Кожен бізнес покладається на свою здатність розпоряджатися часом та роботою, щоб отримати найкращі результати. Зростати, масштабувати, розширювати, це просто неможливо без впровадження надійної структури робочого процесу та управління тим, як вона розвивається. Потім, якщо ви не можете керувати цим, ви не можете виміряти. То що саме є управління роботою і як воно оптимізує команди? Читайте далі, щоб дізнатись більше.
Що таке управління роботою?
У найосновніших термінах управління роботою відноситься до того, де процеси команди та процеси бізнесу зустрічаються, щоб сформувати згуртованість у робочих процесах та результатах.
Програмне забезпечення для управління роботою особливо корисно для організації потоку та розмежування процесів, що генерують інформацію. У поєднанні з онлайновими зустрічами з використанням програмного забезпечення для відеоконференцій, підхід до управління роботою створює ритм та видимість для всіх, від співробітників до клієнтів, та впорядковує процеси для підвищена продуктивність та результати.
Управління роботою може бути детально розроблено для управління певним проектом або окремою особою. Процес управління роботою розпочинається на початку циклу управління проектами, щоб ви могли чіткіше зрозуміти сферу діяльності, щоб краще розбити, як буде розгортатися один (або декілька) проектів.
Управління роботою впливає на порядок роботи з командами. Це включає:
- Управління приватними особами
- Нагляд за робочим процесом
- Направлення навантаження
- Розподіл завдання командам
- Вирішення питання, що є пріоритетним
- Створення термінів
- Оновлення клієнтів та співробітників про зміни або блоки
... з усім цим можна керувати за допомогою програмного забезпечення для управління роботою та надавати додаткові можливості через онлайнові зустрічі та відеочат.
Управління проектами проти Управління роботою
Управління проектами - це цілісний підхід до цілого, тоді як управління роботою - це підхід, який поєднує управління проектами, автоматизацію роботи та співпрацю, щоб надати командам можливість краще працювати над усіма проектами, завданнями, результатами тощо.
Управління проектами допомагає керувати проектами, які мають початок і закінчення та чіткі ролі для різних співробітників. Однак це може призвести до знижок на надзвичайні або спеціальні проекти, чіткі завдання в останню хвилину тощо. Плюс, давайте врахуємо час, витрачений на електронну пошту, адміністративні завдання, відвідування зборів та інші предмети, які не є роботою, яку спеціально залучив працівник до команди.
Чому управління роботою настільки критичне?
В основному: це покращує продуктивність. Так само, як і будь-яка система управління або особа на посаді менеджера, управління роботою - це ще один спосіб гарантувати, що ваша команда працює на пікових показниках, щоб забезпечити найкращу якість при найефективнішій швидкості доставки без необхідності витрачати фінанси. Скорочення скорочень, виявлення вузьких місць, визначення часу в порівнянні з бюджетом можна забезпечити за допомогою належного спілкування та стратегій для найкращої системи управління роботою.
Ломка управління роботою
Деталі будуть змінюватися від галузі до галузі та між організаціями, однак, є деякі спільні риси, і загальні проблеми управління роботою теж:
- Завдання команд
Коли з’являється новий проект, організація та делегування ставлять на перше місце. Відповідальність менеджера - розподіляти та розподіляти ресурси, а також гарантувати, що вони мають відповідну особу для роботи чи завдання, а також переконатися, що це зроблено вчасно і якісно. Корисно відстежувати, хто що робить із цифровими інструментами та програмним забезпеченням для управління, одночасно дотримуючись частого віртуальна зустріч графік оновлення статусу, реєстрацій та інструктажів - Встановлення межі між терміновими та пріоритетними завданнями
Особливо, якщо щось з’являється з нізвідки, може виникнути певна плутанина щодо того, що потрібно зробити найближчим часом. Поінформованість про майбутні терміни та бачення того, що відбувається, створює краще розуміння та перевагу для того, щоб знати, чи відповідати «так» чи «ні» результатам. - Створення термінів виконання завдань
Менеджер, який має знання та досвід, буде вправно встановлювати відповідні терміни виконання завдань. Проблеми виникають, коли терміни змінюються або недостатньо буферного часу. Дати завершення повинні бути чітко окреслені та видимі для всіх. - Залишаючись прозорими з клієнтами
Загальне емпіричне правило полягає в недооцінці та перепоставці, а не навпаки. Чіткі та стислі розмови з клієнтами та командами допомагають керувати очікуваннями та встановлювати пріоритети, щоб люди знаходились на одній сторінці. Саме тоді, коли зміни та перенаправлення на проект, термін та розподіл ресурсів не з’ясовуються, проект може бути зірваний з колії або стати більш складним.
Завдяки належному потоку управління роботою, який дозволяє проводити послідовні онлайнові зустрічі та оновлення, проекти можуть формуватися точніше і залишатися на бюджеті та вчасно.
Найкращі практики управління роботою
Незалежно від того, чи є у вас конкретне програмне забезпечення для управління роботою, або у вас є інша система, наприклад, звичайні онлайнові зустрічі, просто знайте, що це не обов’язково має бути написано в камені. Найефективнішим управлінням роботою є життя і дихання, і його потрібно часто переглядати. Ось декілька Дос і НЕ:
- Практикуйте чудове спілкування
Створюйте спільне командне середовище за допомогою чіткого та своєчасного спілкування. Створюйте централізовану інформацію та документи, часті онлайн-зустрічі та збори команд. Прищепити культуру спілкування компанії, погодивши правила взаємодії: Коли найкраще надсилати повідомлення електронною поштою або проводити зустріч? Хто відповідає за що і як з ними можна зв’язатися? Як укомплектовують нових працівників? Куди працівники можуть звернутися, щоб задати питання? - Не уникайте прозорості
Повідомте членам команди, що відбувається, як тільки це відбувається або як тільки це доречно. Чи відбулося скорочення бюджету? Зміна керівництва? Розвиток нового бізнесу? Тримайте людей у курсі подій та вказуйте причини змін, коли це підходить. Крім того, намагайтеся уникати затьмарення важливої інформації. Чутки марно витрачають час і руйнують моральний дух. - Заохочуйте постійний цикл зворотного зв’язку
Для досягнення найкращих результатів, вдячність та зворотній зв'язок забезпечують краще слухання та заохочують результати. Це не лише формує довіру, воно утримує співробітників і змушує людей почуватись цінованими. Нехай зворотний зв'язок буде частиною процесу управління роботою для кращої продуктивності та меншої витрати часу. - Не використовуйте мікроуправління
Для виконання роботи найняли членів команди. Як тільки вони отримали необхідні інструменти та час, за ними не потрібно стежити, як за яструбом. Нехай вони матимуть доступ до програмного забезпечення та платформ, що мають необхідну інформацію, а потім довіряють їм виконати те, що вони задумали. Іншими словами, коротко повідомте їх і налаштуйте на успіх, щоб вони могли безперервно працювати у повному обсязі.
Нехай розвинена платформа відеоконференцій Callbridge створить зв'язки для розширення можливостей людей та завдань управління роботою, з якими вони стикаються. За допомогою відеоцентричного підходу, який легко інтегрується з іншими інструментами управління проектами та діловими комунікаціями, ви можете негайно оптимізувати роботу вашої команди.
