ตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงผลิตภัณฑ์สำเร็จรูป ทุกขั้นตอนต้องการประสิทธิภาพของทีมที่เหมาะสมและประสิทธิผลของทีมเพื่อผลลัพธ์ที่ดีที่สุด อย่างไรก็ตาม ด้วยการเปลี่ยนจากแบบตัวต่อตัวเป็นออนไลน์ วิธีปรับปรุงประสิทธิภาพทีมของคุณเริ่มต้นด้วยการตระหนักว่าการทำงานเป็นทีมส่งผลต่อทุกแง่มุมในองค์กรของคุณอย่างไรในสภาพแวดล้อมเสมือนจริง โปรดจำไว้ว่าเกมจะเปลี่ยนไปเมื่อแทบไม่มีเวลาเผชิญหน้าหรือการโต้ตอบกับผู้คนในสภาพแวดล้อมทางกายภาพ จุดแข็งและจุดอ่อนของสมาชิกในทีมแต่ละคนอาจเพิ่มขึ้นหรือลดลงภายในกลุ่ม
ไม่ต้องกังวล! มีกลยุทธ์มากมายในการปรับปรุงประสิทธิภาพของทีมในพื้นที่ที่เน้นดิจิทัล ในบล็อกโพสต์นี้ เราจะกล่าวถึง:
- เคล็ดลับเล็กๆ น้อยๆ ที่ผู้จัดการทุกคนต้องรู้
- KPI 2 ประเภท
- จะเป็นนักสื่อสารที่ดีได้อย่างไร
- ทำไมการหยุดนิ่งในการสนทนาไม่จำเป็นต้องเป็นเรื่องไม่ดี
- … และอื่น ๆ!
ขั้นตอนแรกในการ การสร้างทีมที่แข็งแกร่ง ที่แสดงออกถึงความร่วมมือและการมีส่วนร่วมเพื่อประสิทธิภาพสูงสุดคือการจ้างให้ดี การรู้ว่าคุณต้องการอะไรจากการจ้างในอนาคตและความชัดเจนเกี่ยวกับความคาดหวังจากพนักงานปัจจุบัน ช่วยสร้างภาพในใจของคุณเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องนำมาจากแต่ละคน ร่างข้อกำหนดของงาน การมีความเข้าใจอย่างถ่องแท้เกี่ยวกับลักษณะเฉพาะของโครงการ สอดคล้องกับการสื่อสารที่เหมาะสม และการมีสายสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นกับพนักงาน ล้วนทำงานร่วมกันเพื่อสร้างความมีชีวิตชีวาภายในทีม
นี่เป็นความลับเล็กน้อย: ในฐานะผู้จัดการ ทุกคนที่เกี่ยวข้องในกระบวนการใดๆ จำเป็นต้องตระหนักถึงความคาดหวังที่คุณมี วิธีปรับปรุงประสิทธิภาพของทีมสามารถแบ่งออกเป็น 4 วิธีที่ช่วยส่งเสริมการทำงานร่วมกัน กระจายความท้าทาย และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน:
1. กำหนด ปลูกฝัง และดำเนินชีวิตตามตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก
ถ้าวัดไม่ได้ ก็จัดการไม่ได้ ง่ายๆ แค่นี้เอง! ถ้าคุณไม่รู้ว่าคุณอยู่ที่ไหน คุณจะรู้ได้อย่างไรว่าคุณกำลังจะไปที่ไหน? ธุรกิจส่วนใหญ่คุ้นเคยกับตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) ซึ่งเป็นการวัดปริมาณและประเมินผลการปฏิบัติงาน ความสำเร็จของธุรกิจ หรือกิจกรรม แต่โดยเฉพาะอย่างยิ่ง KPI ให้เหตุผลที่เป็นรูปธรรมและแสดงให้คุณเห็นว่าคุณบรรลุเป้าหมายหรือไม่ สิ่งเหล่านี้เอื้ออำนวยอย่างยิ่งในการระบุว่าเป้าหมายเหล่านี้สำเร็จหรือไม่สำเร็จที่ไหน เพราะอะไร และอย่างไร
การจัดตำแหน่งองค์กรเป็นกุญแจสำคัญ สิ่งที่ทำให้ KPI มีประสิทธิภาพคือทุกคนต้องตระหนักถึงสิ่งที่วัดได้ก่อนที่จะยอมรับ
KPI มีสองประเภท:
- KPI เชิงปริมาณวัดเป็นหน่วยเมตริก มันเกี่ยวข้องกับตัวเลขและให้พนักงานมีเป้าหมายที่จะบรรลุผลเช่นเดียวกับการหาลูกค้า XX รายต่อไตรมาส
- KPI เชิงคุณภาพเป็นคำอธิบายและเน้นที่งานมากกว่า เช่น การวัดผ่านโพลการประชุมทางวิดีโอหรือแบบสำรวจเพื่อทำความเข้าใจข้อมูลประชากรของโครงการให้ดีขึ้น
พื้นที่ ตัวชี้วัด 10 อันดับแรก เมตริก ได้แก่
- เชิงปริมาณ: โปรแกรมงาน ประสิทธิภาพปริมาณงาน การส่งใบบันทึกเวลา การขึ้นต่อกันของงาน และกำหนดการโครงการ
- คุณภาพ: เวลาให้คำปรึกษา ความร่วมมือ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและความพึงพอใจของลูกค้า การสื่อสาร และการประเมินทีม
เพื่อให้ KPI กระตุ้นประสิทธิภาพของทีมได้อย่างแท้จริง ให้ถามตัวเองว่า:
- เป้าหมายของคุณชัดเจนหรือไม่?
ควรชัดเจนว่าคุณกำลังพยายามทำอะไรให้สำเร็จ ตรงประเด็นและเจาะจงที่สุดเท่าที่จะทำได้ ยิ่งเป้าหมายสุดท้ายเน้นเลเซอร์มากเท่าไร ประสิทธิภาพของทีมของคุณก็จะยิ่งวัดผลและควบคุมได้มากขึ้นเท่านั้น - มีการแบ่งปันกับทีมหรือไม่?
รู้จักผู้ชมของคุณ ละเว้นจากการใช้ภาษาที่หรูหราและน่าสับสน ตรงประเด็นและทำให้แน่ใจว่าทุกคนในทีมของคุณสามารถเข้าถึงได้ สื่อสาร KPI ในการประชุมออนไลน์ ส่งในอีเมล หรือรวมไว้ในคู่มือ ต้องใช้สายตาของทุกคนเพื่อให้สมาชิกในทีมทุกคนมีความเข้าใจตรงกันและสามารถขอคำชี้แจงได้หากต้องการ - อัพเดทล่าสุดเมื่อไหร่?
วัตถุประสงค์และโครงการต่างๆ จะค่อยๆ ลดลง เมื่อ KPI เปลี่ยนแปลง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนมีส่วนร่วม - มันกำลังพูดถึง?
ไม่พลาดการติดต่อด้วยการประชุมออนไลน์และการบรรยายสรุปเป็นประจำ เปิดประตูไว้สำหรับคำถามและคำตอบในขณะที่พูดคุยถึงแนวทางของโครงการ ให้ผู้คนรู้ว่าพวกเขากำลังทำอะไร โครงการนี้ดำเนินไปอย่างไร และวัดผลอย่างไร และอย่างไร
2. ระบุ ยอมรับ และผสมผสานรูปแบบการสื่อสารที่แตกต่างกัน
ทุกคนมีรูปแบบการสื่อสารส่วนบุคคล การทำความเข้าใจว่าคุณส่งข้อความและรับข้อความของผู้อื่นอย่างไรเป็นการฝึกจิตสำนึกที่ทรงพลัง สามารถใช้เป็นเครื่องมือในการขับเคลื่อนการทำงานเป็นทีมและการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นทั้งในและนอกการประชุมออนไลน์
การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับความสัมพันธ์ทั้งหมด รวมถึงการเปลี่ยนแปลงของกลุ่ม เรียนรู้วิธีที่จะเป็นนักสื่อสารที่เชี่ยวชาญในการตั้งค่ากลุ่ม และดูประสิทธิภาพของทีมของคุณดีขึ้นอย่างมากทางออนไลน์และแบบตัวต่อตัว:
นี่คือ ไม่กี่วิธี เพื่อเป็นผู้สื่อสารที่ดีขึ้นในการตั้งค่ากลุ่ม:
- ฟังเข้าใจ…
…แทนที่จะฟังเพื่อตอบ ฟังดูตรงไปตรงมา แต่เมื่อเรากำหนดขอบเขตและโฟกัสไปที่สิ่งที่เพื่อนร่วมงานหรือผู้จัดการพูด มันสามารถสร้างความแตกต่างระหว่างการซึมซับข้อมูลได้หรือไม่! ไม่ว่าจะด้วยตนเองหรือผ่านการประชุมทางวิดีโอ ทุกคนจะตอบสนองได้ดีขึ้นเมื่อรู้สึกเห็นและได้ยิน - ดูภาษากาย
ภาษาพูดมีความสำคัญ แต่สิ่งที่ร่างกายสื่อสารนั้นผลักดันข้อความของคุณจริงๆ คนที่คุณกำลังพูดถึงยืนเป็นอย่างไรบ้าง? ดวงตาของพวกเขาเป็นประกายหรือแวววาวหรือไม่? พวกเขากอดอกหรือโบกมือหรือไม่? คำนึงถึงภาษากายของคุณด้วย คุณเปิดหรือปิด? ยืนใกล้หรือไกลไม่พอ? - เป็นพยานว่าผู้อื่นนำบริบทมาพิจารณาอย่างไร
หากคุณประหม่ากับการนำเสนอ ช่องทางการขายทางไกลให้ความสนใจกับวิธีที่ทีมของคุณทำ ชมวิดีโอออนไลน์ของวิทยากรและผู้นำเสนอที่มีชื่อเสียง สังเกตตำแหน่งและท่าทางของร่างกายของพวกเขา จังหวะเสียงและคำศัพท์ของพวกเขา รับคำแนะนำจากคนรอบข้างเพื่อให้คุณสามารถเรียนรู้จากผู้เชี่ยวชาญและดึงดูดผู้ชมของคุณ! - เงียบดี
ความเงียบไม่จำเป็นต้องอึดอัด เป็นเรื่องปกติและเปิดโอกาสให้ผู้ฟังได้ซึมซับเนื้อหาและกำหนดคำถามหรือความคิดเห็น โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกลุ่มที่มีทั้งผู้พูดช้าและพูดเร็วผสมกัน ช่วงเวลาแห่งความเงียบงันจะทำให้ความคิดถึงเสร็จสมบูรณ์เพื่อไม่ให้ใครมาขัดจังหวะ - หลีกเลี่ยงการใช้ไม้ค้ำยันวรรณกรรม
เป็นเรื่องปกติที่จะใช้คำว่า "อืม" "ชอบ" และ "เอ้อ" เป็นไม้ค้ำเพื่อยึดตำแหน่งขณะพูดหรือเพื่อช่วยให้คุณระดมความคิดต่อไป ให้พูดช้าลงและกำหนดลมหายใจของคุณแทน - โยนคำกริยาการกระทำเพื่อพัฒนาภาษา
หากต้องการใช้คำพูดและการสื่อสารที่ฟังดูเป็นมืออาชีพชัดเจนขึ้น ให้ลองใช้กริยาแสดงการกระทำที่รุนแรง เช่น “หัวหอก” “ขยายเสียง” และ “ฟื้นฟู” - มองหาหัวข้อทั่วไปในอาร์กิวเมนต์
แม้ว่าคุณจะอยู่ในโครงการอย่างลึกซึ้งในการประชุมออนไลน์กับเพื่อนร่วมงานที่ไม่มีใครเหมือน ให้ใช้การสนทนานี้เป็นคำเชิญเพื่อค้นหาว่าคุณสามารถตกลงอะไรได้แทนที่จะไม่เห็นด้วย การค้นหาจุดร่วมนั้นในการสนทนาที่ตึงเครียดหรือการโต้แย้งสามารถทำให้เกิดความชัดเจนและทำให้ขวัญกำลังใจของทีมกระชับขึ้น หากคุณมีเป้าหมายหรือผลลัพธ์ที่เหมือนกัน ตัวอย่างเช่น การให้ความกระจ่างเกี่ยวกับสิ่งนั้นอาจเพียงพอที่จะแก้ไขการสนทนาให้ถูกต้อง - เลือก "ฉันรู้" แทน "ฉันคิด"
การรู้ว่าคุณกำลังพูดถึงอะไรและนำเสนอข้อเท็จจริงจะทำให้คุณเป็นสมาชิกในทีมที่เข้มแข็งซึ่งผู้อื่นสามารถพึ่งพาได้ การพูดความจริงเพียงครึ่งเดียวและตั้งสมมติฐานโดยพูดว่า “ฉันคิดว่ามันเป็นนี่…” หรือ “ฉันค่อนข้างแน่ใจว่ามันเป็นอย่างนั้น…” ไม่ได้ให้อำนาจหรือความน่าเชื่อถือแก่คุณมากนัก ปลูกฝังความไว้วางใจและความมั่นใจโดยการทำวิจัย พูดคุยกับบุคคลที่เหมาะสม และมั่นใจในคำเรียกร้องของคุณเพื่อไม่ให้ใครสามารถรื้อถอนได้ - ใช้สะพานวาจา
บางครั้งการสนทนาก็นำไปสู่ความผิดพลาดและการเผาไหม้ที่ดี เปลี่ยนเส้นทางโดยหาสะพานเพื่อกลับไปยังที่อื่นที่สะดวกกว่า หากต้องการเปลี่ยนโฟกัส ให้ใช้ “ใช่ แต่…” “ฉันอยากรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ…” “ฉันขอเชิญคุณพิจารณา…” “สิ่งสำคัญที่ต้องจำ…” ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถโยนลิงสุภาษิต ประแจและนำการสนทนาใหม่ในลักษณะที่สร้างสรรค์มากขึ้น - รู้ว่าเรื่องราวของคุณกำลังจะไปถึงไหน
การสัมผัสกันต้องใช้เวลา และเมื่อคุณทำธุรกิจ คุณไม่ต้องการที่จะหลงทางในภาวะที่กลืนไม่เข้าคายไม่ออกของใครบางคน ส่งเสริมให้ผู้คน (และตัวคุณเอง) มีสติในการเล่าเรื่อง คุณกำลังพูดเรื่อง? อธิบายทฤษฎี? ทำลายแนวคิด? ก่อนที่คุณจะเริ่ม ให้รู้ว่าจุดประสงค์ของการแบ่งปันของคุณคืออะไร และในขณะที่คุณกำลังพูดอยู่ ให้พยายามขจัดอารมณ์ที่ไม่จำเป็นออก รายละเอียดมากเกินไป และมีปลายทางอยู่ในใจเสมอ! - ใช้ง่าย
จำไว้ว่าให้หายใจ แค่ผ่อนคลาย พูดช้าๆ และตั้งใจ! ทีมของคุณประกอบด้วยผู้คนที่อยู่อีกด้านหนึ่งของหน้าจอ ตราบใดที่คุณมีความสุภาพและเป็นมืออาชีพ การสื่อสารที่ยอดเยี่ยมก็จะตามมาโดยธรรมชาติ
3. ร่วมมือกันทำงานเป็นหนึ่งเดียว
แม้ว่าจะมีความเข้าใจอย่างถ่องแท้เกี่ยวกับตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลักและความรู้สึกของการสนทนาแบบไดนามิกที่เพิ่มขึ้น การจัดการทีมระยะไกลอาจรู้สึกเหมือนมีหลายส่วนที่เคลื่อนไหวได้ แต่ในท้ายที่สุดแล้ว ก็ยังเป็นหนึ่งทีม จำไว้ว่าคุณกำลังทำงานร่วมกันเป็นหนึ่งเดียวที่เติมชีวิตชีวาให้กับการอยู่ร่วมกันในทีมของคุณ
การเป็นเจ้าของ ความคิดเห็นจากเพื่อนสู่เพื่อน และการเช็คอินบ่อยครั้งช่วยให้ชิ้นส่วนที่เคลื่อนไหวทั้งหมดซิงค์กัน ตัวอย่างเช่น การฝึกสอนอย่างสร้างสรรค์และผลตอบรับที่เน้นที่พฤติกรรมมากกว่าตัวบุคคลจะส่งเสริมการป้องกันน้อยลงและมีความเป็นเจ้าของที่ดีขึ้น เป็นตัวอย่างของสิ่งที่ต้องทำโดยไม่โจมตีใครเป็นการส่วนตัว
เมื่อสมาชิกในทีมตระหนักว่าพวกเขาไม่ต้องทำงานแบบแยกส่วน และผู้คนสามารถพึ่งพาซึ่งกันและกันได้ ผลงานก็จะเพิ่มขึ้น ไม่ต้องทำทุกอย่างด้วยตัวเองจะสร้างกระแสไดนามิก ตราบใดที่ทุกคนมีความชัดเจนเกี่ยวกับลำดับชั้นและบทบาทของโครงการ พลังของทีมก็จะแข็งแกร่งขึ้นแบบทวีคูณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากสมาชิกในทีมเต็มใจที่จะให้คำปรึกษาและเตรียมความพร้อมสำหรับความสามารถใหม่
ด้วยคุณสมบัติที่ซับซ้อนที่มาพร้อมกับซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอเพื่อปรับปรุงการเชื่อมต่อเช่น การแชร์หน้าจอ, ไวท์บอร์ดออนไลน์ และ บันทึกการประชุมออนไลน์การทำงานเป็นหน่วยที่เหนียวแน่นเป็นไปได้มากทางออนไลน์ นอกจากนี้ การผสานการทำงานกับ Slack, Google ปฏิทิน และ Outlook ยังช่วยเพิ่มการเชื่อมต่อเสมือนจริงในการประชุมออนไลน์ การจัดการโครงการ การนำเสนอ และอื่นๆ อีกมากมาย
4. ส่งเสริมการเรียนรู้เพิ่มเติมเป็นทีม
พนักงานทุกคนนำชุดทักษะและประสบการณ์เฉพาะของตนเองมาสู่ทีม แต่เพื่อให้สมาชิกแต่ละคนมีความโดดเด่นและประสบความสำเร็จในทุกบทบาท สิ่งสำคัญคือต้องสร้างชุดทักษะนี้เป็นรายบุคคลและเป็นกลุ่ม การเรียนรู้ในที่ทำงาน (และด้วยความเร็วของเทคโนโลยี!) เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับทีมในการปรับตัวและดำเนินการควบคู่ไปกับการแข่งขัน
พนักงานของคุณเรียนรู้อย่างไร? การฝึกอบรมออนไลน์ บทช่วยสอน เนื้อหาหลักสูตรแบบวิดีโอ – โอกาสในการฝึกฝนทักษะและเรียนรู้สิ่งใหม่ๆ นั้นยิ่งใหญ่มาก ลองนึกดูว่าพนักงานใหม่ได้รับการว่าจ้าง ฝึกอบรม และนำเข้ามาที่บริษัทอย่างไร หรือเกี่ยวกับวิธีการที่พนักงานที่มีอายุมากกว่าและมีความจงรักภักดีมากขึ้นจะได้รับวิธีการในการรักษาความเกี่ยวข้องและทันต่อแนวโน้มใหม่ ๆ ในด้านเทคโนโลยีและตลาด
กลยุทธ์การฝึกอบรมที่แข็งแกร่งซึ่งพัฒนาแบรนด์ของคุณและให้วัตถุประสงค์แก่พนักงาน จะทำให้ธุรกิจของคุณดึงดูดผู้ที่มีความสามารถใหม่ๆ ในขณะที่เสริมสร้างความผูกพันในทีม การเรียนรู้ระหว่างทำงาน การให้คำปรึกษา การฝึกอบรมภายในองค์กร การศึกษารายบุคคล สื่อที่บันทึกไว้ล่วงหน้า และอื่นๆ สามารถทำได้โดยใช้ซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอ สตรีมสดไปยัง YouTube หรือทำให้วิดีโอสามารถเข้าถึงได้ผ่านทางพอร์ทัลออนไลน์ของพนักงาน
ด้วยการเลือก Callbridge สำหรับความต้องการการประชุมทางเว็บของคุณ คุณสามารถส่งผลกระทบอย่างมากต่อวิธีที่ทีมของคุณสื่อสารในพื้นที่ออนไลน์ ปรับปรุงวิธีการจัดการโปรเจ็กต์ การประชุมออนไลน์ และสร้างไดนามิกของทีมอย่างมาก ใช้คุณสมบัติที่ซับซ้อน เช่น Speaker Spotlight, Gallery View และ Screen Sharing เพื่อเพิ่มอรรถรสในการสนทนาของคุณและขับเคลื่อนไปสู่การปรับปรุงประสิทธิภาพของทีมทางออนไลน์
