Elk bedrijf vertrouwt op hun vermogen om tijd en werk te beheren om de beste resultaten te behalen. Groeien, schalen, uitbreiden, het is gewoon niet mogelijk zonder een solide workflowstructuur te implementeren en te beheren hoe deze zich ontvouwt. Immers, als je het niet kunt managen, kun je het ook niet meten. Dus wat is werkmanagement precies en hoe optimaliseert het teams? Lees verder voor meer informatie.
Wat is werkmanagement?
In de meest basale termen verwijst werkbeheer naar waar de processen van het team en de processen van het bedrijf elkaar ontmoeten om samenhang te vormen in workflows en output.
Werkbeheersoftware is vooral handig bij het orkestreren van stroom en het afbakenen van processen die informatie genereren. In combinatie met onlinevergaderingen met behulp van videoconferentiesoftware, creëert een werkbeheeraanpak ritme en zichtbaarheid voor iedereen, van werknemers tot klanten, en stroomlijnt het processen voor verbeterde prestatie en resultaten.
Werkbeheer kan worden uitgediept om een bepaald project of individu te beheren. Het werkbeheerproces begint aan het begin van de projectbeheercyclus, zodat u een beter begrip krijgt van de betrokken reikwijdte om beter uit te splitsen hoe een enkel (of meervoudig) project zich zal ontvouwen.
Werkmanagement heeft invloed op hoe teams worden behandeld. Dit bevat:
- Individuen beheren
- Toezicht houden op de workflow
- Leiding geven aan de werkdruk
- Een taak toewijzen aan teams
- Beslissen wat prioriteit heeft
- Deadlines maken
- Klanten en medewerkers op de hoogte houden van wijzigingen of blokkades
... die allemaal kunnen worden afgehandeld via software voor werkbeheer en verder kunnen worden ondersteund via online vergaderingen en videochatten.
Projectmanagement vs. Werkbeheer
Projectbeheer is een holistische benadering van het geheel, terwijl werkbeheer een benadering is die projectbeheer, werkautomatisering en samenwerking combineert om teams in staat te stellen beter te werken in alle projecten, taken, deliverables, enz.
Projectmanagement helpt bij het managen van projecten met een begin en een eind en duidelijke rollen voor verschillende medewerkers. Het kan echter geen korting geven op nood- of ad-hocprojecten, last-minute duidelijke taken en meer. Laten we bovendien rekening houden met de tijd die wordt besteed aan e-mails, administratieve taken, het bijwonen van vergaderingen en andere zaken die geen werk zijn waarvoor een medewerker specifiek in het team is gebracht.
Waarom is werkmanagement zo cruciaal?
Simpel gezegd: het verbetert de prestaties. Net als bij elk managementsysteem of elke manager , is werkmanagement een manier om ervoor te zorgen dat je team optimaal presteert en de beste kwaliteit levert met de meest efficiënte levertijd, zonder dat dit ten koste gaat van de financiën. Het verminderen van redundantie, het identificeren van knelpunten en het bepalen van de tijd versus het budget kunnen allemaal worden bereikt met de juiste communicatie en strategieën voor een optimaal werkmanagementsysteem.
Werkbeheer afbreken
De details zullen van branche tot branche en tussen organisaties veranderen, maar er zijn enkele overeenkomsten en ook veelvoorkomende uitdagingen op het gebied van werkbeheer:
- Taakteams
Bij een nieuw project staat organisatie en delegatie voorop. Het is de verantwoordelijkheid van een manager om middelen toe te wijzen en toe te wijzen en er tegelijkertijd voor te zorgen dat ze de juiste persoon voor de taak of taak hebben, en er bovendien voor zorgen dat het op tijd wordt gedaan en van hoge kwaliteit is. Het is handig om bij te houden wie wat doet met digitale tools en beheersoftware, terwijl u zich ook houdt aan een frequent virtuele vergadering schema voor statusupdates, check-ins en briefings - De grens bepalen tussen urgente en hoge prioriteitstaken
Vooral als er iets uit het niets opduikt, kan er enige verwarring ontstaan over wat er snel moet gebeuren. Door op de hoogte te zijn van aanstaande deadlines en inzicht te hebben in wat er in de pijplijn zit, ontstaat een beter begrip en een beter uitgangspunt om te weten of u ja of nee moet zeggen tegen de te leveren resultaten. - Deadlines voor taken maken
Een manager met kennis en ervaring zal bedreven zijn in het stellen van de juiste deadlines voor taken. De problemen ontstaan wanneer deadlines veranderen of er onvoldoende buffertijd is. Einddatums moeten duidelijk worden aangegeven en voor iedereen zichtbaar zijn. - Transparant blijven met klanten
De algemene vuistregel is: underpromise en overdeliver, niet andersom. Duidelijke en beknopte gesprekken met klanten en teams helpen om verwachtingen te managen en prioriteiten vast te stellen, zodat mensen op één lijn zitten. Wanneer wijzigingen en omleidingen naar het project, de deadline en de toewijzing van middelen niet duidelijk worden gemaakt, kan het project ontsporen of uitdagender worden.
Met een goede workflow voor werkbeheer die consistente online vergaderingen en updates mogelijk maakt, kunnen projecten nauwkeuriger vorm krijgen en binnen het budget en op tijd blijven.
Beste werkmanagementpraktijken
Of je nu specifieke software voor werkbeheer gebruikt of een ander systeem zoals regelmatige online vergaderingen, weet dat het niet in steen gebeiteld hoeft te zijn. Het meest effectieve werkbeheer is dynamisch en moet regelmatig worden herzien. Hier zijn een paar do's en don'ts :
- Oefen uitstekende communicatie
Bouw een collaboratieve teamomgeving met duidelijke en tijdige communicatie. Zorg voor gecentraliseerde informatie en documenten, frequente online vergaderingen en teambijeenkomsten. Breng een bedrijfscultuur van communicatie bij door afspraken te maken over de omgangsregels: wanneer kun je het beste e-mailen of vergaderen? Wie regelt wat en hoe zijn ze te bereiken? Hoe worden nieuwe medewerkers aangenomen? Waar kunnen medewerkers terecht met vragen? - Vermijd transparantie niet
Laat teamleden weten wat er aan de hand is zodra het gebeurt of zodra het gepast is. Is er bezuinigd? Een verandering in leiderschap? Nieuwe bedrijfsontwikkeling? Houd mensen op de hoogte en vermeld de redenen achter de verandering wanneer deze geschikt is. Probeer ook te voorkomen dat belangrijke informatie wordt verdoezeld. Geruchten verspillen tijd en breken het moreel af. - Moedig een continue feedbacklus aan
Voor de best mogelijke resultaten zorgen waardering en feedback over kansen ervoor dat beter wordt geluisterd en worden resultaten aangemoedigd. Het bouwt niet alleen vertrouwen op, het houdt medewerkers vast en zorgt ervoor dat mensen zich gewaardeerd voelen. Laat feedback deel uitmaken van het werkbeheerproces voor een betere productiviteit en minder tijdverspilling. - Niet micromanagen
Teamleden werden ingehuurd om het werk te doen. Als ze eenmaal het gereedschap en de tijd hebben gekregen die ze nodig hebben, hoeven ze niet meer als een havik in de gaten te worden gehouden. Geef ze toegang tot de software en platforms met de informatie die ze nodig hebben en vertrouw erop dat ze zullen bereiken wat ze van plan zijn te doen. Met andere woorden, brief ze en maak ze klaar voor succes, zodat ze ononderbroken hun volledige potentieel kunnen benutten.
Laat het geavanceerde videoconferentieplatform van Callbridge verbindingen creëren om individuen en de werkbeheertaken waarmee ze worden geconfronteerd te versterken. Met een videogerichte benadering die naadloos integreert met andere tools voor projectbeheer en zakelijke communicatie, kun je het functioneren van je team onmiddellijk optimaliseren.
