Vsako podjetje se zanaša na svojo sposobnost upravljanja časa in dela, da lahko doseže najboljše rezultate. Naraščati, spreminjati, širiti, preprosto ni mogoče brez uvedbe trdne strukture delovnega toka in upravljanja, kako se razvija. Poleg tega, če tega ne morete upravljati, ga ne morete izmeriti. Kaj je torej vodenje dela natančno in kako optimizira ekipe? Preberite, če želite izvedeti več.
Kaj je upravljanje dela?
V svojih najosnovnejših pojmih se upravljanje dela nanaša na to, kje se procesi ekipe in procesi podjetja srečujejo, da tvorijo kohezijo v delovnih poteh in rezultatih.
Programska oprema za upravljanje dela je še posebej koristna pri urejanju pretoka in razmejevanju procesov, ki ustvarjajo informacije. V povezavi s spletnimi sestanki z uporabo programske opreme za video konference pristop upravljanja dela ustvarja ritem in prepoznavnost za vse, od zaposlenih do strank, in poenostavlja procese za izboljšana zmogljivost in rezultati.
Vodenje dela je mogoče natančno določiti za upravljanje določenega projekta ali posameznika. Proces upravljanja dela se začne na začetku cikla upravljanja projekta, tako da boste lahko bolj jasno razumeli obseg, da boste bolje razčlenili, kako se bo en (ali več) projekt razvijal.
Vodenje dela vpliva na ravnanje z ekipami. To vključuje:
- Upravljanje posameznikov
- Nadzor nad potekom dela
- Usmerjanje obremenitve
- Dodelitev naloge skupinam
- Odločanje, kaj je prednostno
- Ustvarjanje rokov
- Posodabljanje strank in zaposlenih glede sprememb ali blokov
... vse to je mogoče rešiti s pomočjo programske opreme za upravljanje dela in nadalje opolnomočiti prek spletnih sestankov in video klepeta.
Vodenje projektov vs. Vodenje dela
Vodenje projektov je celostni pristop k celoti, medtem ko je upravljanje dela pristop, ki združuje upravljanje projektov, avtomatizacijo dela in sodelovanje, da se ekipam omogoči boljše delo pri vseh projektih, nalogah, končnih rezultatih itd.
Vodenje projektov pomaga pri upravljanju projektov, ki imajo začetek in konec in imajo jasne vloge za različne zaposlene. Vendar pa lahko popust za nujne primere ali priložnostne projekte, jasne naloge v zadnjem trenutku in še več. Poleg tega upoštevajmo čas, porabljen za e-pošto, skrbniške naloge, udeležbo na sestankih in druge predmete, ki niso delo, ki ga je zaposleni posebej pripravil v ekipo.
Zakaj je upravljanje dela tako kritično?
V bistvu: izboljša zmogljivost. Tako kot pri vsakem vodstvenem sistemu oz posameznik na vodstvenem položaju, vodenje dela je še en način, kako zagotoviti, da vaša ekipa deluje na najvišji ravni, da bi zagotovila najboljšo kakovost z najučinkovitejšo hitrostjo dostave, ne da bi morali pri tem porabiti finance. Zmanjšanje odpuščanj, odkrivanje ozkih grl, določanje časa glede na proračun je mogoče vzpostaviti z ustrezno komunikacijo in strategijami za najboljši sistem vodenja dela.
Razgradnja vodenja dela
Podrobnosti se bodo spreminjale od panoge do panoge in med organizacijami, vendar obstaja nekaj skupnih značilnosti in skupni izzivi pri upravljanju dela:
- Naloge ekip
Ko se pojavi nov projekt, sta organizacija in delegacija na prvem mestu. Odgovornost upravitelja je, da dodeli in razporedi vire, hkrati pa poskrbi, da ima poleg osebe pravo osebo za to delo ali nalogo, da poskrbi, da je to opravljeno pravočasno in da je kakovostno. Koristno je, da spremljate, kdo kaj počne z digitalnimi orodji in programsko opremo za upravljanje, hkrati pa se držite pogosto virtualno srečanje urnik posodobitev stanja, prijav in poročil - Vzpostavitev meje med nujnimi in prednostnimi nalogami
Še posebej, če se kaj pojavi od nikoder, lahko nastane nekaj zmede glede tega, kaj je treba kmalu narediti. Zavedanje prihajajočih rokov in vidnost tega, kar je v pripravi, ustvarja boljše razumevanje in izhodišče za vedenje, ali je treba odgovoriti z da ali ne. - Ustvarjanje rokov za naloge
Vodja, ki ima znanje in izkušnje, bo vešč določanja ustreznih rokov za naloge. Težave nastanejo, ko se roki spremenijo ali ni dovolj časa medpomnilnika. Končni datumi morajo biti jasno označeni in vidni, da jih lahko vidijo vsi. - Previdnost s strankami
Splošno pravilo je podcenjevanje in pretirano prikazovanje, ne obratno. Jasni in jedrnati pogovori s strankami in skupinami pomagajo obvladovati pričakovanja in določiti prednostne naloge, tako da so ljudje na isti strani. Takrat, ko spremembe in preusmeritve v projekt, rok in dodelitev sredstev niso razjasnjene, lahko projekt iztiri ali postane zahtevnejši.
Z ustreznim tokom upravljanja dela, ki omogoča dosledna spletna srečanja in posodobitve, se lahko projekti oblikujejo natančneje in ostanejo v skladu s proračunom in pravočasno.
Najboljše prakse vodenja dela
Ne glede na to, ali imate posebno programsko opremo za upravljanje dela ali imate nameščen drug sistem, kot so rutinska spletna srečanja, vedite, da ni nujno, da je zapisan v kamen. Najučinkovitejše upravljanje dela je življenje in dihanje, zato ga je treba pogosto pregledovati. Tukaj je nekaj ne in ne:
- Vadite odlično komunikacijo
Vzpostavite okolja za skupinsko delo s komunikacijo, ki je jasna in pravočasna. Vzpostavite centralizirane informacije in dokumente, pogosta spletna srečanja in skupinska srečanja. Vzgojite kulturo komunikacije v podjetju, tako da se dogovorite o pravilih sodelovanja: Kdaj je najbolje, da pošljete e-pošto ali sestanek? Kdo je odgovoren za kaj in kako je z njimi mogoče vzpostaviti stik? Kako se zaposlijo novi zaposleni? Kam se lahko zaposleni sprašujejo? - Ne izogibajte se preglednosti
Člane ekipe obvestite, kaj se dogaja, takoj ko se to zgodi ali takoj, ko je to primerno. Ali je prišlo do zmanjšanja proračuna? Sprememba vodstva? Razvoj novega podjetja? Naj bodo ljudje v toku in navedite razloge za spremembo, ko je primerna. Poskusite se tudi izogniti zamegljevanju pomembnih informacij. Govorice zapravljajo čas in rušijo moralo. - Spodbujajte neprekinjeno povratno zanko
Za najboljše možne rezultate, zahvalo in povratne informacije o priložnostih spodbujajo boljše poslušanje in spodbujajo rezultate. Ne samo, da gradi zaupanje, ampak tudi ohranja zaposlene in poskrbi, da se ljudje počutijo cenjene. Naj bodo povratne informacije del procesa vodenja dela za večjo produktivnost in manj zapravljenega časa. - Ne upravljajte z mikro
Za delo so bili najeti člani ekipe. Ko dobijo orodja in čas, ki ga potrebujejo, jih ni treba več opazovati kot sokol. Omogoči jim dostop do programske opreme in platform, ki imajo informacije, ki jih potrebujejo, in jim nato zaupajte, da bodo dosegli to, kar so si zastavili. Z drugimi besedami, seznanite jih in jih pripravite na uspeh, da bodo lahko nemoteno delali v celoti.
Naj dovršena platforma za videokonference Callbridge vzpostavi povezave za opolnomočenje posameznikov in nalog upravljanja dela, s katerimi se srečujejo. Z videocentričnim pristopom, ki se brez težav integrira z drugimi orodji za upravljanje projektov in poslovno komunikacijo, lahko takoj optimizirate delovanje vaše ekipe.
