Sprievodca videokonferenciou pre personalistov

Silu, rast a celkové zdravie spoločnosti určuje pracovná sila, ktorá generuje jej dynamiku. Sila je v ľuďoch, a preto je pre úspešné fungovanie firmy rozhodujúci skalopevný tím ľudských zdrojov - najmä preto, že videokonferencie sú zmena hry na diaľku.

Úlohou oddelenia ľudských zdrojov je hľadať potenciál zamestnancov, získavať špičkové talenty; rozvíjať, udržiavať a podporovať zamestnancov a zároveň byť ústnym prejavom spoločnosti tým, že bude každého informovať o štrukturálnych a celozávodných zmenách.

Vďaka riešeniam webových konferencií, ktoré harmonizujú kancelársky ekosystém, môžu personalisti prekonať obmedzenia priestoru, času a miesta tým, že sa budú môcť rozprávať s kýmkoľvek a kdekoľvek. Či už máte skúsenosti s videokomunikáciou, alebo sa s ňou len začínate, prečítajte si niekoľko tipov a trikov pre hladší chod akejkoľvek HR pozície.

Celkovo videokonferencie:

• Podporuje prácu na diaľku
• Vytvára spoluprácu
• Poskytuje cestu k lepšiemu zapojeniu
• Šetrí spoločnosti peniaze a čas
• Šetrí zamestnancom peniaze a čas
• Zvyšuje produktivitu
• Pomáha rozvíjať malé podniky

Ako to teda pozitívne ovplyvňuje personalistov?

8 výhod videokonferencie pre HR profesionálov

1. Exponenciálne väčší fond talentov
   Práce na diaľku je veľa a tradičný obchodný model sa usiluje prispôsobiť. Ak najlepšia osoba na predajnej pozícii nežije v krajine s komunikačnou stratégiou pre videokonferencie, je to vlastne jedno. Najmite si talent, ktorý všade potrebujete, namiesto toho, aby ste si vyberali miestne.
2. Zjednodušená interná komunikácia
   

   

   Použite softvér na videokonferencie na vytvorenie krátkych a výstižných webinárov, ak zamestnanci zažívajú blokádu alebo ak potrebujete šíriť firemnú komunikáciu za pochodu. Dôležité sú aj e-maily, ale okamžité správy a textový chat poskytované počas videohovoru sú rovnako účinné – a je možné ich nahrať na neskoršie použitie.

3. Najlepší zamestnanci majú lepšiu šancu zostať
   Online komunikácia musí byť rýchla, ľahká, kolaboratívna a prístupná. Transparentnosť je kľúčová. Využívanie kolaboratívnych systémov, ktoré spájajú pracovníkov, oživujú firemnú kultúru a zvyšujú produktivitu zjednodušením podpory, projektového riadenia a ďalších, vytvárajú pozitívne online pracovné prostredie, ktoré podporuje nielen dobrý výstup práce, ale aj kamarátstvo a poskytuje pracovníkom „celkovú“ skúsenosť cítiť sa naplnený.
4. Cestovné náklady sú výrazne znížené
   Ušetrite spoločnosti peniaze pri osobnom stretnutí s novým alebo potenciálnym zamestnancom. Cestovanie zamestnancov, prenájom balíkov, hotelov, automobilov a diét je možné výrazne znížiť pomocou videokonferenčného softvéru, ktorý ponúka okamžité osobné stretnutie bez zbytočných ozdôb.
5. Celková zvýšená účinnosť
   Rýchlejšie diskutujte o projektoch a znižujte počet dlhých e-mailových vlákien. Niekedy môže byť rýchla ukážka ľahšia ako vypisovanie odsekov. Používajte prezentácie a zdieľanie obrazovky ukázať namiesto povedať a dostať všetkých na rovnakú stránku za polovičný čas.
6. Zdieľanie obrazovky pre víťazstvo
   Ak má uchádzač portfólio alebo potrebuje zdieľať prezentáciu v rámci procesu prijímania zamestnancov, je jednoduché si ju prejsť online. Vďaka zdieľaniu obrazovky môže kandidát kliknúť na zdieľanie a prevedie vás svojou prezentáciou zobrazenou na jeho obrazovke. Zvážte, ako sa dá toto zobraziť v miestnosti na zhromaždenie, premietať na veľkej obrazovke pre veľké publikum alebo na mobilnom zariadení! Je to druhá najlepšia vec, keď si to v reálnom živote prezeráte, akoby kandidát stál práve tam.
7. Konzistencia medzi kanceláriou a online
   Videokonferencie využívajúce zdieľanie obrazovky prispievajú k zvýšeniu pocitu konzistencie a naliehavosti. Vo videorozhovore sa materiál zdieľa v reálnom čase a pracuje sa s ním v reálnom čase, čo znamená, že sa automaticky aktualizuje a ukladá v cloude. Súbory nemôžu len tak náhle zmiznúť alebo byť odstránené a na samotnom súbore sa pracuje namiesto toho, aby sa pokúsili zoradiť staré verzie.
8. Posilnené vzťahy
   Je to také jednoduché ako ukázať svoju tvár pomocou fotoaparátu počas videohovoru. Vidieť reč tela človeka, jeho tvár a maniere sa ukazujú ako veľmi cenné. Takto sa dozvedáme o človeku a budujeme lepšie pracovné vzťahy - alebo získame prácu!

Optimalizácia videokonferencie pre personalistov

Videokonferencie ponúkajú jedinečnú komunikáciu nielen s pracovníkmi a talentmi v zahraničí alebo mimo kancelárie, ale aj priamo na chodbe. Implementácia videohovorov a konferencií naprieč mnohými funkciami HR zjednodušuje úlohy, ako je prijímanie zamestnancov, prijímanie pracovníkov, školenie a udržanie potenciálnych zamestnancov.

Ako prijímať nové talenty

Na obojstrannej skupinovej komunikačnej platforme na stretávanie a prijímanie zamestnancov je krása to, že ste postavení pred seba tvárou v tvár. Navyše si môžete najať na základe skutočného talentu a skúseností, než aby ste vo svojom okolí našli to najlepšie, čo môžete. Aj keď si hľadáte zručnosti, videokonferencie pomáhajú preraziť a odhaliť osobnosť, vďaka čomu majú personalisti lepší prehľad o tom, kto je tímový hráč a kto by bol kultúrne vhodný - dva kľúčové body pri dlhodobom prijímaní.

1. Posilnite svoju online značku
   Miestny talent s najväčšou pravdepodobnosťou pozná vašu značku a to, za čím si stojíte. Talent v zámorí však nemusí byť taký známy. Ak chcete, aby vaša organizácia priťahovala potenciálnych zamestnancov z rôznych skupín talentov z celého sveta, zabezpečte, aby vaša značka smerovala dopredu. Budete sa chcieť vykresliť ako inovatívni, dôveryhodní a dôveryhodní. Ako vyzerajú vaše účty na sociálnych sieťach? Kedy ste naposledy aktualizovali webovú stránku?
2. Urobte z online aplikácií vánok
   Ak chcete zaistiť čo najplynulejší zážitok, uľahčite uchádzačom prihlášku. Weby tretích strán na hľadanie zamestnania sú užitočné, ale skontrolujte, či sú vaše správy konzistentné naprieč rôznymi kanálmi. Pro-Tip: Ak chcete hľadať efektívnych pracovníkov na diaľku, ktorí sa dokážu držať na uzde, prečešte hrebeň prostredníctvom aplikácií a hľadajte heslá ako „nezávislý“, „vynikajúca komunikácia“, „správa dobrého času“ a ďalšie.
3. Na rozhovory používajte videokonferencie
   Akonáhle nájdete nádejného jednotlivca, je ľahké presunúť proces spolu s pohovormi uskutočnenými online:
   1. Môžete absolvovať úvodný zovšeobecnený videokonferenčný rozhovor s kandidátom, aby ste získali predstavu o tom, kto sú a ako fungujú. Otvorte informácie o úlohe, ich zodpovednostiach a minulých skúsenostiach.
   2. Ak táto fáza prebehne dobre, dohodnite si sekundárny pohovor s potenciálnym tímom kandidáta a kľúčovými lídrami. Uistite sa, že je každé video zapnuté a dosiahnite rekord, ak ho tvorca rozhodnutí nedokáže.
   3. Ak sa kandidát v tomto kole prebojuje, vystreľte ponukový list a naplánujte tretí videorozhovor, ktorý bude prediskutovať výhody, plat, ubytovanie, plánovanie atď.

Ako získať nový talent

Onboarding zvyčajne vyžaduje papierovanie, stretnutia a pozdravy, kladenie otázok a odpovedanie na ne, a všeobecne stanovenie nuly pomocou nového zamestnania. Pripravte sa na úspech hneď od začiatku s videokonferenčnou technológiou, ktorá zjednodušuje komunikáciu a prácu.

1. Stretnutia online s IT
   Je pravdepodobné, že komunikácia s IT bude častá, či už fyzicky v kancelárii alebo doma. Zadávajte nové zamestnania pre úspech poskytovaním digitálnych nástrojov a technológií potrebných na rozbeh. Vyžadujú prístup k firemnej sieti a softvéru alebo sa od nich očakáva, že poskytnú svoj vlastný? Budú používať softvér na zdieľanie online, ako sú napríklad Dokumenty Google? Aké prihlasovacie údaje sú povinné? Potrebujú VPN? Aké aplikácie si musia stiahnuť na zasielanie správ, autentifikáciu, riadenie projektu atď.?
2. Online stretnutia s HR
   Akonáhle je nový zamestnanec sympatický s technologickou a firemnou sieťou, koordinujte videohovor s cieľom vyriešiť akékoľvek prípadné obavy. Ak napríklad existujú doklady, môžete ponúknuť ukazovatele alebo odpovedať na otázky. Môžete sa tiež prihlásiť a zistiť, ako sa usadia!
3. Stretnutia online s tímom
   Naplánujte si úvodnú videokonferenciu s tímom nového manažéra, najmä s jeho líniovými manažérmi a vyššími zamestnancami, už počas prvého týždňa. Toto je obzvlášť dôležité a nastaví tón. Odporúča sa, aby sa tímy stretávali tvárou v tvár, ale ak medzi videohovormi trvá dlhší čas, aspoň úvodný videorozhovor poskytne pevný základ a umožní novému zamestnancovi pomenovať si meno.

Ako trénovať talent na diaľku

1. Viesť s očakávaniami
   Stanovte si jasné očakávania týkajúce sa spôsobu, akým má nový zamestnanec komunikovať, pracovať a byť produktívny. Zosúladiť s tým, čo funguje pre nich a pre väčšie dobro spoločnosti. Najlepšie to možno dosiahnuť prostredníctvom videohovoru.

2. 

   Poskytnite prispôsobené školenie
   Vzdialení pracovníci a nezávislí pracovníci spravidla pracujú podľa toho, kedy si môžu nájsť čas na prácu vlastným tempom (najmä ak existuje časový rozdiel). Zrýchlite ich v podnikaní tým, že im poskytnete prístup ku krátkym webinárom (vytvoreným pomocou softvéru pre videokonferencie), ktoré ďalej rozkladajú firemnú kultúru, procesy, systémy atď. Prezentácie online, dokumenty, prezentácie a ďalšie budú tiež slúžiť na získanie orientovaní na ne.

3. Časté registrácie
   Noví prijímatelia budú vždy klásť otázky. Školenie neustále prebieha a je potrebné ho neustále udržiavať v obraze a pred vývojom. Podporujte pravidelnú spätnú väzbu, aby noví zamestnanci mohli zostať na vrchole svojej práce.

Niekoľko ďalších tipov na videokonferencie:

1. Vzhľad je všetko
   Pri prechode z kancelárie na online nie je prekvapujúce, že ľudia nemusia vedieť o príslušnom obliekaní alebo o tom, kde majú postupovať. Vzhľadom na súčasnú pandémiu väčšina spoločností uvoľnila svoje obchodné oblečenie, aby bolo ústretovejšie pre pracovníkov na diaľku. Ak však robíte prvý dojem s ľuďmi mimo vašej spoločnosti, odporúča sa, aby ste vyzerali naleštene. V prieskume uskutočnenom vo Veľkej Británii 1 zo 6 pracovníkov priznať, že počas videohovoru ste len čiastočne oblečení. To znamená, že žiadne vybavenie na cvičenie, t-shirts alebo strapaté vlasy – aspoň od pása nahor!
2. Bojujte s nutkaním vypnúť webovú kameru
   Je nevyhnutné ponechať webkameru zapnutú a zapájať sa do videohovorov, pretože týmto spôsobom skutočne niekoho poznáte a naopak. Byť tvárou organizácie vytvára priateľstvo a dôveru.
3. Naplánujte si rozhovory „Dohnať“
   Inšpirujte vzdialených pracovníkov, aby trochu otvorili svoj osobný život. Nemusí to byť úplné stretnutie, ale skúste krátko prediskutovať uplynulý víkend, opýtať sa na nejaké koníčky alebo pozvať domáceho miláčika, aby sa objavil na obrazovke. Týmto sa prelomia ľady a pekne sa prepracuje do pracovného chatu. Pretože tieto konverzácie prebiehajú organicky v kancelárii, prečo nie online?
4. Nehovoríš? Hit Mute
   Etiketa videokonferencie 101: Hluky pozadia, spätná väzba alebo náhodne začuté konverzácie uberajú z danej úlohy. Umlčanie seba, keď práve nerozprávate, zaručuje všetkým zúčastneným príjemné online stretnutie.
5. Poskytnite potrebné informácie
   Pomocou možnosti Pozvánky a pripomienky môžete vopred zahrnúť prihlasovacie údaje alebo špeciálne pokyny. Informácie môžete tiež zahrnúť do e-mailu alebo chatu. Ak to urobíte vopred, vyhnete sa bolestiam hlavy a technickému slimákovi!

Nechajte Calbridge uspokojiť vaše potreby ako HR profesionála. Vďaka najmodernejšiemu softvéru, ktorý sa bezproblémovo integruje s nástrojmi na riadenie projektov a živé vysielanie, je navyše plný funkcií a ponúka pokoj v duši vďaka špičkovému zabezpečeniu, môžete podať čo najlepší výkon. Využite funkciu zdieľania obrazovky a zvuk a video vo vysokom rozlíšení, aby vaša spoločnosť vyzerala elegantne pri stretnutí s potenciálnymi zamestnancami.