Починаючи з бурхливого початку 2020 року, можна з упевненістю сказати, що зараз, у середині року, ваш досвід роботи з відеоконференціями покращився удесятеро. Швидше за все, ваш офіс перейшов на більш підхід в Інтернеті, робота вдома, відкривши двері для онлайн-спілкування за допомогою відеоконференцій з клієнтами, брифінгів команд, конференційних дзвінків керівників, мозкових штурмів, нарад за станом… і список можна продовжувати на.
Більше того, оскільки ми продовжуємо адаптуватися до мінливих часів, з якими зараз стикаються всі, робоча сила стає розділеною на те, як їм фізично (або віртуально!) З’являтись на роботу. Чи є у вас колеги, які постійно працюють вдома? Чи проводить керівництво 2 дні на тиждень в офісі, а потім працює віддалено? Ви ходите туди-сюди між клієнтами, яким доводиться залишатися в офісі 5 днів на тиждень?
Коли колеги та члени команди розповсюджуються по цифрових та фізичних ландшафтах, збереження всіх разом може виявитися важким завданням, хоча й неможливим! Незважаючи на обмеження у часі, мовні бар'єри, відмінності в ієрархії та загальні проблеми з управлінням часом, усі справді хочуть зробити спільну роботу якомога ефективнішою та продуктивнішою.
Ось як ефективно підтримувати спільне робоче середовище, якщо ваша команда розділена вдома, в офісі чи на місцях.
9 способів управління співпрацею між офісами:
9. Уникайте безладу між електронною поштою
Електронні листи є ключовими для швидкого та ефективного спілкування, забезпечуючи при цьому “слід”. Але коли невелике запитання перетворюється на гігантську розмову, яка стає довгою і складною, фактична ефективність обміну стає заплутаною.
Перехід до інструменту бізнес-комунікації, який забезпечує канал, де робота, статуси та оновлення відображаються наочно та графічно, дає всім учасникам більш кероване уявлення про те, що відбувається. Інструмент для співпраці, такий як Slack, створює таку єдність, як і програмне забезпечення для відеоконференцій, яке постачається з безліччю опцій інтеграції . Таким чином, ви можете об'єднати дві платформи для максимальної продуктивності співпраці.
8. Слідкуйте за робочими навантаженнями
Перегляд того, над чим всі працюють за допомогою інструменту управління проектами, допомагає розпізнати статус проекту та того, хто в ньому бере участь. Таким чином, незалежно від того, знаходитесь ви вдома чи подорожуєте на роботу, ви зможете застрибнути і подивитися, що там буде.
Скористайтеся перевагами кольорового кодування, рядків і стовпців для впорядкування файлів, місць розташування та відстеження часу. І навпаки, проведення онлайн-зустрічі з використанням відеоконференцій для обговорення проекту в режимі реального часу дає колегам можливість відкрито розповісти про те, де вони знаходяться та як вони почуваються в гущі подій. Формування регулярного проведення онлайн-зустрічей, де обговорюється статус та оновлення, допоможе визначити пріоритетні пункти, вузькі місця та зменшити пропущені терміни.
(alt-tag: Стильна жінка, що йде по вулиці, тримаючи мобільний телефон, дивлячись на нього та гортаючи пальцем.)
7. Будьте уважні до часових поясів
Не ідеально приєднуватися до зустрічі "червоних очей" або безпосередньо перед сном, але при плануванні проектів або синхронізації часові пояси відіграють важливу роль у вирішенні питання про проведення зборів у різних офісах.
Завдяки зручному та доступному графіку для всіх, хто приймає участь, або організатору можна побачити найкращий час для проведення онлайн-зустрічі. Шукайте програмне забезпечення для відеоконференцій, яке постачається із планувальником часових поясів, або відкрите для деяких запрошених учасників, які повинні записати нараду зараз, щоб переглянути її пізніше.
6. Регулярно заїжджайте
Коли ваша команда розподілена по офісу, вдома та на місцях, легко втратити деякі з найбільш типових форм поведінки, набутих під час роботи в тандемі, і на відстані декількох футів один від одного, наприклад, озирнувшись, щоб задати питання або пройти повз один одного в залі чи в залі для відпочинку.
Щоб усі були на одній сторінці, прийміть звичку часто торкатися основи. Не соромтеся встановлювати зв’язок кілька разів на тиждень електронною поштою, синхронізацією, конференц-дзвінком, відеоконференцією чи текстовим чатом!
5. Покладайтесь на автоматизацію, щоб відслідковувати
Управління термінами, статусами та ходом роботи не так просто, коли ви не можете зробити це особисто. Але коли ви можете розвантажити трудомістку повторювану роботу, ви втрачаєте час, щоб витратити на більш важливі завдання. Крім того, видалення людського елемента дає кращі, точніші результати. Нехай автоматика зробить для вас важку роботу:
- Заплануйте запрошення та нагадування для майбутніх відеоконференцій
- Інтегруйте Google Calendar з програмним забезпеченням для відеоконференцій для безперебійного розкладу та сповіщень
- Діліться інформацією в режимі реального часу з Google Doc та отримуйте миттєві редагування та зміни, надіслані на вашу електронну пошту
- Інструменти для управління проектами та відео, що автоматизують електронні таблиці, інформацію про клієнтів, записи, транскрипції тощо.
4. Використовуйте мобільний додаток
У разі онлайн-зустрічі мобільний додаток надає колегам швидкий та простий варіант, коли вони можуть зателефонувати звідти, де б вони не були - на вулиці, на задньому дворі або в їдальні.
Початок зустрічі в дорозі з долоні дає вам якісні зустрічі, які так само хороші, як ніби вони були на вашому робочому столі. Ви все ще можете запланувати зустрічі заздалегідь або на місці; ви можете отримати доступ до свого календаря та адресної книги та синхронізувати їх; і звичайно, саме там, де ви є, є і ваша зустріч. Мобільний додаток дає вам свободу проводити збори або дзвінки скрізь, де є з’єднання з Інтернетом.
Крім того, ви все одно отримуєте доступ до історії дзвінків, розшифровок та записів у безпечному та надійному середовищі зустрічей.
3. Створіть “стандартизований” робочий центр зберігання
Зробіть усі важливі файли, посилання, документи та носії легко доступними та зберігайте їх в одному місці. Коли воно централізоване в одному місці, дістатися до нього не повинно здаватися таким завданням. Коли предмети каталогізовані, організовані та доступні в режимі реального часу, кожен може отримати доступ до останніх файлів, останніх задокументованих зустрічей та важливих рішень.
Деякі інші пропозиції:
Якщо у вас є офіси в різних місцях, можливо, тут розмовляють кількома мовами. Намагайтеся залишатися на тій мові, яка є найбільш поширеною, і якщо вам потрібно спілкуватися іншою мовою, ведіть бесіду приватно, за допомогою текстового чату або в окремому каналі.
Уникайте дублювати документи, правильно позначаючи їх, очевидно і даючи зрозуміти, що існує процедура роботи з ними. Немає нічого гіршого, ніж витрачати години на документ, який уже зроблено, має останню версію або загубився.
Визначте, який спосіб спілкування найкраще підходить для вашої мети. Якщо вам потрібні роз’яснення щодо деталей або запитання «так» чи «ні», надішліть колезі повідомлення в текстовому чаті. Якщо у вас є стурбованість щодо майбутнього запиту на вихідний час, напишіть електронне повідомлення. Якщо у колеги є проблема, яка впливає на вашу здатність виконувати якісні роботи, призначте відеоконференцію один на один.
2. Прийняти підхід „Відео-перше”
Особливо з огляду на пандемію , яка вразила світ, відеоорієнтований підхід, який цінує особисту взаємодію, допомагає колегам відчувати, що вони працюють зі справжньою людиною, а не просто уявляти її. Показ вашого обличчя, обмін голосом, рухи тіла – все це частина створення більш реалістичної версії вас у віртуальному середовищі. Відеоконференція допомагає перетворити звичайне офісне середовище на цифровий ландшафт.
Плюс, навіщо "розказувати", коли можна "показати?" Деякі презентації - особливо ті, що стосуються концепцій, абстрактних ідей або дрібницької навігації за допомогою дизайну веб-сайту - краще виходять на демонстрацію за допомогою спільного використання екрану. Колеги буквально потрапляють на одну сторінку вашого сеансу відеоконференцій із сидінням у першому ряду відповідно до ваших ідей.
1. Експериментуйте та отримуйте відгуки
Як і більшість домовленостей, тут є певний перехід та експерименти. Співпраця між офісами, яка більше нагадує добре змащену машину, а не іржаву, потребує впровадження різних стратегій, режимів спілкування та інструментів, щоб побачити найкращий спосіб дій, який працює для команди.
Одним з найважливіших факторів, який визначатиме успіх команди або результат проекту, є готовність кожного довіряти один одному. Чи здатні члени команди ставитись один до одного з повагою? Чи віддалені працівники тягнуть свою вагу, а не просто лежать? Чи надто багато офісних працівників хочуть справити враження та взяти на себе ініціативу?
Якщо зосередитись на плануванні, використанні інструментів для побудови команди та невеликій товариськості тут і там, навіть якщо ваша команда розповсюджена, спроби нових речей, щоб подолати розрив, не повинні бути страшними. Важливо спробувати нові стратегії та інструменти та подивитися, які з них дають найкращі результати для вашої команди та цілей.
Міжофісна співпраця завжди супроводжуватиметься низкою конфліктів та викликів. Результати роботи колег в офісі та поза ним, поруч та на відстані, а також за різними графіками, такими як гнучкий графік , неповний або повний робочий день, впливають на результати та потік роботи. Однак, навіть за нинішнього стану справ у світі, це можливість адаптуватися до потенційно більш інтегрованого балансу між роботою та особистим життям, який змінюється та вигинається разом із технологіями, які ми використовуємо.
Нехай унікальний набір програм двостороннього відеоконференцій Callbridge створить згуртованість між командами. Його технологія розроблена для зв’язку людей, тому ваш бізнес може процвітати незалежно від того, наскільки розпорошеною є ваша робоча сила.
Callbridge обслуговує середній бізнес, який шукає складні рішення, що звужують відмінності як між колегами, так і зовні між клієнтами, постачальниками, зацікавленими сторонами та іншими важливими рухомими частинами вашого зростаючого бізнесу. Пропонуючи широкий спектр спільних функцій для підвищення залучення та підвищення продуктивності, експертна платформа аудіо-, відео- та веб-конференцій Callbridge забезпечує надійний та надійний зв’язок, де б ви не знаходились і куди б ви не йшли.
Що відрізняє Callbridge?
Транскрипція зустрічей за допомогою штучного інтелекту – ваш персональний помічник Cue™ зі штучним інтелектом подбає про запис ваших зустрічей та визначення спікерів, тем і підказок.
Інтеграції зі Slack та Календарем Google – Ніколи не проґавте можливості, адже ви можете інтегруватися разом із Google Suite, Outlook та Slack.
Виняткові функції – насолоджуйтесь функціями світового класу, такими як запис зустрічей , спільний доступ до екрана , спільний доступ до документів , онлайн-дошка та багато іншого!
Високорівневий захист – будьте впевнені, що ваша інформація захищена завдяки одноразовому коду доступу, блокуванню зустрічі та коду безпеки.
Індивідуальний брендинг – Зробіть вашу онлайн-кімнату для переговорів брендованою та унікальною, використовуючи власний логотип та стандарти бренду.
Не потрібно завантажувати – немає жодних шнурів та важкого обладнання, лише рішення для відеоконференцій на основі браузера , що не потребують завантаження.
