Kiekvienas verslas remiasi savo sugebėjimu valdyti laiką ir darbą, kad galėtų pasiekti geriausių rezultatų. Auga, keičia mastelį, plečiasi, tiesiog neįmanoma neįdiegus tvirtos darbo eigos struktūros ir nesuvaldžius, kaip ji klostosi. Vėliau, jei jūs negalite jo valdyti, jūs negalite jo išmatuoti. Taigi, kas tiksliai yra darbo valdymas ir kaip jis optimizuoja komandas? Skaitykite toliau ir sužinokite daugiau.
Kas yra darbo valdymas?
Pagrindiniu požiūriu, darbo valdymas reiškia vietą, kurioje susitinka komandos ir verslo procesai, kad suformuotų sanglaudą darbo eigoje ir produkcijoje.
Darbo valdymo programinė įranga yra ypač naudinga organizuojant srautus ir apibrėžiant procesus, kurie generuoja informaciją. Kartu su internetiniais susitikimais, naudojant vaizdo konferencijų programinę įrangą, darbo valdymo metodas sukuria ritmą ir matomumą visiems, nuo darbuotojų iki klientų, ir supaprastina procesus patobulintas našumas ir rezultatai.
Darbo valdymas gali būti nuodugniai valdomas tam tikram projektui ar asmeniui. Darbo valdymo procesas prasideda nuo projekto valdymo ciklo pradžios, kad galėtumėte geriau suprasti, kokia yra apimtis, kad geriau išsiaiškintumėte, kaip vyks vienas (ar keli) projektai.
Darbo valdymas turi įtakos komandų valdymui. Tai įtraukia:
- Asmenų valdymas
- Darbo eigos priežiūra
- Darbo krūvio nukreipimas
- Užduoties paskirstymas komandoms
- Sprendimas, kas yra prioritetas
- Terminų sudarymas
- Klientų ir darbuotojų atnaujinimas apie pakeitimus ar blokus
... visa tai galima tvarkyti per darbo valdymo programinę įrangą ir dar labiau suteikti galimybę naudotis internetiniais susitikimais ir vaizdo pokalbiais.
Projekto valdymas vs. Darbo valdymas
Projektų valdymas yra holistinis požiūris į visumą, o darbo valdymas - tai metodas, derinantis projekto valdymą, darbo automatizavimą ir bendradarbiavimą, suteikiant komandoms galimybę geriau dirbti visuose projektuose, užduotyse, rezultatuose ir kt.
Projektų valdymas padeda valdyti projektus, kurie turi pradžią ir pabaigą bei aiškius skirtingų darbuotojų vaidmenis. Vis dėlto tai gali sumažinti neatidėliotinus ar ad-hoc projektus, paskutinės minutės aiškias užduotis ir dar daugiau. Atsižvelkime į laiką, praleistą el. Laiškams, administratoriaus užduotims, susitikimams lankyti ir kitiems dalykams, kurie neveikia, o darbuotojas buvo specialiai įtrauktas į komandą.
Kodėl darbo valdymas toks kritinis?
Iš esmės: tai pagerina našumą. Lygiai taip pat kaip ir bet kurioje vadybos sistemoje asmuo einantis vadovo pareigas, darbo valdymas yra dar vienas būdas užtikrinti, kad jūsų komanda dirba maksimaliai, kad užtikrintų geriausią kokybę ir efektyviausią pristatymo greitį, nenaudojant finansų. Atleidimų mažinimas, kliūčių nustatymas, laiko ir biudžeto nustatymas gali būti nustatomi tinkamu bendravimu ir geriausios darbo valdymo sistemos strategijomis.
Darbo valdymo suskaidymas
Detalės keisis įvairiose pramonės šakose ir tarp organizacijų, tačiau yra keletas bendrų bruožų ir darbo valdymo iššūkių:
- Užduočių komandos
Kai atsiranda naujas projektas, pirmiausia organizacija ir delegavimas. Vadovo pareiga yra skirti ir paskirstyti išteklius, tuo pačiu užtikrinant, kad jie turi tinkamą asmenį darbui ar užduočiai, be to, kad jie būtų atlikti laiku ir būtų kokybiški. Naudinga stebėti, kas ką daro naudodamas skaitmenines priemones ir valdymo programinę įrangą, taip pat dažnai laikytis virtualus susitikimas būsenos atnaujinimo, registravimosi ir instruktažų tvarkaraštis - Nustatyti ribą tarp skubių ir prioritetinių užduočių
Ypač jei kažkas atsiranda iš niekur, gali kilti painiava, ką reikia greitai padaryti. Žinojimas apie artėjančius terminus ir matomumas apie tai, kas ruošiama, sukuria geresnį supratimą ir pranašumą, norint žinoti, ar pasakyti „taip“, ar „ne“. - Užduočių terminų sukūrimas
Vadovas, turintis žinių ir patirties, mokės nustatyti tinkamus užduočių atlikimo terminus. Problemos kyla, kai keičiasi terminai arba nepakanka buferio. Pabaigos datos turi būti aiškiai apibrėžtos ir visiems matomos. - Lieka skaidrus su klientais
Bendra nykščio taisyklė yra nepakankama pažanga ir per didelis pristatymas, o ne atvirkščiai. Aiškūs ir glausti pokalbiai su klientais ir komandomis padeda valdyti lūkesčius ir nustatyti prioritetus, kad žmonės būtų tame pačiame puslapyje. Kai projekto pakeitimai ir peradresavimas, terminas ir išteklių paskirstymas nėra aiškūs, projektas gali būti pašalintas iš bėgių arba tapti sudėtingesniu.
Esant tinkamam darbo valdymo srautui, leidžiančiam nuosekliai vykdyti internetinius susitikimus ir atnaujinimus, projektai gali formuotis tiksliau ir išlaikyti biudžetą bei laiką.
Geriausia darbo valdymo praktika
Nesvarbu, ar turite konkrečią darbo valdymo programinę įrangą, ar turite kitą sistemą, pvz., Įprastus internetinius susitikimus, tiesiog žinokite, kad ji neturi būti parašyta akmenyje. Veiksmingiausias darbo valdymas yra gyvenimas ir kvėpavimas, todėl jis turi būti dažnai peržiūrimas. Štai keletas ką ir ko nereikia:
- Praktikuokite puikų bendravimą
Kurkite bendradarbiaujančią komandos aplinką naudodamiesi aiškiu ir laiku atliekamu bendravimu. Sukurkite centralizuotą informaciją ir dokumentus, dažnai susitikimus internetu ir komandos susirinkimus. Įskiepykite įmonės bendravimo kultūrą, susitardami dėl įtraukimo taisyklių: Kada geriausia siųsti el. Laišką ar susitikti? Kas už ką atsakingas ir kaip su jais galima susisiekti? Kaip įlaipinami nauji darbuotojai? Kur darbuotojai gali kreiptis klausinėdami? - Nevenkite skaidrumo
Praneškite komandos nariams, kas vyksta, kai tik tai atsitiks arba kai tik tai bus tinkama. Ar buvo sumažintas biudžetas? Vadovybės pasikeitimas? Naujo verslo plėtra? Stebėkite žmones ir paminėkite pokyčių priežastis, kai tai tinkama. Taip pat stenkitės neužgožti svarbios informacijos. Gandai švaisto laiką ir griauna moralę. - Skatinkite nuolatinį grįžtamąjį ryšį
Norint pasiekti geriausių įmanomų rezultatų, dėkingumas ir atsiliepimai apie galimybes priverčia geriau klausytis ir skatinti rezultatus. Tai ne tik kuria pasitikėjimą, bet ir išlaiko darbuotojus bei priverčia žmones jaustis vertinamais. Tegul grįžtamasis ryšys yra darbo valdymo proceso dalis, siekiant geresnio produktyvumo ir mažiau sugaišto laiko. - Negalima „Micromanage“
Darbui atlikti buvo pasamdyti komandos nariai. Gavę jiems reikalingus įrankius ir laiką, jų nereikia žiūrėti kaip į vanagą. Leiskite jiems turėti prieigą prie programinės įrangos ir platformų, turinčių reikiamos informacijos, ir patikėkite, kad jie atliks tai, ką jie yra numatę. Kitaip tariant, trumpai juos sutvarkykite ir pasisekite, kad jie galėtų nepertraukiamai dirbti visu pajėgumu.
Tegul Callbridge sudėtinga vaizdo konferencijų platforma sukuria ryšius, suteikiančius daugiau galimybių asmenims ir darbo valdymo užduotims, su kuriomis jie susiduria. Taikydami į vaizdo įrašus orientuotą požiūrį, kuris sklandžiai integruojamas su kitomis projektų valdymo ir verslo komunikacijos priemonėmis, galite optimizuoti tai, kaip jūsų komanda veikia nedelsiant.
