причины изменения, когда это уместно. Также старайтесь не скрывать важную информацию. Слухи тратят время и подрывают боевой дух. - Поощряйте постоянную обратную связь
Для достижения наилучших возможных результатов благодарность и обратная связь по возможности способствуют лучшему слушанию и поощряют результаты. Это не только укрепляет доверие, но и сохраняет сотрудников и заставляет людей чувствовать себя ценными. Позвольте обратной связи стать частью процесса управления работой для повышения производительности и сокращения потерь времени. - Не управляйте микроменеджментом
Для работы были наняты члены команды. Как только они получат необходимые инструменты и время, за ними не нужно будет наблюдать, как за ястребом. Предоставьте им доступ к программному обеспечению и платформам, на которых есть необходимая информация, а затем доверьте им выполнение того, что они намеревались сделать. Другими словами, проинструктируйте их и настройте на успех, чтобы они могли работать в полную силу без перерыва.
Разрешите сложной платформе видеоконференцсвязи Callbridge создавать соединения для расширения возможностей людей и решения задач управления работой, с которыми они сталкиваются. Благодаря видео-ориентированному подходу, который легко интегрируется с другими инструментами управления проектами и бизнес-коммуникации, вы можете сразу же оптимизировать работу вашей команды.
