Z začetkom leta 2020 se lahko začnemo varno trditi, da so se vaše izkušnje z video konferencami do sredine leta že desetkrat izboljšale. Vaša pisarna se je najverjetneje preusmerila v bolj pristop na spletu, od doma, odpiranje vrat spletnemu komuniciranju z uporabo videokonference s strankami, na skupinskih sestankih, konferenčnih klicih v zgornjem vodstvu, sestankih možganov, statusnih sestankih ... na.
Še več, ko se še naprej prilagajamo spreminjajočim se časom, s katerimi se trenutno soočajo vsi, se delovna sila deli na to, kako naj se fizično (ali dejansko!) Pokaže, da dela. Imate kolege, ki polno delajo od doma? Ali vodstvo dodeli dva dni na teden v pisarni in nato dela na daljavo? Ali greste sem in tja med strankami, ki morajo ostati v pisarni 2 dni v tednu?
Ko se kolegi in člani ekipe razširijo po digitalnih in fizičnih pokrajinah, se lahko izkaže, da so vsi skupaj težka naloga, čeprav ne nemogoča! Čeprav obstajajo časovne omejitve, jezikovne ovire, razlike v hierarhiji in splošni izzivi pri upravljanju časa, vsi resnično želijo, da bi bilo skupno sodelovanje čim bolj učinkovito in produktivno.
Tukaj je opisano, kako učinkovito vzdrževati delovno okolje za sodelovanje, če je vaša ekipa razdeljena doma, v pisarni ali na terenu.
9 načinov za upravljanje medsebojnega sodelovanja:
9. Izogibajte se neredu z e-pošto
E-poštna sporočila so ključnega pomena za hitro in učinkovito komunikacijo, hkrati pa zagotavljajo, da obstaja »sled«. Ko pa se majhno vprašanje prelevi v velikanski pogovor, ki postane dolg in zapleten, se dejanska učinkovitost izmenjave zaplete.
Prehod na orodje za poslovno komunikacijo, ki ponuja kanal, kjer so delo, statusi in posodobitve vidni in grafični, vsem na krovu daje bolj obvladljiv pogled na dogajanje. Orodje za sodelovanje, kot je Slack, ustvarja to vrsto kohezije, kot tudi programska oprema za video konference, ki je naložena možnosti integracije. Na ta način lahko združite dve platformi za popolno sodelovanje.
8. Bodite pozorni na delovne obremenitve
Ugotavljanje, na čem vsi delajo prek orodja za upravljanje projektov, pomaga ugotoviti status projekta in kdo je v njem. Tako lahko, ne glede na to, ali ste doma ali potujete v službo, skočite naprej in vidite, kaj je v pripravi.
Izkoristite barvno kodiranje in uporabo vrstic in stolpcev za organiziranje datotek, lokacij in sledenja času. Nasprotno, imeti spletno srečanje uporaba videokonference za razpravo o projektu v realnem času ponuja kolegom priložnost, da se odkrijejo, kje so in kako se počutijo v gozdu. Spodbujanje rutine spletnih srečanj, na katerih se razpravlja o stanju in posodobitvah, bo pomagalo prepoznati prednostne postavke, ozka grla in zmanjšati zamujene roke.
(alt-tag: Elegantna ženska, ki hodi po ulici z mobilnim telefonom, medtem ko ga gleda in pregleduje.)
7. Bodite pozorni na časovne pasove
Ni idealno, če se morate pridružiti sestanku z rdečimi očmi ali tik pred spanjem, vendar pri načrtovanju projektov ali sinhronizaciji časovni pasovi igrajo pomembno vlogo pri odločanju, kdaj se bodo zbrali v različnih pisarnah.
Če imate priročen in na voljo urnik za vsakogar, gostitelj ali organizator lahko prepozna najboljši čas za spletno srečanje. Poiščite programsko opremo za video konference, ki je priložena načrtovalniku časovnega pasu, ali pa je odprta za nekatere povabljene udeležence, ki morajo sestanek snemati zdaj, da si ga lahko ogledajo pozneje.
6. Redna prijava
Ko je vaša ekipa razporejena po pisarni, domu in na terenu, lahko z lahkoto izgubite nekaj bolj značilnih vedenj, ki jih pridobite, ko delate v tandemu in le nekaj metrov drug od drugega - na primer s pogledom, da postavite vprašanje ali mimo. drug drugega v dvorani ali zajtrkovalnici.
Če želite zagotoviti, da so vsi na isti strani, si vzemite navado, da se pogosto dotikate baze. Ne oklevajte in vzpostavite povezavo večkrat na teden, bodisi po e-pošti, sinhronizaciji, konferenčnem klicu, videokonferenci ali besedilnem klepetu!
5. Zanašajte se na avtomatizacijo, da boste sledili
Upravljanje rokov, statusov in napredovanja dela ni tako enostavno, če tega ne morete storiti osebno. Ko pa lahko razbremenite zamudno ponavljajoče se delo, si sprostite čas za porabo za pomembnejše naloge. Poleg tega odstranjevanje človeškega elementa daje boljše in natančnejše rezultate. Naj vam avtomatizacija težko dvigne:
- Načrtujte vabila in opomnike za prihajajoče videokonference
- Integrirajte Google Koledar s programsko opremo za videokonference za brezhiben urnik in obvestila
- Delite podatke v realnem času z Google Dokumentom in prejmite takojšnje spremembe in spremembe, poslane na vaš e-poštni naslov
- Orodja za upravljanje projektov in video, ki avtomatizirajo preglednice, informacije o strankah, posnetke, prepise in še več.
4. Uporabite mobilno aplikacijo
V primeru spletnega sestanka mobilna aplikacija daje kolegom hitro in enostavno možnost, da lahko priskočijo na klic, kjer koli so - na ulici, na dvorišču ali v kosilnici.
Če začnete sestanek na poti z dlani, dobite kakovostna srečanja, ki so prav tako dobra, kot če bi bila na namizju. Še vedno lahko načrtujete sestanke vnaprej ali na kraju samem; lahko dostopate in sinhronizirate svoj koledar in adresar; in seveda tam, kjer ste, je tudi vaše srečanje. Mobilna aplikacija vam omogoča svobodo vodenja sestanka ali klica, kjer koli je internetna povezava.
Poleg tega imate še vedno dostop do zgodovine klicev, prepisov in posnetkov v varnem in varnem okolju za sestanke.
3. Ustvarite "standardizirano" središče za delovno skladišče
Omogočite lahko dostop do vseh pomembnih datotek, povezav, dokumentov in medijev ter njihovo shranjevanje na enem mestu. Ko je centralizirano na enem mestu, se mu zdi, da je takšna naloga. Ko so predmeti katalogizirani, organizirani in na voljo v realnem času, imajo lahko vsi dostop do najnovejših datotek, najnovejših dokumentiranih sestankov in pomembnih odločitev.
Nekaj drugih predlogov:
Če imate pisarne na različnih lokacijah, se lahko govori več kot en jezik. Poskusite ostati pri jeziku, ki se najpogosteje govori, in če želite komunicirati v drugem jeziku, pogovor vodite zasebno prek besedilnega klepeta ali v ločenem kanalu.
Izogibajte se dvojnikom dokumentov, tako da jih pravilno označite in očitno pokažete, da obstaja postopek za njihovo obdelavo. Nič ni hujšega kot zapravljanje ur za dokument, ki je že narejen, ima novejšo različico ali se je izgubil.
Ugotovite, kateri način komunikacije je najprimernejši za vaš cilj. Če potrebujete pojasnilo glede podrobnosti ali vprašanje z da ali ne, pošljite kolegu sporočilo v besedilnem klepetu. Če imate pomisleke glede prihajajoče zahteve za odpoved, pošljite e-pošto. Če je težava s kolegom in vpliva na vašo zmožnost dobrega dela in izvedbe dobrega dela, določite video konferenco ena na ena.
2. Sprejmite pristop »najprej video«
Še posebej v luči a Pandemija ki je vplival na svet, videocentričen pristop, ki ceni osebne stike, deluje tako, da kolegi ostanejo občutek, kot da delajo z resnično osebo, namesto da bi jo imeli. Prikazovanje obraza, deljenje glasu, premikanje telesa - vse to je del ustvarjanja bolj realistične različice sebe v virtualnem okolju. Video konferenca ustvarja normalno pisarniško okolje v digitalno pokrajino.
Plus, zakaj bi "povedali", ko lahko "pokažete?" Nekatere predstavitve - zlasti tiste, ki vključujejo koncepte in abstraktne ideje ali krhko navigacijo skozi zasnovo spletnega mesta - se bolje predstavijo z demonstracijo z uporabo skupne rabe zaslona. Kolegi dobesedno postanejo na isti strani vaše seje videokonference s sedežem v prvi vrsti za vaše ideje.
1. Eksperimentirajte in pridobite povratne informacije
Kot večina aranžmajev je tu malo prehoda in eksperimentiranja. Sodelovanje med pisarnami, ki deluje bolj kot dobro naoljen stroj namesto zarjavelega, mora izvajati različne strategije, načine komunikacije in orodja, da vidi najboljši potek akcije, ki deluje za ekipo.
Eden najpomembnejših dejavnikov, ki bo določil uspeh ekipe ali rezultat projekta, je pripravljenost vseh, da si zaupajo. Ali se člani ekipe lahko spoštujejo drug do drugega? Ali delavci na daljavo vlečejo svojo težo, namesto da bi le poležavali? Ali pisarniški delavci prevzamejo preveč, želijo narediti vtis in prevzeti vodstvo?
S poudarkom na načrtovanju, uporabi orodij za team building in tu in tam malo tovarištva, tudi če je vaša ekipa razprta, poskušanje novih stvari za premostitev vrzeli ni nujno strašljivo. Pomembno je, da preizkusite nove strategije in orodja ter ugotovite, katera prinašajo najboljše rezultate za vašo ekipo in cilj.
Medsebojno sodelovanje bo vedno prineslo vrsto konfliktov in izzivov. Rezultati kolegov, ki delajo v pisarni in zunaj nje, od blizu in od daleč, in delujejo po različnih urnikih, kot je flex ure, krajši ali polni delovni čas vplivajo na rezultat in potek dela. Vendar pa je tudi v trenutnem stanju na svetu to priložnost, da se prilagodimo potencialno bolj integriranemu ravnovesju med poklicnim in zasebnim življenjem, ki se premika in upogiba s tehnologijo, ki jo uporabljamo.
Naj edinstvena zbirka programske opreme za dvosmerne videokonference Callbridge ustvarja kohezijo med ekipami. Njegova tehnologija je namenjena povezovanju ljudi, zato lahko vaše podjetje cveti ne glede na to, kako razpršena je vaša delovna sila.
Callbridge skrbi za srednje velika podjetja, ki iščejo dovršene rešitve, ki zmanjšujejo razlike med kolegi in zunaj s strankami, prodajalci, deležniki in drugimi pomembnimi premičnimi deli vašega rastočega podjetja. Strokovna platforma za zvok, video in spletne konference Callbridge, ki ponuja širok spekter skupnih funkcij za nadaljnje sodelovanje in produktivnost, vas varuje in varuje, kjer koli že ste in kamor koli greste.
V čem je Callbridge drugačen?
Prepisi sestankov prek umetne inteligence - Vaš umetno inteligentni osebni asistent Cue ™ skrbi za snemanje vaših sestankov in prepoznavanje govorcev, tem in tem.
Integracije s Slackom in Google Koledarjem - Nikoli ne zamudite utripa, ko se lahko integrirate skupaj z Google Suite, Outlookom in Slackom.
Izjemne lastnosti - uživajte v funkcijah svetovnega razreda, kot so Snemanje srečanja, Skupna raba zaslona, Skupna raba dokumentov, Spletna tabla, in več!
Visoka stopnja varnosti - Prepričajte se, da so vaši podatki varni in zaščiteni z enkratno dostopno kodo, zaklepanjem sestankov in varnostno kodo.
Blagovna znamka po meri - Naredite svojo spletno sejno sobo blagovno znamko in edinstveno svojo z lastnim logotipom in standardi blagovne znamke.
Noben prenos ni potreben - ni kablov in težke opreme, samo nič prenosa, rešitve za videokonference v brskalniku.
