Hướng dẫn về hội nghị truyền hình dành cho các chuyên gia nhân sự

Sức mạnh, sự tăng trưởng và sức khỏe tổng thể của một công ty được xác định bởi lực lượng lao động tạo ra động lực của nó. Sức mạnh là ở con người, do đó, đội ngũ Nhân sự vững chắc là điều tối quan trọng đối với hoạt động thành công của một doanh nghiệp - đặc biệt là vì hội nghị truyền hình là thay đổi trò chơi làm việc từ xa.

Công việc của bộ phận nhân sự là tìm kiếm tiềm năng của nhân viên, tuyển dụng nhân tài hàng đầu; phát triển, giữ chân và hỗ trợ nhân viên cũng như là cơ quan ngôn luận cho công ty bằng cách thông báo cho mọi người về những thay đổi trong cơ cấu và toàn doanh nghiệp.

Với giải pháp hội nghị web để hài hòa hệ sinh thái văn phòng, các chuyên gia nhân sự có thể bất chấp không gian, thời gian và địa điểm bằng cách nói chuyện với bất kỳ ai, ở bất kỳ đâu. Cho dù bạn đã có một số kinh nghiệm về giao tiếp qua video hay bạn chỉ mới chân ướt chân ráo bước vào nghề, hãy đọc để biết một số mẹo và thủ thuật để mọi vai trò nhân sự diễn ra suôn sẻ hơn.

Nhìn chung, hội nghị truyền hình:

• Thúc đẩy công việc từ xa
• Rèn luyện sự cộng tác
• Cung cấp cách để tương tác tốt hơn
• Tiết kiệm tiền bạc và thời gian của công ty
• Tiết kiệm tiền và thời gian của nhân viên
• Cải thiện năng suất
• Giúp phát triển các doanh nghiệp nhỏ

Vậy điều này ảnh hưởng tích cực đến các chuyên gia nhân sự như thế nào?

8 lợi ích của hội nghị truyền hình đối với các chuyên gia nhân sự

1. Nhóm nhân tài lớn hơn theo cấp số nhân
   Làm việc từ xa là rất nhiều và mô hình kinh doanh truyền thống đang được uốn cong để phù hợp với nó. Nếu người tốt nhất cho vị trí bán hàng không sống trong nước, với chiến lược truyền thông hội nghị truyền hình, điều đó không thực sự quan trọng. Thuê nhân tài mà bạn cần từ bất cứ đâu thay vì phải lựa chọn tại địa phương.
2. Giao tiếp nội bộ được đơn giản hóa
   

   

   Sử dụng phần mềm hội nghị truyền hình để tạo hội thảo trên web ngắn gọn và súc tích nếu nhân viên đang gặp khó khăn hoặc nếu bạn cần phổ biến thông tin liên lạc của công ty một cách nhanh chóng. Ngoài ra, email cũng quan trọng, nhưng nhắn tin nhanh và trò chuyện văn bản được cung cấp trong cuộc gọi điện video cũng hiệu quả như vậy - và nó có thể được ghi lại để sử dụng sau này.

3. Những nhân viên giỏi nhất có cơ hội ở lại tốt hơn
   Giao tiếp trực tuyến cần phải nhanh chóng, dễ dàng, hợp tác và dễ tiếp cận. Tính minh bạch là chìa khóa. Sử dụng các hệ thống hợp tác gắn kết người lao động, tái tạo văn hóa doanh nghiệp và tăng năng suất bằng cách hợp lý hóa hỗ trợ, quản lý dự án và hơn thế nữa, tạo ra một môi trường làm việc trực tuyến tích cực, không chỉ nuôi dưỡng kết quả công việc tốt mà còn là tình bạn thân thiết, rèn luyện trải nghiệm “toàn diện” hơn cho người lao động. cảm thấy thỏa mãn.
4. Chi phí đi lại được giảm đáng kể
   Tiết kiệm tiền cho công ty khi gặp trực tiếp một nhân viên mới hoặc tiềm năng. Việc đi lại của nhân viên, các gói thuê mướn, khách sạn, xe hơi và công tác phí đều có thể được giảm thiểu đáng kể với phần mềm hội nghị truyền hình cung cấp một cuộc họp trực tiếp tức thì mà không cần thêm rườm rà.
5. Tăng hiệu quả tổng thể
   Thảo luận về các dự án nhanh hơn và cắt giảm các chuỗi email dài. Đôi khi, việc trình bày nhanh có thể dễ dàng hơn việc gõ ra các đoạn văn. Sử dụng bản trình bày và chia sẻ màn hình để hiển thị thay vì nói và thu hút mọi người trên cùng một trang trong một nửa thời gian.
6. Chia sẻ màn hình để giành chiến thắng
   Nếu một ứng viên có một danh mục đầu tư hoặc cần chia sẻ một bài thuyết trình như một phần của quá trình tuyển dụng, thật đơn giản để xem qua trực tuyến. Với tính năng chia sẻ màn hình, ứng viên có thể nhấp để chia sẻ và hướng dẫn bạn qua bản trình bày được xem trên màn hình của họ. Hãy cân nhắc cách có thể xem nội dung này trong phòng họp nhóm, được chiếu trên màn hình lớn cho một lượng lớn khán giả hoặc xem trên thiết bị di động! Đó là điều tốt thứ hai để xem nó trong cuộc sống thực như thể ứng viên đang đứng ngay đó.
7. Nhất quán giữa văn phòng và trực tuyến
   Hội nghị truyền hình sử dụng chia sẻ màn hình hoạt động để thúc đẩy cảm giác nhất quán và khẩn cấp. Trong cuộc trò chuyện video, tài liệu được chia sẻ trong thời gian thực và hoạt động trong thời gian thực, có nghĩa là tài liệu được cập nhật và lưu trữ tự động trên đám mây. Các tệp không thể đột ngột biến mất hoặc bị xóa, và bản thân tệp sẽ được xử lý thay vì cố gắng sắp xếp thông qua các phiên bản cũ.
8. Tăng cường mối quan hệ
   Nó đơn giản như hiển thị khuôn mặt của bạn bằng máy ảnh của bạn trong cuộc gọi điện video. Nhìn thấy ngôn ngữ cơ thể của một người, khuôn mặt và cách cư xử của họ được chứng minh là rất có giá trị. Đây là cách chúng ta tìm hiểu về một người và xây dựng các mối quan hệ công việc tốt hơn - hoặc kiếm một công việc!

Tối ưu hóa hội nghị truyền hình cho các chuyên gia nhân sự

Hội nghị truyền hình cung cấp giao tiếp vô song về nhân sự cho không chỉ nhân viên và nhân tài ở nước ngoài hoặc bên ngoài văn phòng, mà còn ở ngay dưới hành lang. Thực hiện các cuộc gọi điện video và hội nghị trên nhiều chức năng của bộ phận nhân sự giúp hợp lý hóa các nhiệm vụ như tuyển dụng, giới thiệu, đào tạo và giữ chân nhân viên tiềm năng.

Cách thuê nhân tài mới

Vẻ đẹp của việc sử dụng nền tảng giao tiếp nhóm hai chiều để gặp gỡ và thuê nhân viên là bạn được đặt trước mặt nhau. Thêm vào đó, bạn có thể thuê dựa trên tài năng và kinh nghiệm thực tế hơn là tìm kiếm những người giỏi nhất có thể ở vùng lân cận địa phương của bạn. Ngoài ra, ngay cả khi bạn đang tuyển dụng các kỹ năng, hội nghị truyền hình sẽ giúp đột phá và bộc lộ cá tính, giúp các chuyên gia nhân sự hiểu rõ hơn ai là người chơi trong nhóm và ai sẽ là người phù hợp với văn hóa - hai điểm chính khi tuyển dụng dài hạn.

1. Tăng cường thương hiệu trực tuyến của bạn
   Nhân tài địa phương rất có thể sẽ biết thương hiệu của bạn và những gì bạn đại diện. Tuy nhiên, tài năng ở nước ngoài có thể không quá quen thuộc. Nếu bạn muốn tổ chức của mình thu hút được những người thuê tiềm năng từ các nhóm nhân tài khác nhau trên toàn cầu, hãy đảm bảo rằng thương hiệu của bạn đang hướng tới tương lai. Bạn sẽ muốn thể hiện mình là người sáng tạo, đáng tin cậy và đáng tin cậy. Các tài khoản mạng xã hội của bạn trông như thế nào? Lần cuối cùng bạn cập nhật trang web là khi nào?
2. Làm cho các ứng dụng trực tuyến trở thành một làn gió
   Để đảm bảo trải nghiệm suôn sẻ nhất, giúp ứng viên thực sự dễ dàng ứng tuyển. Các trang web tìm kiếm việc làm của bên thứ ba rất hữu ích nhưng hãy kiểm tra kỹ thông điệp của bạn có nhất quán trên các kênh khác nhau hay không. Pro-tip: Kết hợp thông qua các ứng dụng để tìm kiếm các từ thông dụng như “độc lập”, “giao tiếp xuất sắc”, “quản lý thời gian tốt” và các ứng dụng khác nếu bạn muốn nhân viên làm việc từ xa hiệu quả có thể tự nắm giữ.
3. Sử dụng hội nghị truyền hình để phỏng vấn
   Khi bạn đã tìm thấy một cá nhân đầy triển vọng, thật dễ dàng để di chuyển quá trình này cùng với các cuộc phỏng vấn được thực hiện trực tuyến:
   1. Bạn có thể có một cuộc phỏng vấn hội nghị truyền hình tổng quát, ban đầu với một ứng viên để hiểu họ là ai và cách họ hoạt động. Mở lòng về vai trò, trách nhiệm của họ và kinh nghiệm trong quá khứ.
   2. Nếu giai đoạn này diễn ra tốt đẹp, hãy thiết lập một cuộc phỏng vấn phụ với nhóm tiềm năng của ứng viên và các nhà lãnh đạo chủ chốt. Đảm bảo video của mọi người được bật và đạt kỷ lục nếu người ra quyết định không thể thực hiện được.
   3. Nếu ứng viên vượt qua vòng này, hãy gửi thư mời và lên lịch trò chuyện video thứ ba để thảo luận về lợi ích, mức lương, chỗ ở, lịch trình, v.v.

Làm thế nào để mang lại tài năng mới

Việc gia nhập thường yêu cầu thủ tục giấy tờ, gặp gỡ và chào hỏi, hỏi và trả lời các câu hỏi, và nói chung là thiết lập cơ sở cho việc tuyển dụng mới. Hãy thiết lập để thành công ngay từ khi bắt đầu với công nghệ hội nghị truyền hình giúp hợp lý hóa giao tiếp và công việc.

1. Họp trực tuyến với CNTT
   Dù đang ở văn phòng hay làm việc tại nhà, khả năng giao tiếp với CNTT sẽ thường xuyên. Thiết lập các nhân viên mới để thành công bằng cách cung cấp các công cụ và công nghệ kỹ thuật số cần thiết để thành công. Họ yêu cầu quyền truy cập vào mạng và phần mềm của công ty hay họ phải cung cấp phần mềm của riêng họ? Liệu họ có sử dụng phần mềm chia sẻ trực tuyến như Google Docs không? Thông tin đăng nhập nào được yêu cầu? Họ có cần VPN không? Những ứng dụng nào họ cần tải xuống để nhắn tin, xác thực, quản lý dự án, v.v.?
2. Họp trực tuyến với bộ phận nhân sự
   Sau khi người thuê mới có mối liên hệ với mạng lưới công ty và công nghệ, hãy điều phối một cuộc gọi điện video để giải quyết bất kỳ mối quan tâm bên ngoài nào. Ví dụ: nếu có thủ tục giấy tờ, bạn có thể đưa ra các gợi ý hoặc giải quyết các câu hỏi. Bạn cũng có thể đăng ký để xem họ đang giải quyết như thế nào!
3. Họp trực tuyến với nhóm
   Lên lịch họp video giới thiệu với nhóm của người mới thuê, đặc biệt là người quản lý trực tiếp và cấp trên của họ trong tuần đầu tiên. Điều này đặc biệt quan trọng và sẽ thiết lập giai điệu. Các nhóm nên gặp mặt trực tiếp, nhưng nếu có thời gian dài giữa các cuộc gọi điện video, thì ít nhất cuộc trò chuyện video giới thiệu sẽ cung cấp cơ sở vững chắc và cho phép người mới tuyển dụng có tên tuổi.

Cách đào tạo nhân tài từ xa

1. Dẫn đầu với kỳ vọng
   Thiết lập kỳ vọng rõ ràng về cách người mới thuê giao tiếp, làm việc và làm việc hiệu quả. Phù hợp với những gì hiệu quả với họ và vì lợi ích lớn hơn của công ty. Điều này có thể đạt được tốt nhất qua cuộc gọi điện video.

2. 

   Cung cấp đào tạo được cá nhân hóa
   Những người làm việc từ xa và những người làm nghề tự do thường hoạt động theo thời điểm họ có thể tìm thấy thời gian để làm việc theo nhịp độ của riêng họ (đặc biệt nếu có sự chênh lệch về thời gian). Giúp họ bắt kịp tốc độ kinh doanh của bạn bằng cách cấp cho họ quyền truy cập vào các hội thảo trên web ngắn (được thực hiện bằng phần mềm hội nghị truyền hình) phá vỡ hơn nữa văn hóa công ty, quy trình, hệ thống, v.v. Trình chiếu trực tuyến, tài liệu, bản trình bày và hơn thế nữa cũng sẽ hoạt động để có được họ định hướng.

3. Đăng ký thường xuyên
   Những người mới thuê sẽ luôn đặt câu hỏi. Việc đào tạo diễn ra liên tục và cần thiết liên tục để luôn cập nhật và đón đầu xu hướng. Khuyến khích một vòng phản hồi thường xuyên để những người mới thuê có thể cập nhật khối lượng công việc của họ.

Thêm một số mẹo chuyên nghiệp về hội nghị truyền hình:

1. Ngoại hình là tất cả
   Với sự chuyển đổi từ văn phòng sang trực tuyến, không có gì ngạc nhiên khi mọi người có thể không biết về quy định trang phục phù hợp hoặc nơi thiết lập. Trong bối cảnh của đại dịch hiện nay, hầu hết các công ty đã nới lỏng trang phục công sở của họ để phù hợp hơn cho những người làm việc ở xa. Tuy nhiên, nếu bạn đang tạo ấn tượng đầu tiên với những người bên ngoài công ty của mình, bạn nên trông thật bóng bẩy. Trong một cuộc khảo sát được thực hiện ở Vương quốc Anh, 1/6 công nhân thừa nhận chỉ mặc một phần quần áo khi thực hiện cuộc gọi điện video. Điều đó có nghĩa là không mặc đồ đi làm, áo phông hay đầu tóc bù xù - ít nhất là từ thắt lưng trở lên!
2. Chống lại sự thôi thúc tắt Webcam
   Điều quan trọng là phải bật webcam và tham gia vào các cuộc gọi điện video vì đây là cách bạn thực sự làm quen với ai đó và ngược lại. Là bộ mặt của tổ chức thiết lập tình bạn thân thiết và tin cậy.
3. Lên lịch trò chuyện "Cập nhật"
   Truyền cảm hứng cho những người làm việc từ xa cởi mở một chút về cuộc sống cá nhân của họ. Nó không phải là quá đầy đủ, nhưng hãy thử thảo luận ngắn gọn về cuối tuần vừa qua, hỏi về sở thích hoặc mời một con vật cưng xuất hiện trên màn hình. Điều này phá vỡ lớp băng và sắp xếp độc đáo vào cuộc trò chuyện công việc và vì những cuộc trò chuyện này diễn ra tự nhiên trong văn phòng, tại sao không trực tuyến?
4. Không nói? Nhấn Mute
   Nghi thức hội nghị truyền hình 101: Tiếng ồn trong nền, phản hồi hoặc vô tình nghe được các cuộc trò chuyện sẽ làm mất đi nhiệm vụ trong tầm tay. Tự tắt tiếng khi bạn không nói chuyện đảm bảo một cuộc họp trực tuyến thú vị cho tất cả mọi người tham gia.
5. Cung cấp thông tin cần thiết
   Sử dụng tùy chọn Lời mời và Lời nhắc để bao gồm thông tin đăng nhập hoặc hướng dẫn đặc biệt trước thời hạn. Hoặc bao gồm thông tin trong một email hoặc trong một cuộc trò chuyện. Làm điều đó trước giúp tránh đau đầu và rắc rối về kỹ thuật!

Hãy để Calbridge đáp ứng nhu cầu của bạn với tư cách là một chuyên gia nhân sự. Với phần mềm hiện đại tích hợp liền mạch với các công cụ quản lý dự án và phát trực tiếp, cùng với các tính năng được trang bị và mang đến sự an tâm với bảo mật cao cấp, bạn có thể hoạt động tốt nhất. Sử dụng tính năng chia sẻ màn hình, âm thanh và video độ nét cao để làm cho công ty của bạn trông bóng bẩy khi đối mặt với những người thuê tiềm năng.