すべてのビジネスは、最高の結果を得ることができるようにするために、時間と仕事を管理する能力に依存しています。 成長、スケーリング、拡張、Iitは、堅固なワークフロー構造を実装し、それがどのように展開するかを管理することなしには不可能です。 結局のところ、それを管理できなければ、それを測定することはできません。 では、作業管理とは正確には何であり、チームをどのように最適化するのでしょうか。 詳細については、以下をお読みください。
作業管理とは何ですか？
最も基本的な用語では、作業管理とは、チームのプロセスとビジネスのプロセスが出会ってワークフローと出力の結束を形成する場所を指します。
作業管理ソフトウェアは、フローを調整し、情報を生成するプロセスを描写するのに特に役立ちます。 ビデオ会議ソフトウェアを使用したオンライン会議と組み合わせることで、作業管理アプローチは、従業員からクライアントまで、すべての人にリズムと可視性をもたらし、 強化されたパフォーマンス と結果。
作業管理は、特定のプロジェクトまたは個人を管理するためにドリルダウンできます。 作業管理プロセスはプロジェクト管理サイクルの開始時に開始されるため、関連する範囲をより明確に理解して、単一（または複数）のプロジェクトがどのように展開されるかをより適切に分析できます。
作業管理は、チームの処理方法に影響を与えます。 これも：
- 個人の管理
- ワークフローの監督
- ワークロードの指示
- チームへのタスクの割り当て
- 何を優先するかを決める
- 締め切りの作成
- 変更またはブロックについてクライアントと従業員を更新する
…これらはすべて、作業管理ソフトウェアを介して処理でき、オンライン会議やビデオチャットを介してさらに強化できます。
プロジェクト管理対。 作業管理
プロジェクト管理は全体に対する全体的なアプローチですが、作業管理は、プロジェクト管理、作業の自動化、およびコラボレーションを組み合わせて、チームがすべてのプロジェクト、タスク、成果物などでより適切に作業できるようにするアプローチです。
プロジェクト管理は、さまざまな従業員の開始と終了、および明確な役割を持つプロジェクトの管理に役立ちます。 ただし、緊急プロジェクトや臨時プロジェクト、土壇場での明確なタスクなどを割り引く場合があります。 さらに、電子メール、管理タスク、会議への参加、および従業員がチームに特別に持ち込んだ仕事ではないその他の項目に費やされた時間を考慮に入れましょう。
なぜ作業管理がそれほど重要なのですか？
基本的には、パフォーマンスが向上します。 他の管理システムと同じように マネージャーの立場にある個人、作業管理は、チームが最高のパフォーマンスで作業し、資金を使い果たすことなく、最も効率的な配信速度で最高の品質を提供することを保証するもうXNUMXつの方法です。 冗長性の削減、ボトルネックの特定、時間と予算の決定はすべて、最適な作業管理システムのための適切なコミュニケーションと戦略によって確立できます。
作業管理の内訳
詳細は業界ごとに、また組織間で異なりますが、いくつかの共通点があり、共通の作業管理の課題もあります。
- タスクチーム
新しいプロジェクトが登場すると、組織と委任が最初になります。 リソースを割り当てて割り当てるのはマネージャーの責任ですが、時間どおりに行われ、高品質であることを確認するだけでなく、仕事やタスクに適した人員を確保することもできます。 頻繁に使用することに固執しながら、デジタルツールと管理ソフトウェアで誰が何をしているのかを追跡することは役に立ちます 仮想会議 ステータスの更新、チェックイン、ブリーフィングのスケジュール - 緊急タスクと優先度の高いタスクの境界線を確立する
特に何かがどこからともなく現れた場合、すぐに何をする必要があるかについて混乱が生じる可能性があります。 今後の締め切りを認識し、パイプラインの内容を可視化することで、成果物に対して「はい」または「いいえ」のどちらを言うかを知るための理解と見晴らしの良いポイントが作成されます。 - タスクの期限の作成
知識と経験を持ったマネージャーは、タスクの適切な期限を設定することに長けています。 問題は、期限が変更されたり、十分なバッファ時間がない場合に発生します。 終了日は、すべての人が見ることができるように、明確に概説され、表示される必要があります。 - クライアントとの透明性を維持
一般的な経験則は、約束を怠り、過剰に配信することであり、その逆ではありません。 クライアントやチームとの明確で簡潔な会話は、期待を管理し、優先順位を確立するのに役立ち、人々が同じページにいるようにします。 プロジェクトへの変更とリダイレクト、期限、およびリソースの割り当てが明確にされていない場合、プロジェクトが失敗したり、より困難になったりする可能性があります。
一貫したオンライン会議と更新を可能にする適切な作業管理フローを導入することで、プロジェクトをより正確に形にし、予算と時間どおりに維持することができます。
最高の作業管理慣行
特定の作業管理ソフトウェアを使用している場合でも、定期的なオンライン会議のような別のシステムを使用している場合でも、それを石で書く必要はないことを知っておいてください。 最も効果的な作業管理は生活と呼吸であり、頻繁に見直す必要があります。 ここにいくつかあります 規則ルール:
- 優れたコミュニケーションを実践する
明確でタイムリーなコミュニケーションを備えたコラボレーションチーム環境を構築します。 一元化された情報とドキュメント、頻繁なオンライン会議、およびチームの集まりを確立します。 交戦規定に同意することにより、コミュニケーションの企業文化を浸透させます。電子メールを送信したり、会議を開いたりするのに最適なのはいつですか。 誰が何を担当し、どのように連絡を取ることができますか？ 新入社員はどのように参加していますか？ 従業員はどこに質問に行くことができますか？ - 透明性を避けないでください
チームメンバーに、何が起こっているのか、それが起こったらすぐに、または適切になったらすぐに知らせてください。 予算削減はありましたか？ リーダーシップの変化？ 新規事業開発？ 人々を常に把握し、適切な場合は変更の背後にある理由を説明します。 また、重要な情報を曖昧にしないようにしてください。 噂は時間を無駄にし、士気を壊します。 - 継続的なフィードバックループを奨励する
可能な限り最高の結果を得るために、感謝と機会のフィードバックは、より良いリスニングを強制し、結果を奨励します。 信頼を築くだけでなく、従業員を維持し、人々に価値を感じさせます。 フィードバックを作業管理プロセスの一部にして、生産性を向上させ、無駄な時間を減らします。 - マイクロマネジメントしないでください
チームメンバーは仕事をするために雇われました。 必要なツールと時間を与えられたら、タカのように見守る必要はありません。 彼らが必要な情報を持っているソフトウェアとプラットフォームにアクセスできるようにし、それから彼らがやろうとしていることを達成するために彼らを信頼します。 言い換えれば、彼らが途切れることなく彼らの潜在能力を最大限に発揮できるように、彼らに簡単に説明し、成功するように準備します。
Callbridgeの洗練されたビデオ会議プラットフォームが、個人と彼らが直面する作業管理タスクに力を与えるための接続を作成しましょう。 他のプロジェクト管理およびビジネスコミュニケーションツールとシームレスに統合するビデオ中心のアプローチにより、チームの機能を即座に最適化できます。
